Сибирская Сервисная Компания | Система электронного документооборота

Ситуация до внедрения

ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» (ЗАО «ССК») создано в 2000 году. Основными видами деятельности ССК являются: поисково-разведочное и эксплуатационное бурение нефтяных и газовых скважин, наклонно-направленное бурение, зарезка боковых стволов, текущий и капитальный ремонт скважин, разработка и сопровождение буровых растворов, подбор рецептур и обеспечение систем очистки бурения, тампонажные работы. ЗАО «ССК» обеспечивает полный спектр услуг для предприятий нефтегазодобывающей отрасли. Среди заказчиков предприятия – крупнейшие российские и зарубежные компании. Деятельность ЗАО «ССК» в настоящее время осуществляется в главных нефтегазоносных бассейнах России: Восточной и Западной Сибири, Поволжье. ЗАО «ССК» входит в пятерку ведущих нефтесервисных компаний России. Сегодня в компании 8 подразделений в регионах Российской Федерации и более 4 тысяч сотрудников.

Сотрудничество Digital Design и ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» началось в 2007 году. С учетом географической распределенности филиалов, объемов и разнообразия ведущихся проектов, ЗАО «ССК» было необходимо единое решение для автоматизации корпоративного документооборота и повышения контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Ранее каждый филиал компании использовал собственные средства управления документооборотом, что не позволяло оперативно получить общую картину статуса и результатов различных задач и поручений руководства.

Приняв решение о создании единой корпоративной системы документооборота и поддержки бизнес-процессов, руководство компании определило главные задачи проекта:

  1. Формирование баз нормативной документации.
  2. Автоматизация процессов документационного обеспечения, согласования распорядительной и договорной документации.
  3. Предоставление сводок по контролю исполнения поручений генерального директора.
  4. Автоматизация процедур ознакомления с документами и контроля исполнительской дисциплины сотрудников при выполнении поручений руководителей.

Затем был проведен тендер, в рамках которого рассматривались шесть решений по управлению документооборотом от различных вендоров. В результате было выбрано предложенное Digital Design решение на платформе Docsvision, в состав которого также входит корпоративный портал на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). Важным фактором выбора стали высокие показатели защищенности информации в рамках системы Docsvision, возможности масштабирования, поддержка работы территориально-распределенных структур. Большую роль при выборе сыграл профессионализм консультантов Digital Design: скорость и простота исполнения контрольного примера, готовность и оперативность внесения изменений в контрольный пример, рекомендации и известность компании. К реализации проекта приступили в сентябре 2007 года.

Решение

В качестве целей проекта были определены:

  • Организация контроля исполнения поручений и прохождения документов, исполнения регламентов.
  • Снижение трудозатрат в части работы с документами и контроля исполнения.
  • Создание удобной и высокопроизводительной базы данных документов.
  • Оптимизация деятельности предприятия за счет перехода на безбумажный документооборот.

Для достижения этих целей предстояло провести автоматизацию работы Управления делами, внутреннего документооборота компании (распорядительные документы, договоры, заявки), с возможностью поддержки свободных и жестких маршрутов документов (workflow). Также необходимо было автоматизировать организационные процедуры компании: выдачу и контроль поручений и указаний руководства, коллективную организацию совещаний, взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов.

«Внедрение СЭД в ЗАО «ССК» стало одним из крупнейших проектов Digital Design и одним из первых, где создавалось распределенное решение. Успешность проекта подтвердила уникальные возможности платформы Docsvision для создания и масштабирования систем документооборота в холдинговых компаниях с территориально-распределенной структурой. Также хотелось бы отметить отличную совместную работу команд Digital Design и ЗАО «Сибирская Сервисная Компания»», – отметил Сергей Дербенков, руководитель проектов департамента управления информацией Digital Design.

С учетом территориальной распределенности (как структурных подразделений, так и руководящих органов компании) и объемов автоматизации, проект состоял из трех этапов. Основной технической особенностью можно считать выбранную стратегию постепенного объединения систем электронного документооборота, создаваемых в региональных подразделениях и головном офисе, в единую корпоративную систему.

