Внедрение мобильного решения «Информационная система коллегиальных органов «Ареопад»

ФосАгро

«ФосАгро» – один из ведущих мировых производителей фосфорсодержащих удобрений. Группа является крупнейшим мировым производителем высокосортного фосфорного сырья и вторым в мире (без учета Китая) производителем аммофоса и диаммонийфосфата (по данным Fertecon). Выручка компании за 2016 год составила 187,74 млрд руб.

Химическая промышленность

Москва

Начало проекта: 2017 год

Члены коллегиальных органов управления компании «ФосАгро» взаимодействовали через несколько каналов: видеоконференцсвязь для общения, электронные рассылки или сетевые папки для ознакомления с материалами по вопросам повестки дня, и бумажные документы в ходе совещаний. На подготовку совещаний, внесение изменений в материалы, подведение итогов требовалось много времени. Процессы, которые выполняли секретари, члены совета директоров ПАО «ФосАгро» и комитетов при нем, члены правления АО «ФосАгро-Череповец», нуждались в автоматизации, а взаимодействие сотрудников – в структурированности.

Задачи:

• Обеспечить оперативность принятия решений за счет автоматизации рутинных процессов.
• Обеспечить мобильность сотрудников – возможность участвовать в процессе совещания удаленно из любой точки мира.
• Обеспечить безопасный и легкий доступ к материалам заседаний.

Для решения задач компания «Диджитал Дизайн» предложила «Информационную систему коллегиальных органов «Ареопад», соответствующее всем требованиям функциональности, безопасности, оперативности и мобильности. Подключаться к ней можно через мобильное приложение на планшетных устройствах с возможностью онлайн и офлайн работы или посредством веб-клиента, доступного из браузера. Решение позволяет работать с графиками заседаний в электронном календаре, получать уведомления о новых событиях, принимать участие в голосованиях, просматривать состав коллегиальных органов и необходимую информацию о заседаниях, включая материалы в различных форматах, автоматический формировать протокол по итогам заседаний.

Прямым результатом этого проекта стало сокращение трудозатрат на организацию совещаний. Члены правления получили возможность удаленно участвовать в заседаниях и голосовании из любой точки мира, секретари получили удобный инструмент управления совещаниями. В целом процесс принятия решений стал проще и прозрачней.

На начало 2018 года системой пользуются 15 членов коллегиальных органов и 2 секретаря.

«Хотела бы отметить слаженную работу проектной команды и представителей разработчика – «Диджитал Дизайн» в период внедрения. Бесспорным достоинством системы является возможность экономии бесценного и невозобновляемого ресурса – времени.
В результате проекта мы получили удобное распределенное пространство для работы членов коллегиальных органов управления с возможностью подключения из разных точек мира»

Жанна Бесенкова —
Начальник секретариата управления документационного обеспечения АО «ФосАгро-Череповец»