Модернизация СЭД

Росморпорт

«Росморпорт» — это Федеральное государственное унитарное предприятие, содействующее развитию морской транспортной инфраструктуры России и повышению конкурентоспособности российских морских портов. В сферу ответственности организации входит активное участие в реализации федеральных целевых программ развития морского транспорта РФ, а также оказание услуг по обеспечению безопасности мореплавания в акваториях морских портов. На сегодняшний день ФГУП «Росморпорт» состоит из центрального аппарата и 18 филиалов, расположенных на территории 19 субъектов Российской Федерации, в которых работают более 6 тысяч человек.

Официальный портал «Росморпорт» http://www.rosmorport.ru/

Другое

Москва

Начало проекта: 2013 год

На момент запуска проекта по развитию системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии уже было внедрено решение на базе платформы Docsvision, которое предназначалось для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, хранением и учётом документов, выполнением заданий.

Внедрение решения осуществлялось для достижения следующих целей:

• повысить эффективность процессов управления в центральном аппарате (ЦА) ФГУП, а также удобство работы руководства в системе;
• обеспечить возможность автоматизации процессов согласования;
• сократить сроки обработки документов;
• снизить трудоемкость операций, связанных с делопроизводством, увеличить производительности труда работников.

Для достижения поставленных целей было выбрано решение на платформе Docsvision 4.5, разработанное компанией «ДИДЖИТАЛ ДИЗАЙН», позволяющее оптимизировать решаемые существующей СЭД задачи, а также расширить ее функциональность.

Внедренное решение обеспечивает:

• оптимизацию и автоматизированную поддержку регламентов в рамках внедрения электронного документооборота в подразделениях ФГУП «Росморпорт»;
• автоматизацию процессов согласования документов;
• сокращение сроков подготовки, рассмотрения и исполнения документов за счет повышения скорости доведения документов до исполнителей, предоставления сотрудникам доступа к информации о ходе исполнения документов;
• прозрачность движения документов и возможность динамического отслеживания состояния исполнения документов до уровня конечных исполнителей;
• повышение эффективности работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций.

Проект внедрения длился 4 месяца и был разбит на 3 этапа.

1 этап (октябрь-ноябрь 2013)

Обследование, разработка частного технического задания на модернизацию СЭД.

2 этап (ноябрь-декабрь 2013)

Модернизация системы электронного документооборота, тестовая эксплуатация, настройка приложения «АРМ руководителя» на 5 пользователей, тестовая эксплуатация.

3 этап (январь-февраль 2014)

Обучение пользователей, сопровождение опытной эксплуатации (290 сотрудников).

Модернизация системы обеспечила для ФГУП «Росморпорт» возможность перехода на безбумажный документооборот. В Системе реализована автоматизация процессов согласования, что, в свою очередь, снижает трудозатраты работников предприятия и нацелено на ускорение выполнения задач конечным исполнителем.