ДТЭК - Система электронного документооборота

ДТЭК

ДТЭК – крупнейшая частная вертикально-интегрированная энергетическая компания Украины.

На сегодняшний день ДТЭК включает:

• управляющую компанию;
• угледобывающие и обогатительные предприятия;
• тепловые энергетические станции;
• энергоснабжающие компании;
• трейдинговые предприятия;
• нефте- и газодобывающие предприятия.

В компании работает более 120 000 человек. ДТЭК является лидером на украинском топливно-энергетическом рынке. В управлении компания делает ставку на высокий уровень менеджмента, взвешенную социальную политику и использование передовых технологий.

Энергетика

Украина

Начало проекта: 2014 год

Цели проекта – повышение эффективности работы сотрудников ДТЭК за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процессов обработки документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.

На момент старта проекта процессы делопроизводства на предприятиях ДТЭК были автоматизированы частично, единая корпоративная Система электронного документооборота отсутствовала. Учет и регистрация документов осуществлялись на каждом из предприятий по отдельности, отсутствовал единый подход к организации процессов обработки документов.

Как следствие – значительные временные издержки на работу с документами, поиск документов, снижение уровня исполнительской дисциплины.

Для повышения эффективности процессов документационного управления было принято решение о разработке и внедрении на предприятиях Группы корпоративной СЭД.

Создаваемая Система должна обеспечивать работу 12000 работников предприятий (до 5000 одновременно работающих пользователей).

Предстояло включить создаваемую Систему в общий ИТ-ландшафт компании, обеспечив расчет количества и производительности серверов, исходя из предполагаемого количества пользователей и объемов документопотока, а также обеспечить взаимодействие Системы со Службой каталогов и корпоративной интеграционной шиной Biztalk.

Для создания корпоративной СЭД была выбрана платформа Docsvision 5.3, позволяющая автоматизировать все базовые задачи по управлению документами:

• работа со входящими документами (регистрация, рассмотрение, ознакомление, передача на исполнение, перевод в архив исполненных документов);
• работа с исходящими документами (формирование, согласование и утверждение, регистрация, организация отправки и перевод в архив исполненных документов);
• работа с просьбами и поручениями (формирование, постановка и исполнение задач, контроль исполнения и приемка результатов);
• формирование отчетной и статистической документации на основании журналов регистрации и сведений об исполнении просьб и поручений;
• интеграция с корпоративной шиной данных BizTalk в части поддержания в актуальном состоянии справочников пользователей Системы.

На сегодняшний день система уже внедрена в корпоративном центре компании и планируется ее дальнейшее распространение на производственные предприятия.

Система находится в промышленной эксплуатации в корпоративном центре ДТЭК (900 пользователей), владельцем СЭД выступает сервисная компания ДТЭК Сервис.

В рамках проекта для сотрудников компании было реализовано рабочее место для работы с документами и поручениями через привычную среду почтового клиента (MS Outlook). Модуль «Менеджер для Outlook» сделал работу с СЭД простой и удобной для конечных пользователей. Он не только предоставляет интуитивно понятный интерфейс, не требующей специальной подготовки и обучения, но и обеспечивает для основной массы пользователей возможность работы в удаленном режиме «единого окна».

Обучение ключевых пользователей (команды проекта) проводилось в форме демонстрационных вебинаров, а также интерактивных семинаров.