Внедрение автоматизированной системы электронного документооборота

ФОМС

Федеральный Фонд обязательного медицинского страхования – орган охраны здоровья и социальной защиты населения, является самостоятельным государственным некоммерческим финансово-кредитным учреждением. Фонд реализует государственную политику в области обязательного медицинского страхования граждан.

Государственный сектор

Москва

Начало проекта: 2009 год

На протяжении нескольких лет у заказчика функционировала автоматизированная система электронного документооборота на базе программного продукта IBM Lotus Notes/Domino R6, но со временем система перестала отвечать требованиям пользователей. С системой работал ограниченный круг пользователей, преимущественно сотрудники общего отдела управления делами, регистрировали входящие и исходящие документы, заводили резолюции высшего руководства. Руководство ФОМС и исполнители в АСЭД не работали, поскольку пользовательский интерфейс не соответствовал ожиданиям пользователей этой категории, был «недружелюбный». Документооборот фактически осуществлялся в бумажном виде.

Данные условия сформировали потребность в решении позволяющем организовать юридически значимый документооборот в едином электронном пространстве, с вовлечением всех пользователей. Обеспечить оперативную работу руководителей высшего и среднего звена с АСЭД ФОМС и повысить эффективность процессов согласования, исполнения, контроля и формирования отчетности.

В основу АСЭД ФОМС легко решение, разработанное «Диджитал Дизайн» на базе отечественной платформы Docsvision, система документационного управления «Приоритет». СДУ «Приоритет» была внедрена в 2016 году в рамках проекта по модернизации АСЭД ФОМС. Система автоматизирует основные процессы документооборота: процессы создания, регистрации, рассмотрения документов, подготовки и исполнения заданий по документам, а также контроля исполнительской дисциплины. Пользователям организован доступ к программе через веб-клиента без необходимости установки клиентского компонента АСЭД ФОМС на ПК. Интерфейс системы отличается простотой и интуитивно понятен даже тем сотрудникам, которые никогда не работали в системе электронного документооборота.

Для оперативной работы руководителей высшего и среднего звена с АСЭД ФОМС было внедрено мобильное решение «Автоматизированное рабочее место руководителя». Приложение для планшетов обеспечивает безопасную работу с документами и поручениями и позволяет полноценно работать в условиях отсутствия связи (офлайн режим с отложенной синхронизацией данных).

В 2017 году компания «Диджитал Дизайн» выиграла конкурс на развитие системы. В рамках нового проекта планируется оптимизировать работу пользователей в части работы с поручениями и расширить функциональные возможности модулей системы.

• В ФОМС внедрен юридически значимый ЭДО с использованием ЭП.
• АСЭД ФОМС пользуются около 300 сотрудников фонда, пользователями «АРМ руководителя» стали 30 руководителей ФОМС.
• В процессы документооборота вовлечены сотрудники ФОМС до уровня конечного исполнителя.
• Версия приложения для конечных пользователей реализована на базе веб-клиента.
• Пользователям просто и удобно работать с документами – в одном окне информация о документе, поручениях по нему и результатах исполнения.
• Настроен обмен электронными документами с ЭП с другими ведомствами по МЭДО.
• Через два месяца после запуска системы не стало бумажных документов.
• Согласование документов сократилось в среднем с 5 до 2 дней на цикл согласования.
• Автоматизировано построение контрольных отчетов по исполнению поручений.
• Сокращение сроков исполнения поручений за счет уменьшения сроков согласования.
• Работа с АСЭД ФОМС официально регламентирована в ФОМС.