Внедрение системы документационного управления «Приоритет»

ФК «Локомотив»

ФК «Локомотив» – трехкратный чемпион России по футболу и девятикратный обладатель Кубка России.

В структуру ФК «Локомотив» входят топовые мужская и женская команды, клубная академия, развитая спортивная инфраструктура, включающая современные арены, футбольные поля, тренировочную базу и другие объекты.

Официальный сайт: https://www.fclm.ru/

Спорт, футбольная индустрия

Москва

Начало проекта: 2022 год

В 2022 году ФК «Локомотив» принял решение о переходе на новую систему электронного документооборота (СЭД). Реализация проекта была поручена компании «Диджитал Дизайн».

Требования к новой системе включали необходимость полного соответствия ожиданиям клуба к удобству, качеству и надежности сопровождения бизнес-процессов. Решение должно было быть включено в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Важным условием при реализации проекта была необходимость сохранения документов из прошлой системы.

В клубе была успешно внедрена система документационного управления «Приоритет» (СДУ «Приоритет») на базе российской платформы Docsvision.

Реализация проекта автоматизировала документооборот ФК «Локомотив» на уровне от исполнителей до руководителей всех направлений: тренерского штаба и медицинского персонала, юридической, финансовой, инженерной служб, подразделений, отвечающих за закупки и безопасность. Ежедневно СДУ «Приоритет» обеспечивает стабильную работу до 300 пользователей, включая 150 одновременно подключающихся сотрудников и 30 руководителей, использующих автоматизированные рабочие места на планшетных устройствах.

Из прежней системы ФК «Локомотив» было перенесено около 6 тысяч входящих, 5 тысяч исходящих и более 20 тысяч внутренних документов.

Создание единого электронного документационного пространства.

• Реализованы различные рабочие места в зависимости от функционала сотрудников: веб-приложение, десктоп-клиент и мобильные рабочие места для планшетных устройств.
• Внедрены решения по работе с внутренними, внешними и исходящими документами, включая их регистрацию, согласование, контроль исполнения и иные действия, обеспечивающие взаимодействие между различными подразделениями.
• Проведен тщательный инструктаж пользователей и технического персонала.

Контроль, информационная поддержка и сокращение временных затрат.

• Созданы маршруты документов и поручений, позволяющие в каждой точке обозначить статус документа.
• Реализована возможность фильтрации и поиска регистрационных карточек и карточек заданий по параметрам.
• Внедрено сканирование документов с автоматическим прикреплением к регистрационной карточке.

Оперативность принятия решений.

• Предусмотрено использование электронной подписи (ЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в соответствии с федеральными требованиями.
• Пользователи получают уведомления о новых задачах, приближении срока исполнения, визировании документа и иных событиях.
• Реализована возможность делегирования полномочий.

Надежность и доступность СЭД.

• Система обеспечивает ежедневное круглосуточное функционирование с возможностью регулярного резервного копирования.
• Предусмотрена интеграция с внешними системами.
• Обеспечена возможность масштабирования при увеличении количества пользователей, процессов, объема накопленных файлов и иных изменениях.

«В ФК «Локомотив» мы стремимся к высшим спортивным результатам, которые могут быть достигнуты только при слаженной работе всех подразделений. Каждый день мы работаем с более чем 70 документами и 400 поручениями. Мы рады, что СДУ «Приоритет» вывела наш документооборот на качественно новый уровень в едином электронном пространстве и позволила сохранить весь накопленный ранее объем документов!»

Арина Ильина —
Руководитель подразделения «Документооборот» ФК «Локомотив»