  • На первом этапе проекта, продолжавшемся с сентября 2007 по май 2008 года, выбранное решение было внедрено в исполнительном аппарате ЗАО «ССК» в головном офисе (Москва).
  • На втором этапе проекта (август 2008 – июнь 2009) продолжилось развертывание системы в центральном исполнительном аппарате, также электронный документооборот был внедрен в Нефтеюганском офисе ЗАО «ССК» (в исполнительном аппарате филиала, Нефтеюганском филиале и филиалах «Буровые растворы» и «Управление цементирования скважин». Кроме того, в ходе второго этапа было подготовлено типовое решение (ПО, документация, настройки, упомянутая карта прав, набор планов (типовой план тиражирования, инсталляции, обучения, резервного копирования, технической поддержки и т.п.)), подготовлена команда тиражирования, утверждено распоряжение о тиражировании.
  • На третьем этапе (июль – декабрь 2009 г.) было осуществлено внедрение СЭД в подразделениях ЗАО «ССК»: ЗАО «Нефтепромбурсервис» (г. Томск), Красноярском, Стрежевском и Отрадненском филиалах, включение их в единое информационное пространство компании. В ходе тиражирования была существенно изменена реализация распределенного решения (вместо репликации средствами БД был реализован обмен средствами «Транспортного процесса» – модуля межфилиального обмена поручениями в электронном виде в распределенной среде (собственная разработка специалистов Digital Design)). Параллельное ведение двух важных внедренческих задач позволило сократить продолжительность проекта и затем оперативно объединить внедренные системы в рамках данного региона.
  • Тиражирование системы проводилось при активном участии партнеров Digital Design, что позволило оптимизировать сроки и бюджет проекта. На завершающем этапе проекта, в декабре 2009 года, проводилась унификация и документирование изменений, подведение итогов, приемка системы в продуктивную эксплуатацию и передача на техническую поддержку.

Эффективное ведение проекта стало возможным благодаря постоянной поддержке со стороны руководства ЗАО «ССК»: проводилась большая работа по разъяснению целей и выгод внедрения, мотивация персонала. Ключевые специалисты проектной команды работали на всех этапах проекта, выезжая в региональные подразделения. Проведенное обучение пользователей, которое прошли более 200 сотрудников компании, также позволило упростить переход к работе в новой системе и адаптацию к ней.

Результаты

По оценкам менеджеров ЗАО «ССК», внедрение системы электронного документооборота на базе решения Digital Design стало важным этапом в развитии бизнеса. Теперь топ-менеджмент компании обладает единым видением исполнения поручений в рамках всей компании, невзирая на расстояния и часовые пояса. В ЗАО «ССК» внедрен инструмент для эффективной коллективной работы и контроля исполнительской дисциплины, обеспечена непрерывность и единство процессов документационного обеспечения бизнеса. В числе полученных выгод в ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» отмечают:

  1. Создание единой базы документов с общей нумерацией и иными идентификаторами, доступной с любого рабочего места и обладающей всем необходимым функционалом для поиска, атрибуции и определения актуальности документов.
  2. Оптимизацию коллективной работы над документами: автоматическое формирование средствами СЭД истории согласований, возможность просмотра замечаний и комментариев к документам, поддержка версионности.
  3. Прозрачность процедур согласования документов, контроль их соответствия корпоративным регламентам.
  4. Автоматизацию контроля исполнения поручений.

Сегодня в системе электронного документооборота, созданной на базе решения Digital Design, работают более 500 сотрудников ЗАО «Сибирская Сервисная Компания». Система передана на техническую поддержку, которую, согласно договору о сотрудничестве, осуществляют специалисты Digital Design, при участии партнера.

«В результате мы смогли выявить и устранить узкие места в некоторых наших процессах, появилась подробная картина документооборота и статистика, как основа для оптимизации. Само техническое решение в данном случае следует за организационным, и соответсвенно «оттачивается» по мере оптимизации документооборотных процессов. Проект получился непростым и очень интересным, многие решения приходилось корректировать в оперативном режиме, что было бы невозможно, без тесного взаимодействия рабочих групп, и мы довольны сотрудничеством с коллегами из Digital Design», — высказался Денис Рыжкин, директор проекта и заместитель начальника управления ИТ ЗАО «Сибирская Сервисная Компания».

ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» планирует дальнейшее развитие внедренной системы. Силами специалистов Digital Design ведется разработка нового функционала: подготовки, согласования и исполнения протоколов совета директоров, обработки доверенностей и централизованного контроля исполнительской дисциплины.

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных