Высший Арбитражный Суд РФ | Система электронного документооборота

Внедрение системы

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) «Административное делопроизводство» на базе Docsvision в Высшем Арбитражном Суде РФ началось еще в 2007 году. Первоначально система использовалась для автоматизации внутреннего и внешнего документооборота и контроля исполнительской дисциплины. Несмотря на изначально небольшой объем настроенного функционала, роль СЭД в организации работы Суда была весьма значительной. 300 пользователей уже на первых этапах работы системы обрабатывали с ее помощью около 50 000 документов в год. Объём базы данных ВАС РФ за последние 2 года вырос на 150 ГБ.

Сотрудники Суда имеют дело с тысячами контрагентов, а также работают с документами очень высокой важности. Реализация документооборота на базе платформы Docsvision позволила исключить потерю документов и увеличить прозрачность их движения, что является критически важным для работы Суда.

Развитие системы

Развитие системы продолжалось, в последующие годы добавлялись новые функции, необходимость которых выявлялась в процессе эксплуатации. Специалисты Digital Design выполнили комплекс работ по интеграции Docsvision с другими автоматизированными системами заказчика, доработали ядро самой системы электронного документооборота, разработали новые шаблоны аналитических отчетов.

Отдельной уникальной задачей, выполненной специально для  Высшего Арбитражного Суда РФ, стала реализация подсистемы «Экспедиция», предназначенной для автоматизации обработки исходящей корреспонденции по общему делопроизводству. «Экспедиция» позволяет в автоматическом режиме формировать конверты, уведомления, печатные формы для «Почты России», в т.ч. форму Ф-103. Реализация такой подсистемы позволила сэкономить время обработки исходящей корреспонденции в разы. «Экспедиция» автоматически выводит в печатные формы идентификационный номер почтового отправления, адрес корреспондента (из справочника корреспондентов  в СЭД), формирует отчеты об отправке писем по почте. Также решение позволяет формировать почтовые отправления группе рассылки и осуществлять удобный поиск почтового отправления.

Для сотрудников, ответственных за определенный документ, налажена рассылка автоматических уведомлений о стадиях его исполнения: регистрация документа, утверждение резолюции, приближение контрольного срока исполнения.

Доработка системы значительно повысила удобство работы в ней, что позволило сократить сроки решения отдельно взятых задач и повысить качество анализа исполнительской дисциплины.

В 2012 году завершен один из самых интересных этапов проекта – интеграция с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и автоматизация отправки документов в электронном виде во все суды РФ. В результате для ВАС РФ стала возможной оперативная переписка с другими ведомствами и экономия на почтовых отправлениях.

Агеева Диана Рашидовна, начальник отдела регистрации документов управления делопроизводства Высшего Арбитражного Суда РФ: «Внедрение системы позволило сделать процесс документооборота абсолютно прозрачным. Введение единых отчетных и аналитических форм дало нам возможность перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. В результате выполнения проекта мы добились повышения качества и скорости принятия управленческих решений, обеспечения оперативного доступа к актуальной информации, ускорения и роста эффективности и надежности процессов взаимодействия, повышения уровня исполнительской дисциплины».

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных