Внедрение и поддержка СЭД Docsvision

РКС-Энерго

Крупная энергетическая компания Ленобласти «РКС-Энерго». «РКС-энерго» обеспечивает электроэнергией более 800 000 человек, свыше 9 000 юридических лиц, включая крупную промышленность, а также большинство бюджетных учреждений и коммунальных предприятий, расположенных в крупных городах Ленинградской области. В состав компании входят 18 отделений, более 37 обслуживаемых населенных пунктов. Центральный офис компании «РКС-энерго» находится в Санкт-Петербурге.

Топливно-энергетический комплекс

Ленинградская область

Начало проекта: 2012 год

Офисы компании «РКС-Энерго» расположены в 37 населенных пунктах Ленинградской области, и несмотря на локальность, пересылка бумажных документов между филиалами и центральным офисом занимала много времени, а их количество могло достигать нескольких тысяч документов в месяц. Пересылка бумажных документов осуществлялась курьерами, взаимодействие по согласованию документов было разрозненным, через электронную почту или другие каналы коммуникации.

Задачи:

• Создать единую централизованную систему документооборота для головного офиса и всех районных отделений «РКС-энерго» с целью автоматизации делопроизводства и согласования хозяйственных договоров.
• Снизить объем бумажных документов; ускорить и упорядочить процесс взаимодействия филиалов.

Процесс перехода на безбумажный документооборот компания запустила в 2012 году, внедрив систему электронного документооборота на базе Docsvision 4.5. К системе были подключены все подразделения и сотрудники компании. Для высшего руководства было разработано мобильное рабочее место для работы в системе с помощью планшетов.

Система электронного документооборота охватывает следующие процессы в ООО «РКС-энерго»:

• Регистрация, рассмотрение и исполнение входящей корреспонденции.
• Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и отправка исходящей корреспонденции.
• Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и исполнение распорядительных документов.
• Работа со служебными записками: подготовка, согласование, рассмотрение, исполнение.
• Подготовка и согласование хозяйственных договоров.
• Контроль исполнительской дисциплины.

Внедрением системы проект по снижению объема бумажных документов не ограничился, после успешного завершения проекта команда «Диджитал Дизайн» в течение 5 лет осуществляла техническую поддержку системы, в рамках которой проводились работы по модернизации и развитию системы. В 2017 году был реализован проект по обновлению платформы до актуальной версии Docsvision 5.4.

Благодаря проекту удалось сократить время на делопроизводство, исключить потерю документов, повысить контроль за процессом согласования и исполнения, сократить расходы на пересылку бумажных документов. Другой важный момент, который удалось решить с внедрением СЭД, – упорядочивание всех поступающих документов.

«Электронный документооборот возможен только при условии, что компания ведет планомерную работу в этом направлении. Мы запустили этот процесс еще в 2012 году. В течение 5 лет осуществлялась регулярная техническая поддержка системы, в рамках которой разрабатывались новые типы документов, расширялись функции для решения новых актуальных задач и удовлетворения потребностей пользователей. В 2017 году, в результате расширения предъявляемых к программе требований, потребовалось обновление платформы. Быстро перевести бизнес-процессы практически в новую систему Docsvision 5.4 помогли специалисты «Диджитал Дизайн», которые все это время осуществляли техническую поддержку платформы»

Евгений Викторов —
Директор по информационным технологиям «РКС-энерго»