«АЛРОСА» - Внедрение информационной системы коллегиальных органов «Ареопад»

АЛРОСА

Компания «АЛРОСА» – крупнейший мировой производитель алмазов, публичная компания с государственным участием. Органами управления компанией при принятии стратегически важных решений являются Наблюдательный Совет, комитеты при Наблюдательном Совете и Правление.

Промышленность

Москва

Начало проекта: 2019 год

Для повышения оперативности и удобства их работы АЛРОСА внедрила в 2019 году комплексную систему цифрового обеспечения работы коллегиальных органов управления – информационную систему коллегиальных органов «Ареопад» (ИСКО «Ареопад»), разработанную компанией «Диджитал Дизайн».

Данная система предусматривает полностью автоматизированный цикл документооборота, начиная с формирования повестки, материалов к заседаниям и заочным голосованиям, заканчивая формированием итогового протокола. Это позволяет членам коллегиальных органов знакомиться с материалами заседаний и заочных голосований в режиме «онлайн», что существенно упрощает работу с документацией и повышает оперативность управления бизнес-процессами.

Функционал корпоративного секретаря представляет собой веб-клиент системы, в котором можно создавать заседания, приглашать участников, настраивать уведомления, загружать материалы повестки, автоматически формировать протокол заседания в корпоративном шаблоне - то есть полностью управлять подготовкой и проведением заседаний. Система обладает повышенной степенью защиты данных, имеет простой и удобный интерфейс для использования на мобильных устройствах.

В 2020 году было произведено обновление ИСКО «Ареопад» до новой версии и выполнен ряд работ по развитию системы для повышения удобства пользователей. Были расширены функциональные возможности: например, теперь можно корректировать активные совещания, формулировать вопросы и при каждом изменении информировать о них пользователей. В обновленной системе секретарь может добавлять комментарии к материалам и формировать аналитические отчеты с возможностью гибкой настройки, все пользователи могут отслеживать версионность документов в мобильном клиенте и категоризировать вопросы для корректного формирования повесток.

В дальнейшем планируется внедрение еще одного крупного модуля – библиотеки, в которой будет храниться база внутренних нормативных документов, утвержденных коллегиальными органами. Также в системе будет реализована опция по обзору законодательства в сфере корпоративного управления.