БФА Банк | Автоматизация внутрибанковского документооборота

О заказчике

Город: Санкт-Петербург, Москва

Численность: более 500 сотрудников.

Офисы:

  • головной офис в Санкт-Петербурге,
  • 3 дополнительных офиса в Санкт-Петербурге и филиал в Москве.

Сайт: www.bfa.ru

Сфера деятельности: банковское обслуживание частных и корпоративных клиентов, операции на финансовых рынках

Ситуация

В рамках развития инфраструктуры ИТ БФА Банка было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Основные цели и задачи:

  • Автоматизация корпоративного документооборота;
  • Повышение контроля исполнительской дисциплины сотрудников;
  • Консолидация в рамках единой системы всей работы, связанной с документами;
  • Создание аналитического инструмента для мониторинга ключевых бизнес-процессов компании.

Для реализации проекта была выбрана версия программной платформы Docsvision 5.2. Разработку и внедрение системы осуществляла компания Digital Design, с которой БФА Банк связывает опыт успешно выполненных проектов.

Решение

Специалисты Digital Design проанализировали и формализовали существующие в банке процессы документооборота. Предполагалось реализовать проект в 4 этапа:

  • работа с входящей/исходящей корреспонденцией,
  • работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, служебные/докладные записки, доверенности),
  • работа с внутренней нормативной документацией,
  • работа с договорами.

На текущий момент в Банке внедрены следующие этапы:

1 этап: Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

сентябрь 2013 года – февраль 2014 года:

На первом этапе работ были выполнены следующие задачи:

  • обеспечена регистрация и хранение электронных копий входящих и исходящих документов;
  • обеспечен полный жизненный цикл документов в электронном виде;
  • обеспечена многопользовательская работа над документами, включающая создание, редактирование, поддержку версионности и поиск документов;
  • реализовано хранение документов в едином хранилище с функциями быстрого поиска по критериям;
  • внедрен прозрачный механизм согласования документов, обеспечивающий информирование участников процесса и заинтересованных лиц о текущем статусе документа;
  • единый механизм формирования и контроля исполнения поручений для любых типов документов.

2 этап: Работа с организационно-распорядительной документацией

март – июнь 2014 года

На данном этапе были выполнены следующие работы:

  • организация процесса наполнения и согласования организационно-распорядительных документов, обеспечение прозрачности процессов;
  • обеспечение эффективного взаимодействия работников в рамках работы с организационно-распорядительными документами, разграничение прав доступа к документам;
  • организация единого электронного хранилища организационно-распорядительных документов с возможностью поиска.

Каждый из этапов включал в себя следующие работы:

  • совместное проектирование;
  • настройка и конфигурирование;
  • обучение персонала;
  • опытная эксплуатация.

Результаты 1-го этапа:

  • Более 500 пользователей в 5 офисах банка включены в единый документооборот;
  • Автоматизированы процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции, назначения поручений, контроля их исполнения;
  • Ежемесячная регистрация более 1000 входящих/исходящих документов.

Результаты 2-го этапа:

  • Автоматизированы процессы обработки приказов, распоряжений, служебных/докладных записок, доверенностей;
  • Ежемесячная регистрация более 100 организационно-распорядительных документов.

Планы

В планах банка до конца 2015 года реализовать следующие этапы проекта: работа с внутренней нормативной документацией и работа с договорами.

Отзыв:

«По результатам проведенных исследований проектной командой была выстроен рациональный документооборот, образующий замкнутый цикл и обеспечивающий бесперебойный обмен информацией, ее архивацию и возможность полнофункциональной поисково-справочной работы, – сообщил Дмитрий Лебедев, руководитель отдела продаж и маркетинга департамента корпоративных систем компании Digital Design.

«Выбор платформы был обусловлен наличием в Docsvision 5.2. технологических возможностей для решения задач, специфических для нашей области деятельности. Благодаря внедренной СЭД значительно сократилось время, затрачиваемое специалистами банка на поиск и работу с документами. Руководство организации получило удобный инструмент контроля исполнительской дисциплины, оптимизации затрат и эффективного планирования», – прокомментировала итоги проекта Анна Сорокина, начальник отдела внедрения корпоративных информационных систем БФА Банка.

«Автоматизация процессов документооборота – неотъемлемый и закономерный шаг в развитии высокотехнологичного банка, заинтересованного в экономии времени, средств и повышении эффективности работы. Внедрение СЭД Docsvision в БФА Банке является частью стратегии развития нашей ИТ-системы. Мы довольны ходом проекта, полученными на сегодня результатами. Мы не ошиблись в выборе системы и планируем дальнейшее применение ресурсов Docsvision совместно с компанией Digital Design», – отметил Эдуард Шанев, руководитель службы ИТ БФА Банка.

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных