Федеральное агентство по рыболовству | Решение для автоматизации ДО

О заказчике

Федеральное агентство по рыболовству (Росрыболовство) является федеральным органом исполнительной власти России. Его основным функциями являются контроль и надзор за водными биологическими ресурсами и средой их обитания во внутренних водах Российской Федерации и за обеспечением безопасности мореплавания судов рыбопромыслового флота и аварийно-спасательных работ в районах промысла при осуществлении рыболовства.В состав агентства входят Центральный аппарат в Москве и 21 территориальное управление по всей России.

Ситуация

Росрыболовство является территориально распределенным органом власти с интенсивным документооборотом и разнообразными деловыми процессами. Для повышения эффективности работы агентства были необходимы современные ИТ-решения, которые могли бы автоматизировать работу с документами и поручениями, обеспечить быстрый и простой доступ к необходимой информации как сотрудникам Центрального аппарата, так и работникам территориальных управлений.

Цели и задачи проекта

  • Увеличение эффективности работы с документами
  • Повышение исполнительской дисциплины
  • Объединение разрозненных информационных ресурсов агентства
  • Создание единого информационного пространства для сотрудников Росрыболовства
  • Повышение эффективности и обеспечение прозрачности управленческих процессов

Решение

Специалисты Digital Design разработали и внедрили комплексное решение, состоящее из трех интегрированных между собой систем: системы электронного документооборота, единого ведомственного портала и электронной библиотеки. Пользователями решения являются сотрудники Центрального аппарата Федерального агентства по рыболовству и всех его территориальных управлений.

Система электронного документооборота

СЭД Росрыболовства создана на платформе Docsvision и предназначена для автоматизации основных процессов делопроизводства и документооборота агентства:

  • регистрация входящей, исходящей, внутренней корреспонденции;
  • автоматизация документооборота между Центральным аппаратом агентства и его территориальными управлениями;
  • подготовка и доведение резолюций до уровня конечных исполнителей, контроль исполнения;
  • формирование отчетности об объемах документооборота и исполнении поручений, а также внешней отчётности для Администрации Президента РФ;
  • согласование документов;
  • комплексная автоматизация архивного делопроизводства.

СЭД Росрыболовства интегрирована с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), что обеспечивает автоматизацию документооборота с другими органами государственной власти.

Пользователями системы электронного документооборота являются около 250 сотрудников агентства.

Единый ведомственный портал

Единый ведомственный портал Росрыболовства предназначен для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам, создания и хранения персональной рабочей информации, автоматизации различных заявок, совместной работы. Система реализована на базе Microsoft SharePoint Server.

Единый ведомственный портал обеспечивает:

  • доступ к корпоративной информации (организационная структура, справочник сотрудников, дни рождения и т.д.);
  • совместную работу с документами (возможность совместного редактирования, просмотр истории версий, сбор отзывов на документы);
  • автоматизацию управления проектами (реестр проектов, управление этапами и задачами, различные отчеты по проектной деятельности агентства);
  • управление служебными поручениями;
  • автоматизация подачи и обработки заявок на командировки, отпуск, в ИТ-службу и техническую поддержку и др.

Единый ведомственный портал Росрыболовства интегрирован с системой отраслевой нормативно-справочной информации, содержащей различные международные, российские и внутренние справочники и классификаторы. Кроме того, решение интегрировано с Microsoft Exchange Server, что обеспечивает отображение на портале папок «Мои задачи», «Мои контакты», «Мой календарь», «Входящие».

Пользователями портала являются все сотрудники агентства (около 200).

Электронная библиотека

Электронная библиотека разработана на базе платформы Docsvision и обеспечивает Федеральному агентству по рыболовству, его территориальным управлениям, подведомственным организациям и другим отраслевым структурам хранение и доступ к разноформатной информации, существующей изначально как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

Система решает задачи:

  • объединение разрозненных информационных ресурсов Федерального агентства по рыболовству в целостное информационное пространство;
  • обеспечение возможности поиска и оперативного доступа к накопленной и постоянно пополняемой информации;
  • обеспечение удобного многоцелевого использования имеющихся документов и их значимых частей, в том числе, повторного использования имеющихся материалов;
  • поэтапное объединение фондов Федерального агентства по рыболовству и подведомственных организаций, а также подключение к работе в системе пользователей из территориальных управлений и других федеральных органов исполнительной власти.

Проект в цифрах

  • Пользователями систем являются около 250 сотрудников агентства
  • В электронной библиотеке хранятся более 15 000 документов
  • В СЭД обрабатывается около 9 000 документов в месяц
  • Среднее время доведения поручения до конечного исполнителя снизилось с нескольких часов до нескольких минут для срочных документов и до нескольких часов для обычных
  • Количество телефонных звонков в Административное управление для получения справочной информации снизилось на порядок

«Реализованное решение заметно упростило работу в агентстве. Теперь поиск нужных материалов и документов занимает гораздо меньше времени, и сотрудники могут сосредоточиться непосредственно на своих основных задачах. Внедренная система электронного документооборота позволила сократить время доведения поручения до конечного исполнителя. Отдельно стоит отметить улучшение инструментов контроля исполнительской дисциплины».

Ланин Владислав Васильевич, заместитель начальника Административного управления Федеральное агентство по рыболовству

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных