Внедрение СЭД и решения «Планшет руководителя»

КНАУФ

Международная группа компаний КНАУФ является одним из крупнейших производителей стройматериалов в мире и лидером в производстве продукции на основе гипса. КНАУФ – крупнейший немецкий инвестор в строительной отрасли, который в течение 80-ти лет активно работает в 60 странах мира, в том числе, в России, Украине, Казахстане, Узбекистане, Азербайджане и Грузии, и производит современные стройматериалы на 220 заводах по всему миру.

Читать далее

В Ленинградской области КНАУФ является собственником ОАО «Санкт-Петербургский картонно-полиграфический комбинат» – крупнейшего в России предприятия по производству картона из макулатуры. Основной продукцией комбината является облицовочный картон, который используется при производстве гипсокартонных листов как на предприятиях группы КНАУФ СНГ, так и на заводах гипсовой отрасли. Комбинат выпускает также коробочный картон, предназначенный для изготовления коробок с печатью, используемых для упаковки различных потребительских товаров. В качестве сырья комбинат использует макулатуру. Объем перерабатываемой макулатуры составляет до 750 тонн в сутки. Производственная мощность ОАО «СПб КПК» – 240 тыс. тонн картона и 20 тыс. тонн полиграфической продукции в год.

В ближайшем будущем на комбинате планируется провести модернизацию оборудования, что позволит в 1,5 раза увеличить мощности по производству картона.

Производство

Санкт-Петербург

Начало проекта: 2009 год

В штате комбината состоит более 1100 человек, из них в системе документооборота работают более 200 специалистов, всего к ней подключено 20 отделов.

Ранее документооборот на комбинате не был автоматизирован, отсутствовал централизованный архив договоров, входящей и исходящей корреспонденции: каждый исполнитель имел свою систему хранения бумажной документации. При необходимости найти какой-либо документ, сотрудник вынужден был потратить время на выяснение информации о том, кто является исполнителем (то есть, в чьем подразделении может находиться этот документ), а затем на поиск в бумажном архиве данного подразделения.

Территория комбината составляет 63 Га и перемещение из отдела в отдел может занимать значительную часть рабочего времени сотрудников. При необходимости забрать документ, согласовать его с представителями нескольких отделов или передать кому-то, сотрудники «СПб КПК» тратили много времени на «дорогу».

Отслеживать в такой ситуации путь документа и исполнительскую дисциплину было затруднительно. Кроме того, документы не всегда заполнялись правильно, что замедляло документооборот в целом. При необходимости дорабатывать и согласовывать документ несколько раз большое количество времени затрачивалось на перемещения по предприятию.

Группа компаний КНАУФ уже имела опыт взаимодействия с Digital Design: в 2007 году компания «Кнауф Гипс» (г. Москва) подписала договор на внедрение СЭД DocsVision, спустя 2 года вслед за коллегами представители завода «Кнауф Гипс Колпино» в Ленинградской области обратились к Digital Design за услугами по внедрению СЭД. Глядя на успешный опыт других компаний группы «СПб КПК» обратилась к Digital Design.

Для автоматизации документооборота в ОАО «Санкт-Петербургский картонно-полиграфический комбинат» решено было организовать СЭД на платформе DocsVision версии 4.5. Кроме того, для менеджмента организации была выбрана система «Планшет руководителя» версии 2.4, позволяющая руководству иметь доступ к системе документооборота с мобильных устройств. Решение изначально предполагало возможность дальнейшего масштабирования (собственными силами заказчика или с помощью интегратора).

Для всех пользователей «Планшета руководителя», кроме генерального директора, был настроен одинаковый набор папок документов, отображаемый в виде меню:

• На рассмотрение;
• На согласование;
• На исполнение;
• На ознакомление;
• Делегированные;
• Контроль исполнения (в виде таблицы с указанием исполнителя, краткого текста задания, сроков исполнения и статуса (состояния) задания и возможностью сортировки);
• Контроль мероприятий по охране труда.

В папках пользователи могут видеть свои задачи и документы, относящиеся непосредственно к ним (полученные ими на рассмотрение, согласование, ознакомление и т.д.).

Для планшетного устройства генерального директора настроена возможность получать информацию обо всех документах системы «ПР» с помощью пунктов меню:

• На рассмотрение;
• На ознакомление;
• На согласование;
• Делегированные;
• Контроль исполнения;
• Контроль мероприятий по охране труда;
• Контроль поручений ГД;
• Контроль исполнения директоров.

Для каждого пользователя планшета настроен список сотрудников, которых можно выбрать исполнителями.

В результате руководство комбината получило индивидуально настроенный для каждого руководителя инструмент для контроля исполнительской дисциплины и мобильной работы с информационными материалами из системы документооборота.

СЭД позволила предприятию вести регистрацию корреспонденции и согласование договоров. Для типовых документов в системе созданы шаблоны, благодаря которым количество ошибок при заполнении таких документов значительно снизилось и, следовательно, сократилось время, затрачиваемое на их исправление.

В организации появился централизованный электронный архив документов с удобными средствами поиска, который в разы ускорил работу сотрудников. Кроме того, теперь при работе с документами у персонала ОАО «СПб КПК» отпала необходимость постоянно перемещаться по территории комбината для передачи бумажных носителей в другие отделы.

«При внедрении СЭД и дальнейшей работе с ней происходит не просто автоматизация неких действий, но и упорядочивается сам документооборот. Становится очевидным, какие документы и бизнес-процессы излишни или неправильно организованы, повышается исполнительская дисциплина. В итоге в процессе настройки системы на платформе DocsVision и после этого мы в целом оптимизировали работу на предприятии. Кроме того, упорядочен архив ОАО «СПб КПК» и на поиск любого документа теперь уходит всего несколько секунд. Люди перестали ходить по огромной территории комбината для поиска документов или бесконечных согласований. Формальная сторона работы с документами стала жесткой и прозрачной, сотрудники стали лучше понимать ее»

Андрей Майер —
Директор по экономике и финансам ОАО «Санкт-Петербургский картонно-полиграфический комбинат»