ООО «ОССП» - Внедрение СЭД Docsvision

ООО «Объединенные Системы Сбора Платы»

ООО «Объединенные Системы Сбора Платы» (ООО «ОССП») — первый и крупнейший оператор платных автодорог в России, предоставляющий услуги по содержанию и обеспечению безопасности дорог, эксплуатации систем взимания платы, сбору платы за проезд по платным участкам дорог М-3 "Украина", М-4 "Дон", М-11 "Москва - Санкт-Петербург" на основании заключенных операторских соглашений с их владельцами и концессионерами.

Финансы

Москва

Начало проекта: 2018 год

Создание единого цифрового пространства – системы электронного документооборота – на базе платформы Docsvision для хранения и работы с электронными документами.

Цель проекта: перенести корпоративные данные из файлового хранилища в единую систему и автоматизировать основные процессы документооборота — создание, согласование, регистрацию и рассмотрение документов, а также контроль исполнения связанных с ними поручений.

По итогам конкурса компания «ОССП» в качестве платформы выбрала российскую систему электронного документооборота Docsvision, поскольку она, в отличие от остальных, отвечает нетривиальным требованиям заказчика к кодификации документов, логике работы карточек документов и загрузке имеющегося в электронном виде массива данных, сложным образом реализуемые в других представленных системах.

Платформа Docsvision построена по концепции low-code, что позволяет быстро и с минимальными начальными затратами внедрить и затем легко наращивать функциональность системы практически без программирования.

На первом этапе сотрудничества система использовалась как электронное хранилище документов с возможностью отправки сотрудникам заданий по выбранному документу. Далее были настроены регистрационные карточки, структура хранения и маршруты обработки документов, включающие их подготовку, согласование, подписание и сканирование. Сейчас около 2000 сотрудников «ОССП» работают в системе с договорными документами, заявками на командировки, входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами.

Пользователи могут работать в русской и английской версии системы, а доступ возможен через полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах – это необходимо в условиях удаленной работы. Интерфейс системы был доработан с учетом пожеланий пользователей, также для удобства осуществляется автоматическое заполнение документов. В рамках стандартной функциональности администратор системы «ОССП» может настроить интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователей.

В результате внедрения электронного документооборота в «ОССП» удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование и поиск необходимых данных, предоставить сотрудникам удобный инструмент работы и, как результат, – ускорить процесс работы с документацией. А в условиях вынужденного перехода на дистанционный формат работы автоматизация позволила быстро и эффективно организовать работу сотрудников.

«Благодаря внедрению системы электронного документооборота мы не только сократили количество бумажных носителей, но и получили возможность отслеживать этапы согласования документов, что привело к ускорению многих бизнес-процессов внутри компании. У сотрудников нашей компании появился простой для понимания и прозрачный инструмент работы, ставший особенно незаменимым в условиях дистанционного формата взаимодействия»

Александр Дмитриев —
Начальник IT-отдела ООО «Объединенные Системы Сбора Платы»