О решении
Автоматизация процесса согласования договоров – ключевая и первостепенная задача для любых организаций, вовлеченных в активную хозяйственную деятельность с внешними контрагентами.
Именно создание системы согласования договоров в электронном виде среди всех возможных направлений автоматизации документооборота дает наиболее значимый для компании эффект, приводит к ускорению процессов заключения сделок и существенно снижает риски подписания контрактов на невыгодных для организации условиях. Система управления договорами повышает эффективность работы множества департаментов, среди которых тендерно-договорной отдел, отдел закупок, канцелярия, бухгалтерия, юридический отдел и другие. Автоматизация согласования договоров помогает сотрудникам, непосредственно занятым в договорном документообороте, выполнять задачи быстрее и с меньшим количеством ошибок. В свою очередь, руководству система согласования документов даёт надежный инструмент контроля статуса договоров и срока заключения сделок.
Специалисты Digital Design реализовали сотни проектов систем управления договорами для автоматизации контрактной работы в организациях различных отраслей и размеров. Весь наш опыт мы собрали в решении «Согласование договоров» на базе платформы Docsvision, используя best-practices лучших российских компаний.
Первая Грузовая Компания
Первое внедрение СЭД и автоматизация процесса согласования договорной документации у заказчика было осуществлено компанией Digital Design в 2010 году, и согласование документов было реализовано только для Центрального аппарата в г. Москва. В ходе дальнейшей совместной работы были автоматизированы процессы согласования ОРД, исходящей корреспонденции и внутренних документов.
Внедрять систему можно поэтапно, к примеру, разделив процесс по видам договоров: административно-хозяйственные договоры, договоры по основной деятельности и т.д.
Систему согласования договоров можно интегрировать с учетно-финансовыми системами компании или с ее электронным архивом (в случае, если он реализуется не на платформе СЭД, а отдельно). Интеграция с учетно-финансовыми системами позволит согласующим лицам оперативно принимать решения по согласованию документов, например, исходя из информации по остаткам на соответствующей статье бюджета, или по состоянию расчетов с контрагентом.
Интеграция с электронным архивом позволит объединить весь документооборот по сделке по принципу «единого окна» — первичная финансовая документация, переписка с контрагентом и непосредственно договорные документы будут связаны между собой с помощью взаимных ссылок.
Систему согласования договоров можно также использовать совместно с системой провайдера электронного документооборота (ЭДО), к примеру, Диадок, СБИС и т.д. В таком случае, полученные посредством ЭДО договоры от контрагента можно будет утверждать и подписывать в системе.
Кроме того, система согласования договоров может быть интегрирована с внешними информационно-поисковыми системами (к примеру, Контур.Фокус или СПАРК) в целях создания системы проверки контрагентов.
Наиболее логичным представляется автоматизация смежных функций, таких как контроль исполнения договоров, создание архива финансовых документов. Также правильным шагом может стать автоматизация претензионно-исковой деятельности, которая часто связана с исполнением компанией ее контрактных обязательств.