Сибирская Сервисная Компания | Автоматизация децентрализованного ДО

О заказчике

Сибирская Сервисная Компания (ССК) – негосударственная независимая российская компания, предоставляющая широкий спектр услуг предприятиям нефтегазодобывающего комплекса. Основными видами деятельности являются: поисково-разведочное и эксплуатационное бурение нефтяных и газовых скважин, в т.ч. горизонтальное, текущий и капитальный ремонт скважин, подбор рецептур, разработка и сопровождение буровых растворов, цементирование скважин, услуги по технологическому сопровождению наклонно-направленного бурения.

http://www.sibserv.com/

Ситуация

Компания «ССК» представляет собой крупную децентрализованную территориально-распределенную компанию, филиалы которой находятся в регионах Дальнего Востока, Сибири, Приволжского и Центрального Федерального округа.

На момент начала проекта в каждом филиале были свои регламенты по работе с документами, единая система электронного документооборота отсутствовала.

Процедура принятия решений осуществлялась посредством обмена заявками между ключевыми сотрудниками, находящимися в различных филиалах. Процесс коммуникаций осложнялся нестабильностью и слабостью каналов связи.

Задачи

  • Обеспечение всех сотрудников филиалов инструментом деловых коммуникаций.

  • Создание централизованных инструментов контроля исполнения поручений.

  • Формирование баз нормативной документации.

  • Автоматизация процессов документационного обеспечения, согласования распорядительной и договорной документации.

  • Предоставление сводок по контролю исполнения поручений генерального директора.

  • Автоматизация процедур ознакомления с документами и контроля исполнительской дисциплины сотрудников при выполнении поручений .руководителей.

  • Автоматизация блока «канцелярия».

  • Управление процессами ДОУ.

Решение

1-й этап проекта 2007 – 2009 гг.

  • Создан корпоративный шаблон системы, охватывающий взаимодействие центрального аппарата компании и Нефтеюганского филиала, выбранного в качестве пилотного.
  • Подготовлена типовая документация, сценарии развертывания и настройки децентрализованных составляющих системы.
  • Тиражирование системы на все филиалы компании.
  • Принятие по результатам опытной и промышленной эксплуатации.

Результаты:

  • Специально разработанная система репликации по межфилиальному обмену данными позволила синхронизировать значимую информацию по всем филиалам и оптимизировать нагрузку на сеть, обеспечив требуемую производительность в условиях слабых каналов связи между некоторыми площадками;
  • Данные механизмы позволили организовать распределенное исполнение поручений и согласование документов, сохранив автономность существенной части внутреннего документооборота филиалов;
  • В системе охвачены функциональные области делопроизводства и канцелярии, согласования договоров и нормативной документации.

2-й этап проекта 2010 – 2014 г.

Совершенствование и адаптация ранее автоматизированных процессов:

  • Модернизация программной платформы;
  • Интеграция с информационными системами компании;
  • Внедрение решения, обеспечивающего возможность работы с поручениями и согласованиями посредством планшетных компьютеров;
  • Автоматизированы процессы претензионно-исковой деятельности и согласования доверенностей.

Итоги проекта:

  • Сокращение временных затрат на согласование документов;
  • Повышение эффективности исполнения поручений;
  • Рост уровня исполнительской дисциплины;
  • Унификация внутренних документов и маршрутов;
  • Возможность оперативного получения руководством центрального аппарата отчетной информации по всем филиалам;
  • Полный отказ от бумажных носителей при осуществлении внутренней переписки: все внутренние согласования договоров и документации осуществляются в электронном виде.

Уникальность проекта:

  • Достижение поставленных задач путем контролируемых изменений в регламентной базе и бизнес-процессах компании: сформированная регламентная база позволила избежать конфликта с внедренной информационной системой.
  • Организация распределенного исполнения поручений и распределенных согласований документов в условиях низкой пропускной способности каналов связи (от 256 кб/сек между площадками).
  • Формирование единой межфилиальной отчетности по исполнительской дисциплине в условиях децентрализованной архитектуры системы (5 площадок со своими автономными данными).
  • Применение планшетов руководителями компании в качестве оперативного рабочего места.

Результаты

СЭД представляет собой инструментарий, позволивший сократить время на работу с документацией по всем операциям (от 3 сек.) не только в зависимости от скорости и проходимости каналов связи, но и за счет:

  • Использования шаблонов карточек и шаблонов документов;
  • Унификации и универсализации процедур, связанных с документацией;
  • Визуализации статусов документов, сроков их действия;
  • Использования справочников, классификаторов и индексов;
  • Реализации проставления штампов регистрации в PDF;
  • Настройки процесса актуализации, уведомления о сроках действия документов;
  • Автоматизации настроек замещения.

СЭД успешно эксплуатируется в течение обозначенного периода времени, в том числе:

  • Организовано управление документопотоками из головного офиса компании;
  • Доступен оперативный мониторинг и контроль исполнения поручений руководства в любом из филиалов;
  • Достигнута прозрачность хода исполнения документов и поручений;
  • Выполнен переход от децентрализованной системы к централизации документооборота;
  • Создана система статистической отчетности (консолидированные отчеты по документообороту компании с учетом документов филиалов).

Наличие действующей СЭД было отмечено как положительный показатель управления документами (записями, процедурами) при сертификации на соответствие стандартам ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001-2004. По заключению аудиторской проверки в ЗАО «ССК» установлена и поддерживается система управления в соответствии с требованиями стандартов, а также была продемонстрирована способность систематически достигать согласованные требования к продукции или услугам в рамках области применения системы, политики организации и ее целей.

Проект стал победителем конкурса проектов «За новации в документационном и информационном обеспечении управления», проводимого в рамках Профессионального форума «Эффективное документационное и информационное обеспечение управления» (ИНФОДОКУМ-2014) «Гильдией Управляющих Документацией», профессионального объединения ведущих специалистов в области управления документами, при поддержке Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

 

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных