Автоматизация согласования
договорных документов

Связаться

О решении

Автоматизация согласования договорных документов – ключевая и первостепенная задача для любых организаций, вовлеченных в активную хозяйственную деятельность с внешними контрагентами.

Именно создание системы согласования договоров среди всех возможных направлений автоматизации документооборота дает наиболее значимый для бизнеса компании эффект, приводит к ускорению процессов заключения сделок и существенно снижает риски подписания контрактов на невыгодных для организации условиях.

Специалисты Digital Design реализовали сотни проектов по автоматизации контрактной работы в организациях различных отраслей и размеров. Весь наш опыт мы собрали в решении «Согласование договоров» на базе платформы Docsvision, используя best-practices лучших российских компаний.

Задачи

  • Ускорение процессов согласования договоров внутри организации и с ее контрагентами.
  • Исключение риска серьезных ошибок при согласовании и подписании договорных документов.
  • Распределение потока документов между сотрудниками согласующих подразделений в зависимости от их загрузки и специализации.
  • Доступ участников процесса согласования ко всем значимым параметрам сделок в формате «одного окна».
  • Создание и использование фонда типовых и шаблонных договоров, наиболее соответствующих интересам организации.
  • Оперативный контроль за исполнением договорных обязательств по заключенным контрактам.
  • Создание единого электронного архива всей договорной документации компании.
  • Формирование прозрачной для руководства компании картины по договорному документообороту и юридическому статусу текущих сделок.
  • Поддержка единых сквозных процессов согласования договоров в холдинговых и географически распределенных организациях.

Решение позволяет

  • Формировать на основе типовых шаблонов новые документы для согласования.
  • Согласовывать договоры, дополнительные соглашения к договорам, соглашения о расторжении, протоколы разногласий и прочие формы договорных документов.
  • Согласовывать сопроводительные документы (сметы, коммерческие условия и т.д.).
  • Подписывать согласованные документы ЭП с приданием им юридической значимости.
  • Выгружать статусы договорного документа в информационные системы предприятия (как правило в учетную систему).
  • Согласовывать закрывающие договорные обязательства пакеты документов.

Преимущества решения

  • Использование лучших практик крупных и успешных российских компаний.
  • Удобные интерфейсы для работы различных пользователей системы.
  • Работа с мобильных устройств.
  • Поддержка юридически-значимого документооборота.

Функциональные возможности

  • Поддержка последовательного, параллельного и смешанного типа согласования договорных документов.
  • Поддержка сложных, в том числе динамически вычисляемых по значениям в карточке, маршрутов согласования.
  • Использование шаблонов типовых договоров.
  • Предзаполнение полей карточки договора в зависимости от выбранного шаблона.
  • Использование механизма конструирования договоров.
  • Контроль срока согласования, напоминания и эскалация.
  • Возможность согласования через электронную почту с любого устройства.
  • Процедуры комплаенс контроля при согласовании (суммы договора, сроки действия, лимиты задолженностей).
  • Изменение условий основного договора с помощью дополнительных соглашений.
  • Передача в учетную систему условий договора (срок действия, лимит кредитной задолженности и т.д.).
  • Напоминания ответственным лицам об окончании срока действия договора.
  • Интеграция с операторами электронного документооборота (ЮЗДО).
  • Возможность реализации контроля исполнения договорных обязательств.

Архитектура

  • Windows-клиент, Web-клиент, согласование через электронную почту и мобильные рабочие места

  • Платформа Docsvision 5

  • Сервер приложений – MS Windows Server

  • СУБД – MS SQL Server

  • Интеграция с электронной почтой и корпоративными учетными системами

  • Возможность работы в географически распределенных организациях

Примеры внедрения

Первая Грузовая Компания

Первое внедрение СЭД и автоматизация процесса согласования договорной документации у заказчика было осуществлено компанией Digital Design в 2010 году, и согласование документов было реализовано только для Центрального аппарата в г. Москва. В ходе дальнейшей совместной работы были автоматизированы процессы согласования ОРД, исходящей корреспонденции и внутренних документов.

Эксперт по решению

Дмитрий Владимирович Арефьев

Руководитель направления автоматизации бизнес-процессов

Написать письмо

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики конфиденциальности и даю согласие на обработку персональных данных