Министерство экономического развития РФ | Разработка и внедрение СЭД

Успешный опыт Минэкономразвития России по автоматизации документооборота на платформе DocsVision послужил примером и для других Министерств и ведомств. В частности, на сегодняшний день на платформе DocsVision автоматизирован документооборот в таких ведомствах, как Минпромторг России, Минрегион России, Росрыболовство, Росграница, Высший Арбитражный Суд РФ.


В рамках ФЦП «Электронная Россия» в Минэкономразвития России реализована система, позволяющая организовать безбумажный документооборот как внутри Министерства, так и между ведомствами. Для автоматизации документооборота Министерства используется программная платформа DocsVision, на базе которой компания Digital Design реализовала для Минэкономразвития систему электронного документооборота (СЭДО). В структуру управления деятельностью Министерства также входят система управления проектами, внутренний и внешний порталы Министерства, торговая площадка и другие информационные системы.
СЭДО Министерства является основой автоматизированного делопроизводства, на базе и в интеграции с которой функционирует ряд подсистем, такие как работа с законопроектами и работа по учету приказов, электронные административные регламенты. С введением СЭДО в эксплуатацию эффективность работы с документооборотом в Минэкономразвития России была существенно повышена: среднее время исполнения поручений уменьшилось в полтора раза, количество просроченных поручений уменьшилось более чем в 5 раз за это же время; доведение задания до конечного исполнителя в среднем по всем департаментам сократилось с 19-ти дней до 2-х; количество приказов по Министерству, доступных в электронном виде возросло с 10 до 100%; число входящих документов, доступных в электронном виде выросло с 30 до 100%.

ЗАДАЧА
Суммарный документооборот Министерства превышает 200 тысяч документов в год. Эффективное управление системой документационного обеспечения центрального аппарата Министерства невозможно без современного технологического оборудования и системы электронного документооборота. Системы такого класса постепенно начинают применяться в госорганах. Задачи, стоявшие при внедрении системы документооборота, заключались в том, чтобы создать инфраструктуру автоматизации управления, которая предоставляет достаточное количество информации для принятия решений, и включить в электронный документооборот конечных исполнителей, обеспечив прозрачность процессов исполнения поручений до их уровня. Для создания системы, предназначенной для решения указанных задач, в ходе тендера была выбрана компания Digital Design и платформа автоматизации документооборота DocsVision.

РЕШЕНИЕ
В сжатые сроки была внедрена система электронного документооборота на платформе DocsVision, создана инфраструктура автоматизации документооборота в виде базовых служб, реализованы механизмы групповой работы, инфраструктура автоматизации регламентов, процессы создания и согласования резолюций и процесс контроля исполнения, а также решены организационные проблемы и проведено обучение сотрудников.
На первом этапе главной задачей являлось создание инфраструктуры работы с электронными документами. В ходе первоочередных работ стала доступна в электронном виде входящая корреспонденция; было реализовано доведение документа и резолюции до конечного исполнителя посредством СЭДО; был разработан проект регламента согласования исходящих документов; был введен в обращение электронный телефонный справочник сотрудников Министерства; организован web-доступ к СЭДО; а также появились отчеты по исполнительской дисциплине. В это же время проводилось обучение пользователей и доработка функциональности системы в соответствии с их пожеланиями.
На втором этапе был осуществлен переход к полному циклу работы с документами; была введена подсистема контроля деятельности и оперативных отчетов; СЭДО подготовили к запуску подсистемы электронно-цифровой подписи; были реализованы сервисы напоминаний. На этом же этапе была реализована система учета законопроектов; система планирования деятельности Министерства и осуществлен запуск подсистемы раскрытия информации (на сайте Министерства на странице http://projects.economy.gov.ru публикуются результаты работ по проектам ФЦП «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», выполненным по линии Минэкономразвития России. Это является прецедентом для органов государственной власти в сфере раскрытия несекретной информации и введению в хозяйственный оборот результатов НИОКР, оплаченных за счет средств федерального бюджета).
Кроме того, был осуществлен ввод в действие специализированных подсистем, таких как соотнесение деятельности с планами, рубрикация и формализация документов, автоматизация проектных процессов. Появились средства моделирования и автоматизации бизнес-процессов, возможность off-line работы, возможность обмена электронными документами. Важно, что теперь можно проводить анализ эффективности деятельности сотрудников Министерства, используя объективные данные из системы электронного документооборота.

РЕЗУЛЬТАТ
На данный момент в системе работает более 1500 сотрудников Министерства на всех уровнях; ежедневно регистрируется более 1000 документов и накладывается около 3000 резолюций; суммарный документооборот составляет более 200 тысяч документов в год.
Изначально, после внедрения и освоения СЭДО сотрудниками Департамента управления делами, количество подключенных пользователей составляло 200, а к настоящему времени система развернута более на 1500 рабочих мест. С системой электронного документооборота работают сотрудники Министерства всех уровней: Министр, заместители Министра и их помощники; директора департаментов и их заместители, помощники и секретари директоров департаментов; начальники отделов и их заместители, а также конечные исполнители.
В ходе проекта по созданию СЭДО были полностью автоматизированы следующие процессы деятельности, связанные с оборотом входящих, исходящих и внутренних документов:
прием и регистрация входящей корреспонденции;
потоковое сканирование;
создание резолюций и выбор исполнителей;
ознакомление с входящим / внутренним документом;
подготовка и утверждение проектов исходящих и внутренних документов;
регистрация исходящих / внутренних документов; передача документов в архив;
контроль исполнения резолюции и документов.

ПРЕИМУЩЕСТВА

потоковое сканирование;
повышение эффективности корпоративных методов работы над документами Министерства;
повышение качества контроля за состоянием документооборота, исключение утраты отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
сокращение времени поиска документов и соответствующей информации;
сокращение затрат на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени;
обеспечение внедрения информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в виде текстовых и графических файлов «электронных образов»).

ПЕРСПЕКТИВЫ

Ближайшие планы развития СЭДО предусматривают адаптацию системы к требованиям электронного государства, среди которых, в частности, можно выделить следующие задачи: внедрение в промышленную эксплуатацию электронной цифровой подписи электронных документов и резолюций; внедрение в промышленную эксплуатацию долговременного архива электронных документов; реализация внутреннего и внешнего журналирования и нотаризации действий пользователей; интеграция СЭДО с прикладными системами, работающими в Министерстве, а также организация межведомственного обмена.

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных