ГУП «ГУИОН» | Переход на СЭД

О компании

Петербургское государственное унитарное предприятие «Городское управление инвентаризации и оценки недвижимости» оказывает комплекс услуг, необходимый для управления недвижимостью, юридическим и физическим лицам, а также органам власти. Координацию и контроль деятельности предприятия осуществляет Комитет по управлению городским имуществом Правительства Санкт-Петербурга.

Основные направления деятельности ГУП «ГУИОН»: кадастровые работы и инвентаризация, оценка объектов недвижимости, проектирование, землеустроительные работы, консалтинг и сопровождение инвестиционных проектов.

В ГУП «ГУИОН» создается, поддерживается и сохраняется информация об объектах недвижимости Петербурга и Ленинградской области (более 2 млн. объектов).

Общая площадь архивов превышает 1 000 кв. м.

Штат ГУИОН насчитывает более 500 сотрудников. Компания обладает собственной филиальной сетью, состоящей из 10 районных проектно-инвентаризационных бюро (ПИБ), 5 отделений в Едином центре документов и Санкт-Петербургском жилищном центре, также действуют филиалы в других регионах.

Ситуация

В организации была внедрена система IBM Lotus Domino. Решение использовалось в течение нескольких лет, контур автоматизации охватывал в основном задачи «канцелярии». В 2011 возникла необходимость замены системы в связи с рядом факторов:

  • устаревший интерфейс;
  • невозможность быстрой и дешевой кастомизации системы;
  • наличие различных баз данных в подразделениях сильно затрудняло как их использование (доступ к старым данным или данным другой площадки), так и администрирование – поддержание всего в актуальном состоянии;
  • отсутствие перспектив развития, масштабирования, интеграции с другими системами и использования для других задач, кроме канцелярии;
  • высокая стоимость масштабирования проекта на широкий круг пользователей.

При выборе новой системы ключевыми аргументами в пользу Docsvision стали более современный интерфейс, возможности кастомизации, удобство интеграции с другими системами, гибкость при решении различных задач, масштабируемость и возможность построения централизованной архитектуры.

Решение

Проект перехода на Docsvision был успешно реализован ГУП ГУИОН в 2012 году при помощи специалистов компании Digital Design. Предложенное компанией-интегратором решение на базе платформы Docsvision обеспечило выполнение ряда задач.

Автоматизация работы с корреспонденцией

  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и обращениями граждан;
  • Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и исполнение приказов по основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности;
  • Работа со служебными записками, с поручениями генерального директора, протоколами совещаний;
  • Контроль исполнительской дисциплины.

Взаимодействие с филиалами ГУП ГУИОН

Управления и филиалы ГУИОН работают в единой централизованной системе документооборота, при этом делопроизводитель каждого филиала видит только документы, зарегистрированные в филиале или направленные в филиал из Управления. Переписка между Управлением и филиалами оформляется в виде входящей-исходящей корреспонденции, как со сторонними корреспондентами.

Настройка СЭД

  • Настройка встроенных справочников (сотрудников, контрагентов, ссылок, номенклатуры дел)
  • Дополнительные справочники: виды обращений граждан, виды арбитражных документов, виды входящей корреспонденции, виды исходящей корреспонденции, предметы работ, виды льгот граждан, типы авторов обращений.
  • Дополнительные настройки:
    • нумерация документов;
    • структура электронного хранилища;
    • видов и атрибутов регистрационных карточек;
    • поисковых запросов;
    • представлений информации.
  • Система отчетов:
    • Сводный отчет по исполнению контрольных поручений за период
    • Контроль входящих за период
    • Отчет по исполнителю
    • Все поручения, контроль документов/поручений, участие в судебных делах в конкретном году, общее количество судебных дел/заседаний по годам.
  • Система уведомлений

Дополнительно к стандартным уведомлениям в системе настроены уведомления по электронной почте: исполнителям подразделений и руководителю СООК (Службы организационного обеспечения и контроля).

Реализована миграция накопленных данных из используемой ранее СЭД на базе Lotus

Обеспечена безопасность и разграничение прав доступа

Результат

Задача повышения эффективности СЭД была решена посредством перехода на систему Docsvision. После внедрения были обучены порядка 150 сотрудников компании, которые работают в системе на текущий момент.

Отзыв

«Гибкие возможности Docsvision по реализации наших задач автоматизации документооборота уже несколько лет подтверждают правильность сделанного нами выбора. Мы в полной мере ощущаем удобство использования и работы с системой российской разработки, имеющей весь необходимый нам функционал, возможности кастомизации, интеграции и масштабирования».

Силов Владимир Нниколаевич
Начальник отдела разработки и сопровождения информационных систем, ГУП «Городское управление инвентаризации и оценки недвижимости» (ГУП «ГУИОН»)

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных