Специалисты Digital Design разработали и внедрили комплексное решение, позволяющее достичь таких целей, как:
Данное решение состояло из трех интегрированных между собой систем: системы электронного документооборота, единого ведомственного портала и электронной библиотеки. Пользователями решения стали сотрудники Центрального аппарата Федерального агентства по рыболовству и всех его территориальных управлений.
Система электронного документооборота
СЭД Росрыболовства создана на платформе Docsvision и предназначена для автоматизации основных процессов делопроизводства и документооборота агентства:
- регистрация входящей, исходящей, внутренней корреспонденции;
- автоматизация документооборота между Центральным аппаратом агентства и его территориальными управлениями;
- подготовка и доведение резолюций до уровня конечных исполнителей, контроль исполнения;
- формирование отчетности об объемах документооборота и исполнении поручений, а также внешней отчётности для Администрации Президента РФ;
- согласование документов;
- комплексная автоматизация архивного делопроизводства.
СЭД Росрыболовства интегрирована с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), что обеспечивает автоматизацию документооборота с другими органами государственной власти. Пользователями системы электронного документооборота являются около 250 сотрудников агентства.
Единый ведомственный портал
Единый ведомственный портал Росрыболовства предназначен для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам, создания и хранения персональной рабочей информации, автоматизации различных заявок, совместной работы. Система реализована на базе Microsoft SharePoint Server.
Ведомственный портал обеспечивает:
- доступ к корпоративной информации (организационная структура, справочник сотрудников, дни рождения и т.д.);
- совместную работу с документами (возможность совместного редактирования, просмотр истории версий, сбор отзывов на документы);
- автоматизацию управления проектами (реестр проектов, управление этапами и задачами, различные отчеты по проектной деятельности агентства);
- управление служебными поручениями;
- автоматизация подачи и обработки заявок на командировки, отпуск, в ИТ-службу и техническую поддержку и др.
Портал интегрирован с системой отраслевой нормативно-справочной информации, содержащей различные международные, российские и внутренние справочники и классификаторы. Кроме того, решение интегрировано с Microsoft Exchange Server, что обеспечивает отображение на портале папок «Мои задачи», «Мои контакты», «Мой календарь», «Входящие». Пользователями портала являются все сотрудники агентства (около 200).
Электронная библиотека
Электронная библиотека разработана на базе платформы Docsvision и обеспечивает Федеральному агентству по рыболовству, его территориальным управлениям, подведомственным организациям и другим отраслевым структурам хранение и доступ к разноформатной информации, существующей изначально как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Электронная библиотека решает задачи:
- объединения разрозненных информационных ресурсов Федерального агентства по рыболовству в целостное информационное пространство;
- обеспечения возможности поиска и оперативного доступа к накопленной и постоянно пополняемой информации;
- обеспечения удобного многоцелевого использования имеющихся документов и их значимых частей, в том числе, повторного использования имеющихся материалов;
- поэтапное объединение фондов Федерального агентства по рыболовству и подведомственных организаций, а также подключение к работе в системе пользователей из территориальных управлений и других федеральных органов исполнительной власти.
