«Первая грузовая компания» - Электронный документооборот

Первая грузовая компания

«Первая грузовая компания» является крупнейшим железнодорожным оператором грузов в России. 80% ее клиентов — ведущие отраслевые предприятия страны. Эффективную работу компании обеспечивают более 3 800 сотрудников. На территории Российской Федерации функционируют 14 филиалов. Доля компании в структуре вагонного парка РФ составляет 22%.

Транспорт

Москва

Начало проекта: 2009 год

«Первая грузовая компания» предъявляет высокие требования к эффективности деятельности. Территориальная распределенность – 14 филиалов по всей стране – и большое количество сотрудников заметно усложняют различные бизнес-процессы, в том числе и в области обмена информацией. Компании было необходимо современное решение для автоматизации корпоративного документооборота, которое обеспечило бы единое информационное пространство для удобной работы всего персонала.

«Первая грузовая компания» рассматривала несколько ведущих российских систем электронного документооборота. В результате проведенного анализа была выбрана платформа DocsVision, как наиболее отвечающая задачам организации по функциональности и возможностям масштабирования. Наличие у Digital Design значительного опыта решения задач по автоматизации документооборота и уникальной команды экспертов по бизнес-системам обусловило выбор этой компании в качестве исполнителя проекта.

Целями внедрения СЭД Первой грузовой компании стали:

• снижение трудозатрат сотрудников на подготовку и обработку документов;
• обеспечение прозрачности бизнес-процессов;
• повышение оперативности и качества управленческих решений;
• контроль исполнительской дисциплины.

Проект по внедрению СЭД в «Первой грузовой компании» начался в 2009 году и был разделен на несколько этапов.

На первом этапе специалисты Digital Design автоматизировали основные процессы делопроизводства, в том числе регистрацию корреспонденции и внутренних документов, их доставку пользователям, согласование договоров. При этом к системе были подключены более 100 человек в центральном аппарате «Первой грузовой компании» и по несколько сотрудников из каждого филиала. После увеличения числа сотрудников, осуществляющих в системе работу с документами, эксперты Digital Design подключили к СЭД всех пользователей центрального аппарата и 14 филиалов — более 2000 человек.

Затем были автоматизированы процессы согласования и работы с организационно-распорядительной документацией, с внутренними документами в рамках универсального процесса согласования.

Особенностями данного решения стали такие условия, как:

• Большой территориальный охват
• Несколько тысяч пользователей
• Постоянное увеличение функциональности системы за счет автоматизации новых бизнес-процессов.

В настоящее время в системе на базе DocsVision работают более 2 300 пользователей в центральном аппарате и всех 14 филиалах «Первой грузовой компании». Внедренная система автоматизирует ряд бизнес-процессов:

• регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции;
• создание, согласование, регистрация и контроль исполнения всех внутренних документов (служебные записки, докладные записки и т. д.);
• создание проектов договорных документов, их согласование, учет, контроль возврата от контрагентов оригиналов договорных документов;
• хранение в электронном виде всей входящей, исходящей, внутренней, договорной документации компании.

Система электронного документооборота установлена в вычислительном центре «Первой грузовой компании» в Москве, все подразделения работают через терминальный доступ. Такая схема обеспечивает быстрое подключение к СЭД удаленных подразделений и простоту администрирования системы. Кроме того, решение способствует высокой степени защиты, так как информация хранится и обрабатывается в защищенном центре, а не на компьютерах пользователей.

Результатом внедрения СЭД стало:

• обеспечение полноты и сохранности корпоративных документов, целостность информации;
• организация эффективного обмена документами;
• сокращение трудозатрат и времени на поиск необходимой сотрудникам документации, устранение повторного создания одних и тех же документов;
• контроль этапов жизненного цикла конфиденциальной информации;
• оперативный доступ к договорной документации компании, сокращение временных затрат на поиск договорных документов за счет построения единого электронного хранилища договорной документации;
• прозрачность процесса ведения договорной деятельности предприятия;
• сокращение длительности процедуры заключения договоров за счет контроля сроков и исполнительской дисциплины участников договорного процесса;
• своевременное доведение до сотрудников приказов и распоряжений руководства компании.

«При реализации этого проекта мы стремились решить три основные задачи. Во-первых, нам необходимо было организовать быстрый оборот и сохранность документов, начиная с их поступления в компанию и заканчивая исполнением, что в условиях большого объема документов и значительного количества причастных должностных лиц является важной задачей любого крупного предприятия. Во-вторых, повысить оперативность и качество принятия управленческих решений и их реализации. И наконец, важной целью является снижение трудозатрат на подготовку, обработку, сопровождение документов, а также получение справочной информации о состоянии документа и его исполнении. В настоящее время внедренная СЭД отвечает поставленным целям. Тем не менее, система находится в постоянном развитии с учетом повышения функциональности как ее отдельных элементов, так и разработки, и внедрения новых модулей, возможностей решения для максимально полного удовлетворения интересов бизнеса компании»

Вадим Сергеевич Крушинских —
Начальник Департамента управления делами ОАО «Первая грузовая компания»