В качестве базового программного обеспечения для построения системы была выбрана платформа DocsVision, имеющая необходимую функциональность для осуществления документооборота исполнительных органов государственной власти Мурманской области, а также обладающая возможностями интеграции с уже используемыми приложениями.
В отличие от многих других аналоговых продуктов в DocsVision возможна индивидуальная настройка программного обеспечения и всех приложений в процессе внедрения и дальнейшей эксплуатации. При реализации работ по дополнению функциональности могут разрабатываться новые или дорабатываться уже используемые приложения СЭДО.
Немаловажным фактором при выборе платформы послужил и принцип конкурентных лицензий: количество реальных пользователей будущей системы (т.е. установок клиентских частей) не ограничивалось, регламентировалось только количество одновременно работающих в СЭДО пользователей, их число не могло превышать число приобретенных лицензий.
Первый этап
В рамках первого этапа создания СЭДО в Аппарате Правительства Мурманской области был выполнен целый комплекс работ:
- Разработка проекта регламента для реализации процессов документооборота Аппарата Правительства Мурманской области с использованием СЭДО, определение видов документов, подлежащих регистрации.
- Установка и настройка серверного и клиентского программного обеспечения системы на технических средствах.
- Заполнение основных справочников системы: справочников сотрудников с иерархической структурой подразделений, контрагентов, видов документов, нумераторов и т.д.
- Настройка прав доступа пользователей к функциям и объектам системы в зависимости от их роли в процессе документооборота.
- Составление перечня должностей для делегирования контроля.
- Установка потокового сканера, настройка опции потокового сканирования на участке регистрации входящей корреспонденции в адрес губернатора, его заместителей и руководителей Аппарата Правительства Мурманской области.
- Установка и настройка отчета по контролю исполнительской дисциплины на рабочих местах специалистов отдела контроля исполнения поручений.
- Настройка т. н. «Папок подразделений» для каждого структурного подразделения Аппарата Правительства Мурманской области в СЭДО. «Папки подразделений» – это инструмент, позволяющий специалистам иметь быстрый доступ к совокупности документов своего подразделения.
- Установка модулей веб-доступа к просмотру информации о контрольных поручениях в каждом ИОГВ Мурманской области.
- Обучение пользователей по группам, в зависимости от их предметных ролей в процессе документооборота. Обучение администраторов системы отдельным потоком.
- Настройка трей-агента активных напоминаний – сервис «Личный помощник».
Второй этап
В рамках этого этапа были произведены работы по конвертации данных о входящей-исходящей корреспонденции, документах, стоящих на контроле, и нормативных документах из трех разрозненных информационных систем, использовавшихся ранее в Аппарате Правительства Мурманской области узким кругом специалистов (с каждой информационной системой работало всего от 3 до 5 пользователей).
После проведения конвертации в систему добавились сведения о различных документах, включая тексты постановлений и распоряжений Правительства Мурманской области и Губернатора Мурманской области, регистрация которых осуществлялась с 1992 года. Общее количество конвертированных документов достигло порядка 100 тысяч.
Третий этап
Команда Digital Design перевела в СЭДО делопроизводственные процессы всех остальных ИОГВ. Перед реализацией работ было проведено дополнительное исследование процессов делопроизводства заказчика.
Выяснилось, что во всех ИОГВ действует централизованная схема документооборота. При этом исполнительные органы ведут переписку со структурными подразделениями Аппарата Правительства Мурманской области и между собой, входящие и исходящие письма регистрируются.
Суммарное количество структурных подразделений в исполнительных органах государственной власти Мурманской области составило свыше 220 единиц.
В рамках третьего этапа были выполнены следующие работы:
- Настройка системы для обеспечения работы специалистов исполнительных органов государственной власти Мурманской области.
- Настройка для каждого структурного подразделения папок, аналогичных по составу папкам подразделений, уже имеющихся в СЭДО.
- Разработка универсальных преобразований для печати штампа и штрих-кода для документов и печати бланков резолюций для любого из исполнительных органов государственной власти Мурманской области.
- Обучение около 220 специалистов по функциональным ролям.
Процесс перевода в СЭДО осуществлялся с использованием единых для всех исполнительных органов государственной власти Мурманской области системных справочников и правил построения номеров регистрируемых документов.
При проведении работ в первую очередь был обеспечен перевод в систему участков регистрации корреспонденции всех исполнительных органов государственной власти Мурманской области, а затем поэтапное включение в систему специалистов структурных подразделений.
Четвертый этап. Внедрение мобильного автоматизированного рабочего места руководителя
Проект по созданию решения для обеспечения удаленной работы руководителей высшего и среднего звена был реализован в конце 2010 года. В качестве мобильного устройства для организации удаленной работы руководства Правительства Мурманской области был выбран iPad. Этот планшет сам по себе предъявляет высокие требования к интерфейсам приложений, созданных для него. Кроме того, решение должно быть предельно простым для пользователя и обеспечивать использование основных функций при работе с существующими документами. Удаленная работа сотрудников должна полностью соответствовать регламентам, которые могут иметь региональную специфику.
Внедренное АРМ руководителя включает два функциональных модуля. Первый обеспечивает просмотр корреспонденции, создание резолюций (при помощи клавиатуры или голосового ввода), контроль исполнения распоряжений. Этот модуль реализован одновременно для двух платформ: iOS и Windows.
Второй модуль – «Электронная папка» предоставляет возможность просмотра на мобильном устройстве любых документов, которые записаны помощником в специально выделенную серверную папку.
АРМ руководителя Правительства функционирует как в on-line, так и в off-line режиме. Система рассчитана на одновременное удаленное подключение до 100 пользователей.
Используемые ресурсы: локальная вычислительная сеть, сервер приложений, сервер базы данных, клиентские машины, тестовый сервер.
Программное обеспечение: MS Windows Server, MS SQL Server, IIS, DocsVision 4.1, АДП 210, Kofax Express (ПО для поточного сканирования).
