Строительный торговый дом «Петрович» | Автоматизация документооборота

О ЗАКАЗЧИКЕ

Строительный торговый дом «Петрович» (ООО «СТД «Петрович») – российская компания, специализирующаяся на торговле строительными материалами и товарами для ремонта. Компания была основана в 1995 году.

В структуру СТД «Петрович» входит шестнадцать DIY-гипермаркетов на территории Санкт-Петербурга, Северо-Западного и Центрального федеральных округов. Широкий ассортимент продукции для профессиональных строителей включает более 15 тысяч наименований.

Кроме того, компании принадлежит завод сухих строительных смесей «ПСС», собственная база комплектации строительных материалов «Силта», металлобаза «Петроцентр», производственная компания металлоизделий «Ленстройкострукция».

СТД «Петрович» позиционирует себя как омниканальный ритейлер, что отличает компанию от большинства конкурентов. Потребитель может выбрать любой удобный для него способ покупки и оплаты: через колл-центр, через сайт или непосредственно в магазине.

По итогам 2015 года «Петрович» занимает четвертое место в России среди компаний, торгующих строительными материалами, и является крупнейшей из отечественных DIY-сетей (рейтинг INFOLine «DIY Retailer Russia Top»).

Благодаря успешной бизнес-модели на протяжении последних двадцати лет компания демонстрирует стабильный рост – более 20% ежегодно. Согласно рейтингу РБК, «Петрович» вошел в 30 самых быстрорастущих компаний России. Самым динамично развивающимся направлением деятельности по итогам 2014-2015 годов стала интернет-торговля – продажи через сайт компании за этот период удвоились и составили более 30% от общих продаж.

Качество товаров и услуг, предоставляемых СТД «Петрович», подтверждено сертификатом качества ИСО:9001.

Официальный сайт: https://petrovich.ru.

СИТУАЦИЯ

Документооборот в компаниях сферы ритейла уровня СТД «Петрович» отличается особой масштабностью, большим количеством типов документации и вовлеченностью множества сотрудников. С ростом сети «Петрович» и увеличением потока документов, появилась необходимость автоматизации документооборота для повышения эффективности работы сотрудников, задействованных в этом процессе.

До июля 2015 года большая часть процессов документооборота в ООО «СТД «Петрович» выполнялась в разных программах, а часть из них – не была автоматизирована полноценно:

  • частично согласование договоров было в «1С: Бухгалтерия предприятия», частично – в бумажном виде и частично производилось по электронной почте без строгой проверки соблюдения регламента, в результате чего возникала проблема непрозрачности этого процесса для его участников и был затруднен контроль сроков его выполнения;
  • подписание первичной документации в удаленных филиалах не было автоматизировано и производилось путем доставки документов из подразделений в центральный офис, что занимало большое количество времени;
  • заявки на техническую поддержку и в службу эксплуатации хранились в системе, поддержка и развитие которой были затруднены;
  • заявки в юридический отдел подавались по электронной почте или в бумажном виде, вследствие чего процесс их исполнения также был непрозрачен.

Заказчику необходимо было решение, которое обеспечило бы прозрачную, удобную и эффективную работу с документами при помощи автоматизации ряда важнейших процессов документооборота и организации их в едином информационном пространстве.

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ

Целью проекта было повышение эффективности работы сотрудников за счет:

  • сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования и исполнения договоров;
  • обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации;
  • уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов;
  • переноса в СЭД процессов размещения, согласования и исполнения заявок в отделы маркетинга и мерчендайзинга, ИТ-службу, юридический департамент, а также службу эксплуатации.

РЕШЕНИЕ

Для решения поставленных заказчиком задач была выбрана система электронного документооборота на базе платформы Docsvision 5 российского производства.

В ходе внедрения СЭД:

  1. полностью автоматизирован процесс согласования свыше 30 видов договоров, при этом каждый согласовывается по своему определенному маршруту;
  2. осуществлена максимально плотная интеграция внедренного продукта в части нормативно-справочной информации, договоров и их статусов с уже используемыми у заказчика учетными системами на базе 1С8;
  3. автоматизирован процесс проверки и подписания первичной документации;
  4. обеспечена автоматизация заявок к специалистам ИТ-службы, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга, а также службе эксплуатации.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

  1. Ряд важнейших процессов документооборота был организован в едином прозрачном и удобном информационном пространстве.
  2. Автоматизация согласования договоров позволила четко контролировать каждый этап, сократить время прохождения документов и влияние человеческого фактора.
  3. Интеграция нормативно-справочной информации, договоров и их статусов с уже используемыми учетными системами на базе 1С8 существенно упростила и ускорила кадровый документооборот и взаимодействие с контрагентами.
  4. Обеспечение высокой скорости работы со справочником «Контрагенты», в котором свыше 350 000 наименований. Данные о контрагентах в справочнике представлены в удобной форме – разложены по 2 веткам: физические и юридические лица, а также по алфавиту, изменено ядро быстрого поиска.
  5. Автоматизация процесса работы с первичной документацией обеспечила быстрое и комфортное взаимодействие головной организации и строительно-торговых центров в части обмена этими документами и их согласования.
  6. Автоматизация блока заявок к специалистам различных департаментов позволила сделать этот процесс четко организованным, логичным и контролируемым для всех его участников.

СТАТИСТИКА ПРОЕКТА

В настоящее время к системе подключено свыше 500 пользователей из всех территориальных подразделений ООО «СТД «Петрович»: 16-ти строительно-торговых центров в разных регионах, а также металлобазы и 5-ти производственных площадок.

ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ

В конце 2015 года между ООО «СТД «Петрович» и ЗАО «Диджитал Дизайн» был заключен договор технической поддержки, предусматривающий доработку функционала внедренной СЭД Docsvision 5. Эти работы ведутся с февраля 2016 г.

ОТЗЫВ

«Специалисты ЗАО «Диджитал Дизайн» успешно достигли большинства поставленных целей проекта. Внедренный продукт дал возможность перенести неавтоматизированные ранее процессы работы с документами в удобную и простую для пользователей СЭД. Кроме того, важнейшие процессы документооборота СТД «Петрович» были организованы в едином информационном пространстве. Специалисты компании-подрядчика зарекомендовали себя на высоком профессиональном уровне, продемонстрировали широкий круг компетенций, индивидуальный подход к заказчику в решении поставленных задач, слаженность и оперативность работы».

Андрей Матвеев, директор по информационным технологиям ООО «Строительный торговый дом «Петрович».

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных