Автоматизация удаленного обслуживания клиентов и партнеров

Специальный депозитарий ИНФИНИТУМ

Открытое акционерное общество «Специализированный депозитарий «ИНФИНИТУМ» (до 23 января 2008 года – ОАО «СПЕЦДЕП») – один из ведущих универсальных специализированных депозитариев России. Основной вид деятельности Специализированного депозитария «ИНФИНИТУМ» – предоставление полного комплекса депозитарных услуг и услуг специализированного депозитария для негосударственных пенсионных фондов (НПФ), акционерных инвестиционных фондов (АИФ) и всех типов паевых инвестиционных фондов (ПИФ), а также ведение реестра владельцев инвестиционных паев ПИФ.

По данным рейтинга ПАРТАД (Профессиональной ассоциации регистраторов, трансфер-агентов и депозитариев) «ИНФИНИТУМ» относится к группе самой высокой надежности ААА, входит в ТОП-10 крупнейших специализированных депозитариев и ТОП-30 крупнейших депозитариев России.

Финансы, банки, страхование

Москва

Начало проекта: 2007 год

Динамичный рост клиентской базы, стремление к повышению качества обслуживания и прозрачности бизнес-процессов привели руководство компании к необходимости создания долгосрочной стратегии построения высокотехнологичной инфраструктуры. Требовалась эффективная схема оперативного взаимодействия с клиентами и партнерами, разработанная с учетом отраслевой специфики и в соответствии с профессиональными стандартами, утвержденными ПАРТАД.

В рамках внедрения автоматизированной системы управления дистанционным обслуживанием планировалось решить следующие задачи:

• построение единого механизма создания, хранения и обработки заявок клиентов;
• мониторинг обработки заявок клиентов в реальном времени и контроль их исполнения;
• обеспечение защиты передаваемой по общедоступным сетям информации.

В результате анализа существующих на рынке предложений выбор клиента остановился на решении, разработанном специалистами компании Digital Design на базе линейки продуктов Microsoft и DocsVision.

Решающими факторами при выборе системы стали:

• соответствие предлагаемого решения корпоративному стандарту использования технологий Microsoft;
• возможность самостоятельного сопровождения и модификации процессов и запуска новых сервисов.

Проект по внедрению системы управления удаленным обслуживанием клиентов осуществлялся в 2 этапа: параллельно проходили автоматизация работы канцелярии на платформе управления документами и бизнес-процессами DocsVision и разработка web-портала на базе Microsoft SharePoint Portal Server. Затем была выполнена интеграция портала с существующей системой автоматизации депозитарного учета FANSY.

На первом этапе специалистами Digital Design были решены следующие задачи:

• построено электронное хранилище документов;
• автоматизирована регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• автоматизированы процессы формирования, рассылки и контроля исполнения резолюций и поручений по документам;
• реализованы возможности построения отчетов по документам и контролю исполнительской дисциплины.

В рамках второго этапа проекта был создан портал для обмена электронными документами с клиентами. Кроме того, система DocsVision была интегрирована с внутренней системой учета компании – программными комплексами семейства FANSY. Защита передаваемой информации была обеспечена с помощью цифровой подписи и шифрования.

В созданной системе управления дистанционным обслуживанием клиентов были реализованы следующие функциональные возможности:

• организация удаленного взаимодействия с клиентами через web-портал и электронную почту;
• регистрация, обработка и хранение заявок от клиентов;
• передача документов для исполнения сотрудникам депозитария и получение результатов обработки документов;
• контроль обработки заявок со стороны клиентов через персональную web-страницу;
• контроль результатов взаимодействия сотрудников компании с клиентами;
• передача информации о заявках клиентов и о результатах их исполнения за счет двусторонней интеграции с существующей учетной системой;
• защита передаваемой информации с помощью электронно-цифровой подписи и средств шифрования;
• формирование статистических отчетов по результатам работы отдела обслуживания клиентов.

Система допускает работу до 50 пользователей одновременно. Для каждого клиента реализованы персональные разделы web-сайта, содержащие типовые формы для подготовки запросов и распоряжений и предоставляющие периодически обновляемую информацию об их состоянии.