«Стройгазконсалтинг» - Внедрение системы электронного документооборота

Стройгазконсалтинг

«Стройгазконсалтинг» (СГК) — ведущая российская компания, специализирующаяся на строительстве и инжиниринге. СГК ведет обустройство нефтегазоконденсатных месторождений, строительство и капитальный ремонт трубопроводов, автомобильных дорог.

Нефтегазовая и химическая промышленность

Санкт-Петербург

Начало проекта: 2017 год

Цели проекта:

• Повысить операционную эффективность компании за счет улучшения процессов документооборота.
• Сократить время согласования документов за счет упрощения процедуры.
• Сократить объем бумажных носителей в документообороте компании и дочерних обществ.
• Сократить операционные затраты на делопроизводство за счет устранения дублирования операций и улучшения возможностей по оперативному информированию сотрудников о документах и связанных с ними управленческими и деловыми процессами.
• Усилить контроль и повысить уровень исполнительской дисциплины.

В качестве решения была выбрана система электронного документооборота на базе отечественной платформы Docsvision. Система имеет централизованную архитектуру, ее внедрение проводилось в главном офисе компании, расположенном в Санкт-Петербурге. В настоящее время в СЭД работает вся территориально распределенная по России сеть офисов предприятия ООО «Стройгазконсалтинг».

По требованию заказчика новая система должна была заработать через три месяца от начала работ, поэтому команде пришлось отказаться от привычного метода выполнения проекта – «водопадного», который включает настройку, отладку «на берегу», тестирование и только потом запуск в опытно-промышленную эксплуатацию. Работа над проектом осуществлялась по принципу методологии «гибкой разработки» – сперва запустили систему с функциональностью, затрагивающую только основные бизнес-процессы. После чего все участники проекта (а это 1000 пользователей), получившие доступ к системе на этапе опытно-промышленной эксплуатации, внесли свои предложения и комментарии, тем самым помогли оперативно устранить замечания и довести программу до эксплуатационной готовности.

В рамках проекта были разработаны модули для автоматизации основных процессов документооборота:

• Входящие документы;
• Исходящие документы;
• Служебные записки;
• Внутренние документы;
• Архив;
• Доверенности.

Новая СЭД охватила не только функции делопроизводства, но и автоматизировала ряд бизнес-процессов:

• Организационно-распорядительные документы;
• Протоколы совещаний, план мероприятий, работы коллегиальных органов.

В связи с новой системой мотивации персонала возникла необходимость автоматизировать контроль исполнительской дисциплины и управление заданиями. Новая СЭД позволила создавать отчеты, отображающие все нужные для оценки эффективности персонала данные, а также контролировать сроки согласования проектов документов.

Помимо Windows-клиента в ходе проекта был внедрен Web-клиенты для большего удобства пользователей и для легкого масштабирования системы.