Новартис Фарма | Автоматизация управленческих бизнес-процессов

О заказчике

«Новартис» — мировой лидер фармацевтической индустрии. В нашей стране «Новартис» представлен шестью подразделениями – «Новартис Фарма», «Сандоз», «Алкон», «Новартис ОТС», «Новартис Энимал Хелс» и «Новартис Вакцины и Диагностика». Более 2 400 сотрудников компании работают на благо пациентов в большинстве регионов России.

Ситуация

«Новартис Фарма» предъявляет серьезные требования к ведению бизнеса. При автоматизации процессов необходимо учитывать массу технологических ограничений, таких как использование технологий и продуктов, одобренных на уровне всей группы компаний, обязательное наличие тестовой среды и среды для разработки с раздельным доступом, четко регламентированные процедуры выполнения проектов, тестирования и приемки работ, а также передачи решений в промышленную эксплуатацию.

Еще одной особенностью ИТ-проектов в «Новартис Фарма» безусловно является тот факт, что с 2013 года большому числу полевых сотрудников в качестве единственного устройства для работы предоставляется iPad. Такое решение было принято руководством компании для повышения мобильности и эффективности полевых сотрудников. В связи с этим возникла необходимость поддержки полнофункциональной работы систем не только на ноутбуках, но и на новых устройствах.

Цели внедрения

Предложенные решения преследовали общие цели:

  • увеличить эффективность методов работы с документами;
  • повысить качество контроля движения документов, исключить утрату отдельных звеньев цепи согласования и обеспечить контроль на каждом уровне исполнения;
  • увеличить скорость доведения заданий до конечных исполнителей;
  • сократить время поиска соответствующей информации;
  • снизить затраты на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

Решение

Архитектура решений, созданных специалистами Digital Design в «Новартис Фарма», базируется на технологиях Microsoft. В качестве СУБД используется Microsoft SQL Server, пользовательские интерфейсы реализованы в среде SharePoint с использованием ASP.NET. Такое сочетание технологий дает необходимый эффект при поддержке и развитии решений. При этом большая часть настроек может быть выполнена самостоятельно командой заказчика.

Довольно много внимания в решениях уделено всевозможным проверкам, сокращению числа ошибок пользователей, информированию о неверных действиях и т.д. Это позволяет новым сотрудникам быстрее начать работу в системе и облегчает работу 1-й линии поддержки.

Большинство решений поддерживает удаленный режим работы для пользователей, находящихся вне офиса, в том числе работу через iPad.

С 2009 года по настоящий момент в «Новартис Фарма» компанией Digital Design внедрены следующие решения:

  • iContractManagement – согласование договорных документов;
  • iInvoicing – регистрация финансовых документов и мониторинг их оплаты;
  • iPreboarding – подача и обработка заявок при приеме на работу новых сотрудников;
  • iFTP – процессы взаимодействия с докторами в рамках научно-образовательной деятельности, охватывающие полный цикл от заключения договора до оплаты услуг по актам;
  • iTravel – обработка заявок на командировки.

iContractManagement

  • Автоматизация согласования договорной документации
  • Создание архива договорных документов
  • Контроль исполнительской дисциплины
  • В системе работают около 100 пользователей
  • Система охватывает практически все подразделения компании
  • За 4 года существования системы в ней было обработано более 10 000 документов

iInvoicing

  • Ведение базы данных и накопление архива первичных документов
  • Расчет плановой даты оплаты с использованием платежного календаря
  • Мониторинг статусов оплаты входящих счетов
  • Контроль сроков платежей
  • Интеграция с SAP
  • Информирование сотрудников о факте оплаты или возникающих проблемах с оплатой

iPreboarding

  • Оптимизация приема на работу нового сотрудника
  • Согласование заявок на заведение нового сотрудника в службах HR, финансовой, административной, ИТ и других
  • Рассылка стандартных шаблонов писем и гибкие механизмы по их изменению
  • Интеграция с 1С и SAP HRCore

iFTP

  • Создание и хранение договоров, заключенных с докторами и приложений к ним
  • Создание, согласование и передача в оплату актов оказания услуг в рамках научно-образовательной деятельности
  • Более 500 пользователей системы, большая часть которых работает удаленно
  • Большая часть пользователей работает с решением удаленно с использованием iPad
  • Интеграция с SAP
  • Полная автоматизация процесса взаимодействия с докторами, от заключения договора до оплаты актов по выполненным работам и генерации итогового отчета НДФЛ

iTravel

  • Создание заявок на командировки с указанием предпочтений по билетам, проживанию, трансферу и оформлению визы
  • В процесс вовлечены сотрудники компании поставщика услуг по организации деловых поездок
  • Обеспечение доступа сотрудников к функциям системы с использованием iPad
  • Печать из системы приказа на командировку с указанием даты электронного одобрения
  • Встроенные механизмы контроля за расходами компании и нарушением политики компании в части деловых поездок

«Проведенная автоматизация позволила значительно упростить работу сотрудников «Новартис Фарма», заметно сократив время, затрачиваемое на выполнение повседневных операций. Единая точка входа – корпоративный портал — сделала взаимодействие с системами простым и удобным. В наших планах дальнейшее развитие автоматизации и охват еще большего числа управленческих и сервисных процессов», — Константин Смирнягин, Pharma Russia CIO.

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных