Внедрение СЭД и мобильного рабочего места руководителя

Сбербанк

ПАО «Сбербанк» – крупнейший российский банк, филиалы которого расположены в 83 регионах страны и более чем в 20 странах. Услугами банка пользуются около 150 миллионов клиентов по всему миру. На долю Сбербанка приходится более 30% совокупных банковских активов и более 40% вкладов физических лиц. Помимо банковской деятельности, Сбербанк активно развивает инновации: внедряет новые сервисы для своих клиентов и современные информационные системы сотрудников.

Проект
СДУ Приоритет
Финансы, банки, страхование
Москва
Начало проекта:
2010 год
Описание проекта

Внедрение системы велось поэтапно. При этом осуществлялось итерационное наращивание количества пользователей системы и автоматизируемых процессов.

1. На первом этапе внедрения были автоматизированы базовые процессы регистрации входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, а также доведения документов до уровня структурных подразделений.

2. Затем к работе в СЭОДО подключили секретарей структурных подразделений (около 100 человек). В системе начали регистрировать служебную переписку, вносить резолюции за подписью руководителей структурных подразделений.

3. Следующим шагом необходимо было подключить к работе в системе руководителей и исполнителей структурных подразделений. Была выбрана пилотная зона, на которой апробировали регламенты работы с СЭОДО.

4. После необходимой настройки системы под уточненные регламенты предстояло растиражировать решение на все остальные подразделения Центрального аппарата. Подключение подразделений выполнялось по блокам. Каждая итерация включала от 400 до 800 сотрудников. Одновременно с тиражированием по подразделениям выполнялось подключение к СЭОДО руководителей высшего звена (Президента и вице-президентов Банка).

Для обучения персонала были разработаны учебные видеокурсы, подробно рассказывающие обо всех сценариях работы в системе, а также подготовлен комплект материалов, включавший пользовательские инструкции и памятки. Кроме того, от каждого подразделения был назначен сотрудник, ответственный за делопроизводство, который проходил очное обучение и мог при необходимости консультировать остальных сотрудников своего подразделения.

Решение

Единая система документооборота ОАО «Сбербанк России» представляет собой территориально распределенное решение с серверными комплексами, расположенными в Центральном аппарате и аппарате каждого территориального банка (далее «тербанк»). Серверные комплексы функционируют независимо друг от друга, обеспечивая автоматизацию документооборота внутри Центрального аппарата или конкретного тербанка. Прикладное взаимодействие между тербанками и Центральным аппаратом осуществляется посредством Модуля межфилиального взаимодействия, который реализует функции обмена документами и поручениями, синхронизацию справочных данных и пр. Такая распределенная архитектура позволяет снизить нагрузку на каждый серверный комплекс, а также на каналы связи между Центральным аппаратом и тербанками.

Архитектура СЭОДО включает несколько типов клиентских рабочих мест:

  • Стандартный клиент – полнофункциональное клиентское приложение, которое представляет собой набор ActiveX компонент, работающих в контексте Internet Explorer. Данный клиент предназначен для работы всех групп пользователей (от регистраторов до исполнителей в структурных подразделениях) и реализует все операции по работе с документами и поручениями.
  • Web-доступ для удаленного просмотра документов и поручений – легкий клиент, обеспечивающий возможность поиска и просмотра документов и поручений. Может применяться с целью оперативного доведения документов и поручений до ОСБ и ГОСБ, которые не входили в контур автоматизации в рамках текущего проекта.
  • Приложение Рабочее место руководителя (АРМ Руководителя) – Windows-приложение с упрощенным интерфейсом и минимальным набором действий для работы менеджеров среднего и высшего звена с документами и поручениями. Отличительная особенность данного типа клиентского места СЭОДО – возможность работы в условиях отсутствия подключения к серверу системы (в offline режиме), что обусловлено спецификой деятельности менеджеров Банка. Учитывая активное использования руководством Банка планшетов iPad, данное приложение было также выпущено в модификации для планшетов.

Читать далее

Классическая трехзвенная архитектура СЭОДО обеспечивает отказоустойчивость и масштабирование системы. Учитывая объемы нагрузок на систему (до 3000 одновременно работающих пользователей в ЦА и отдельных тербанках), были сконфигурированы и развернуты соответствующие серверные комплексы, самые крупные из которых установлены для Центрального аппарата и Московского территориального банка и включают по 7 серверов приложений, объединенных через аппаратные балансировщики нагрузки в NLB-кластер, и по 2 сервера баз данных в отказоустойчивом кластере. Такая архитектура обеспечивает необходимый уровень быстродействия системы и соответствие требованиям времени отклика СЭОДО при выполнении всех основных операций.

СЭОДО функционирует во внутренней сети Банка. Для руководства Банка и руководителей самостоятельных структурных подразделений обеспечена возможность работы с документами через АРМ Руководителя из внешней сети, в том числе посредством wi-fi доступа. Взаимодействие клиентского приложения АРМ Руководителя и сервера СЭОДО в данном случае осуществляется посредством прокси-сервисов СЭОДО и корпоративной защищенной транспортной системы на базе IBM WebSphere MQ.

Аутентификация пользователей СЭОДО внутри корпоративной сети осуществляется на основе пароля и учетной записи LDAP-каталога. Для пользователей АРМ Руководителя, работающих через внешнюю сеть, аутентификация выполняется на основе персональных сертификатов безопасности.

СЭОДО включена в корпоративную ИТ-инфраструктуру сопровождения автоматизированных систем Банка – подключена к системе резервного копирования, к системе мониторинга работоспособности серверов. Кроме того, СЭОДО интегрирована с корпоративным почтовым сервером, через который осуществляется рассылка уведомлений и напоминаний пользователям, и с LDAP-каталогом доменных учетных записей, с использованием которого осуществляется идентификация и аутентификация пользователей СЭОДО.

В рамках внедрения системы были проведены реинжиниринг и оптимизация процессов документооборота Банка. Основные изменений коснулись порядка регистрации документов: децентрализованная регистрация была заменена на централизованную (для чего был создан Единый центр обработки входящих документов), была исключена дублирующая регистрация внутренней служебной переписки, которая стала регистрироваться только в подразделении отправителя. Кроме того, вся работа с внутренней служебной перепиской была переведена только в электронный вид, чему способствовало наличие в СЭОДО специализированного функционала, в том числе функций по работе с электронной подписью. Вся работа с документами внутри подразделений (рассмотрение и расписание поступившей корреспонденции, подготовка и согласование проектов документов) также стали выполняться в электронном виде в СЭОДО.

Параллельно с тиражированием системы в Центральном аппарате началось внедрение СЭОДО в территориальных банках. Принцип внедрения решения в тербанках был аналогичен тиражированию системы в подразделениях Центрального аппарата: сначала решение было внедрено на пилотной зоне (ею стали Северо-Западный, Московский и Среднерусский банки), а затем началось тиражирование СЭОДО в остальные тербанки. При этом тиражирование выполнялось в несколько очередей. Каждая очередь в среднем включала 3 тербанка, в которых внедрение шло параллельно. Такая схема внедрения позволила существенно сократить сроки подключения к СЭОДО тербанков.

Результат

Автоматизация документооборота на базе СЭОДО позволила существенно повысить качество и эффективность работы с документами в Банке. Например, только на регистрации и отправке документов удалось освободить более 15% рабочего времени секретарей структурных подразделений. Сокращение времени на поиск документов, получение справок о прохождении документов, организация собственной работы с переданными на исполнение документами и собственными проектами документов по экспертным оценкам позволяют экономить до 5% рабочего времени сотрудников Банка. Также повысились и качественные показатели документооборота:

  • прозрачность процессов работы с документами и исполнения документов в подразделениях;
  • полнота и скорость доступа к информации по документам и их исполнению;
  • качество подготовки документов (полнота информации, оформление и пр.).

Существенно повысилась исполнительская дисциплина. Сократилось количество задержек согласования и рассмотрения документов, случаев несвоевременной подачи информации о ходе исполнения контрольных поручений и повысилось ее качество. В совокупности все эти факторы позволяют повысить эффективность управления Банком и качество работы Банка в целом.

В Центральном аппарате установлено более 10 тыс. клиентских рабочих мест, количество одновременно работающих пользователей достигает 3 тыс. В день в системе регистрируется до 6 тыс. документов, создается до 14 тыс. заданий. С системой работают пользователи всех уровней от рядовых сотрудников до топ-менеджеров Банка. Только в электронном виде осуществляется передача документов на рассмотрение руководителям, расписание корреспонденции руководителями, доведение документов до исполнителей в системе, создание и согласование проектов документов, ведется внутренняя переписка подразделений. Кроме того, в системе осуществляется ведение отчетности и контролируется исполнение поручений.

После завершения подключения всех территориальных банков общая численность пользователей СЭОДО будет составлять более 50 тыс., а суммарный документооборот будет достигать 200 тыс. документов в день.

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных