Автоматизация децентрализованного сервисного ДО

Сибирская Сервисная Компания

ЗАО «ССК» оказывает широкий спектр услуг предприятиям нефтегазодобывающего комплекса. На сегодняшний день компания имеет восемь подразделений в регионах Российской Федерации, ведет работы на территории Узбекистана. Основными видами деятельности ССК являются: поисково-разведочное и эксплуатационное бурение нефтяных и газовых скважин, наклонно-направленное бурение, зарезка боковых стволов, текущий и капитальный ремонт скважин, подбор рецептур, разработка и сопровождение буровых растворов, обеспечение систем очистки бурения, тампонажные работы.

Нефтегазовая промышленность

Сибирь

Начало проекта: 2007 год

Компания «ССК» представляет собой крупную децентрализованную территориально-распределенную компанию, филиалы которой находятся в регионах Дальнего Востока, Сибири, Приволжского и Центрального Федерального округа.

На момент начала проекта в каждом филиале были свои регламенты по работе с документами, единая система электронного документооборота отсутствовала. Процедура принятия решений осуществлялась посредством обмена заявками между ключевыми сотрудниками, находящимися в различных филиалах. Процесс коммуникаций осложнялся нестабильностью и слабостью каналов связи.

Внедрение единой системы электронного документооборота позволило решить комплекс задач:

• Обеспечение всех сотрудников филиалов инструментом деловых коммуникаций.
• Создание централизованных инструментов контроля исполнения поручений.
• Формирование баз нормативной документации.
• Автоматизация процессов документационного обеспечения, согласования распорядительной и договорной документации.
• Предоставление сводок по контролю исполнения поручений генерального директора.
• Автоматизация процедур ознакомления с документами и контроля исполнительской дисциплины сотрудников при выполнении поручений руководителей.
• Автоматизация блока «канцелярия».
• Управление процессами ДОУ.

Автоматизация децентрализованного документооборота проводилась в несколько этапов.

1-й этап проекта 2007 – 2009 гг.

• Создан корпоративный шаблон системы, охватывающий взаимодействие центрального аппарата компании и Нефтеюганского филиала, выбранного в качестве пилотного.
• Подготовлена типовая документация, сценарии развертывания и настройки децентрализованных составляющих системы.
• Тиражирование системы на все филиалы компании.
• Принятие по результатам опытной и промышленной эксплуатации.

Результаты:

• Специально разработанная система репликации по межфилиальному обмену данными позволила синхронизировать значимую информацию по всем филиалам и оптимизировать нагрузку на сеть, обеспечив требуемую производительность в условиях слабых каналов связи между некоторыми площадками.
• Данные механизмы позволили организовать распределенное исполнение поручений и согласование документов, сохранив автономность существенной части внутреннего документооборота филиалов.
• В системе охвачены функциональные области делопроизводства и канцелярии, согласования договоров и нормативной документации.

2-й этап проекта 2010 – 2014 г.

Совершенствование и адаптация ранее автоматизированных процессов:

• модернизация программной платформы;
• интеграция с информационными системами компании;
• внедрение решения, обеспечивающего возможность работы с поручениями и согласованиями посредством планшетных компьютеров;
• автоматизированы процессы претензионно-исковой деятельности и согласования доверенностей.

Итоги проекта:

• сокращение временных затрат на согласование документов;
• повышение эффективности исполнения поручений;
• рост уровня исполнительской дисциплины;
• унификация внутренних документов и маршрутов;
• возможность оперативного получения руководством центрального аппарата отчетной информации по всем филиалам;
• полный отказ от бумажных носителей при осуществлении внутренней переписки: все внутренние согласования договоров и документации осуществляются в электронном виде.

Уникальность проекта:

• Достижение поставленных задач путем контролируемых изменений в регламентной базе и бизнес-процессах компании: сформированная регламентная база позволила избежать конфликта с внедренной информационной системой.
• Организация распределенного исполнения поручений и распределенных согласований документов в условиях низкой пропускной способности каналов связи (от 256 кб/сек между площадками).
• Формирование единой межфилиальной отчетности по исполнительской дисциплине в условиях децентрализованной архитектуры системы (5 площадок со своими автономными данными).
• Применение планшетов руководителями компании в качестве оперативного рабочего места.

СЭД представляет собой инструментарий, позволивший сократить время на работу с документацией по всем операциям (от 3 сек.) не только в зависимости от скорости и проходимости каналов связи, но и за счет:

• использования шаблонов карточек и шаблонов документов;
• унификации и универсализации процедур, связанных с документацией;
• визуализации статусов документов, сроков их действия;
• использования справочников, классификаторов и индексов;
• реализации проставления штампов регистрации в PDF;
• настройки процесса актуализации, уведомления о сроках действия документов;
• автоматизации настроек замещения.

СЭД успешно эксплуатируется в течение обозначенного периода времени, в том числе:

• организовано управление документопотоками из головного офиса компании;
• доступен оперативный мониторинг и контроль исполнения поручений руководства в любом из филиалов;
• достигнута прозрачность хода исполнения документов и поручений;
• выполнен переход от децентрализованной системы к централизации документооборота;
• создана система статистической отчетности (консолидированные отчеты по документообороту компании с учетом документов филиалов).

Наличие действующей СЭД было отмечено как положительный показатель управления документами (записями, процедурами) при сертификации на соответствие стандартам ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001-2004. По заключению аудиторской проверки в ЗАО «ССК» установлена и поддерживается система управления в соответствии с требованиями стандартов, а также была продемонстрирована способность систематически достигать согласованные требования к продукции или услугам в рамках области применения системы, политики организации и ее целей.

Проект стал победителем конкурса проектов «За новации в документационном и информационном обеспечении управления», проводимого в рамках Профессионального форума «Эффективное документационное и информационное обеспечение управления» (ИНФОДОКУМ-2014) «Гильдией Управляющих Документацией», профессионального объединения ведущих специалистов в области управления документами, при поддержке Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.