Почта России | Автоматизация внутреннего аудита

ФГУП «Почта России» – российская государственная компания, предоставляет услуги почтовой связи в России и по всему миру.

Почта России сегодня это:

– 350 000 сотрудников;
– 42 000 почтовых отделений;
– 6 500 000 посетителей приходят на почту ежедневно;
– > 1 000 000 посылок доставляет ежедневно;
– 6 700 000 писем и счетов ежедневно приходит адресатам.

Ситуация

Почта России стремится стать эффективной и технологичной компанией, поставщиком почтовых услуг нового поколения. Внутренний аудит помогает предприятию достичь поставленных целей, реализовать все амбициозные планы, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.

За год на Почте России могут проходить десятки внутренних проверок. В структуру ФГУП «Почта России» входят центральный аппарат управления, состоящий из 22 подразделений (дирекции, департаменты, секретариат) и 10 макрорегиональных филиалов (МРФ), 42 000 отделений почтовой связи. Службе внутреннего аудита компании такого масштаба требовался гибкий инструмент для оптимизации процессов проведения внутренних аудитов и позволяющий оперативно реагировать на имеющиеся недостатки и потенциальные риски, с целью и повышения эффективности управления финансово-хозяйственной деятельностью компании.

Цели

Для выполнения принятой стратегии развития предприятия до 2018 года, необходимо было внедрить систему для автоматизации деятельности подразделений департамента внутреннего аудита, которая позволила повысить эффективность и качество выполнения контрольно-проверочных мероприятий.

Основные цели проекта:

  • Повышение эффективности и качества проведения мероприятий ДВА.
  • Создание единой рабочей среды для проведения проверок (аудитов), формирования отчётности, мониторинга результатов проверок (аудитов), хранения документации.
  • Внедрение современных инструментов для проведения проверок (аудитов), автоматического формирования отчётных форм.
  • Мониторинг результатов выполнения мероприятий по результатам контрольных мероприятий с целью устранения нарушений.
  • Улучшение контроля за выполнением аудиторских процедур, распределением ресурсов.
  • Повышение эффективности средств анализа информации и её систематизации, оперативное получение данных о длящихся и завершённых проверках, выявленных недостатках.
  • Обеспечение безопасности и конфиденциальности информации.
  • Внедрение единых методологических подходов в ДВА и организации риск-ориентированной деятельности.
Решение

На конкурсной основе в качестве платформы для автоматизированной системы было выбрано платформенное решение АВАКОР («Автоматизация внутреннего аудита, контроля и оценки рисков»), разработанное компанией «Диджитал Дизайн».

Система, созданная на базе АВАКОР (обеспечила автоматизацию основных процессов внутреннего аудита:

  • годовое и оперативное планирование деятельности ВА,
  • подготовка и проведение аудиторских проверок,
  • формирование отчетов по результатам проверок с использованием механизмов автоматической сборки отчетности,
  • управление мероприятиями по устранению выявленных нарушений совместно с менеджментом компании.

Реализованные процессы в АВАКОР Почты России:

Все процессы в системе реализованы на основе лучших практик, в соответствии с международными и российскими стандартами и требованиями регуляторов.

Этапы проекта
Результат

После ввода в опытно промышленную эксплуатацию значительно сократилось время подготовки отчетности по проверке с нескольких недель до нескольких дней, обеспечен контроль качества за счёт автоматизированного сбора рабочих документов в режиме реального времени выполнения аудиторской проверки. Внедрение системы позволило повысить исполнительскую дисциплину бизнес-подразделений за счёт автоматизированного мониторинга выполнения рекомендаций по результатам контрольных мероприятий.

АВАКОР стал единой базой знаний, необходимой для принятия управленческих решений на основе оперативных и аналитических данных аудиторских проверок, а также инструментом для оперативного взаимодействия сотрудников всех подразделений ВА, включая филиалы. Система, обеспечивает конфиденциальность и безопасность используемых данных, за счет централизованной обработки и многоуровневой модели разграничения прав доступа.

Главными результатами первого этапа проекта по созданию информационной системы внутреннего аудита стали:

  • повышение эффективности планирования и распределения ресурсов;
  • автоматизация «рутинных», типовых процедур, связанных с документированием контрольных (аудиторских) процедур, подготовкой отчётов по результатам проверок (аудитов);
  • оперативное принятие решений по результатам проверочных мероприятий;
  • адаптивность бизнес-процессов;
  • соответствие стандартам и единым правилам проведения аудиторской проверочной деятельности;
  • централизованная обработка и хранение данных;
  • конфиденциальность и безопасность;
  • оперативный контроль за ходом выполнения проверок.
Отзыв
«Цель проекта – добиться гибкости и быстроты реакции на изменения внутренней среды компании. Использование АВАКОР обеспечивает гарантию качества проведения внутреннего аудита, а, следовательно, и качества бизнес-процессов, что позволяет нам повысит уровень зрелости процессов организации».

Наталия Хмылова, директор по внутреннему контролю Почты России
Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных