Интегрированная система проверки контрагентов

Связаться

О решении

Интегрированная система-позволяет повысить эффективность процесса проверки контрагентов и выявления ситуаций потенциального конфликтов интересов, выполняемый в рамках процесса согласования и исполнения договоров.

О системе

Система позволяет автоматизировать процессы работы со следующими видами договоров:

  • Доходные договоры (коммерческий блок);
  • Расходные договоры (служба закупок).

Система предполагает автоматизацию следующего верхнеуровневого процесса проверки контрагентов:

  • Все договоры до подписания подлежат рассмотрению в рамках процесса проверки контрагентов и конфликта интересов.
  • При успешном прохождении проверки по заданным критериям, договор передается на дальнейшее согласование в СЭД Заказчика. Существует матрица согласования документа, зависящая от вида договора.
  • Процедура проверки контрагента может быть встроена в процесс согласования договора на любом этапе: как в начале маршрута (первые или вторые по порядку), либо в его конце.
  • Для проведения процесса согласования в СЭД система проверки передает в СЭД следующие данные:
    • Наименование контрагента
    • Предмет договора
    • Вид договора
    • Сумма
    • Файлы договора
    • Карточка договора может быть адресована по URL

 

В общем виде процесс приведен на блок-схеме.


Справочник контрагентов и процесс авторизации контрагента может быть реализован как непосредственно в интегрированной системе проверки контрагентов, так и в СЭД Заказчика. При этом справочник контрагента должен обладать как минимум следующими реквизитами:

  • Наименование контрагента
  • Адрес контрагента (не всегда заполнено)
  • ИНН
  • Рейтинг контрагента
  • Данные об уставных документов
  • Дата окончания авторизации и другие параметры

В ходе проверки контрагентов и выявления наличия конфликта интересов реализованы следующие функции:

  • регистрация задач на проверку контрагента и выявления наличия конфликта интересов;
  • ведение реестра задач на проверку контрагента и выявления наличия конфликта интересов;
  • автоматическое создание записи контрагента;
  • выполнение запроса к информационно-поисковой системе для получения информации по контрагенту;
  • выполнение автоматизированного расчета и присвоения рейтинга контрагента и риска сделки на основании результатов проверки;
  • автоматизированное формирование шаблона заключения по контрагенту с возможностью внесения изменений со стороны оператора;
  • автоматический поиск совпадений записей ответственных за договор сотрудников и данных об учредителях контрагента (сверка данных по контрагенту и ответственному);
  • регистрация результатов проверки о наличии или отсутствии конфликта интересов;
  • автоматизированное формирование шаблона рекомендаций в управление безопасности с возможностью внесения изменений со стороны оператора.

Задача на проверку контрагента и выявления наличия конфликта интересов предполагает использование следующих данных:

  • Проектный номер договора
  • Предмет договора
  • Наименование контрагента
  • ИНН контрагента
  • Перечень сотрудников Заказчика, назначенных ответственными за ведение сделки (договора)
  • Срок исполнения
  • Ответственный от СВК
  • Статус исполнения задачи

Перечень атрибутов задачи может быть адаптирован под специфические требования Заказчика в ходе выполнения проекта по внедрению Системы.

 

В Системе реализована возможность создания карточки контрагента на основании карточки задачи на проверку контрагента, с использованием данных, передаваемых из СЭД Заказчика в Систему:

  • Система поддерживает список «Доверенных контрагентов», успешно прошедших процедуру авторизации.
  • Для автоматизированной загрузки существующей базы контрагентов в Системе предусмотрена функциональность первичной загрузки справочника авторизованных контрагентов из файла в формате MS Excel.
  • Новая задача на проверку контрагента может быть сформирована автоматически в Системе (при наличии интеграции с СЭД) или в ручном режиме. Система поддерживает возможность рассылки информационных уведомлений о поступлении новой задачи на проверку контрагента по каналам корпоративной электронной почты Заказчика.

Возможности системы

Проверка контрагентов в информационно-поисковых системах
Регистрация результата проверки по контрагенту
Присвоение рейтинга надежности, риска контрагента

Проверка контрагентов в информационно-поисковых системах

  • Система позволяет выполнять запрос данных по контрагенту во внешних информационно-поисковых системах;
  • По нажатию кнопки «Запросить данные по контрагенту в ИПС проводиться запрос в ИПС (Контур.Фокус) по ИНН и автоматическое заполнение карточки контрагента данными, полученными из ИПС;
  • По итогам запроса в ИПС, в карточке контрагента в Системе также формироваться ссылка на КАД Арбитр, на основе ИНН контрагента, для возможности оперативного ознакомления с историей судебных дел;
  • По каждому контрагенту существует возможность вручную установить признак «Контрагент с низким риском» и «Контрагент МУП/ГУП»;

Регистрация результата проверки по контрагенту

По результатам выполненной проверки контрагента в Системе, в карточке контрагента регистрируются результаты проверки для формирования оценочных рейтингов контрагентов.

Набор атрибутов для регистрации результатов должен быть определен на этапе проекта по внедрению Системы и исходить из специфики бизнес-процесса Заказчика.

Присвоение рейтинга надежности, риска контрагента

  • В Системе реализована возможность присвоения контрагенту Рейтинга надежности по результатам проверки;
  • Рейтинг надежности контрагента может принимать три значения:
    • Рейтинг А – «нейтральный рейтинг надежности»;
    • Рейтинг B – «отрицательный рейтинг надежности»;
    • Рейтинг С – «критический рейтинг надежности».
  • В Системе может быть настроена возможность автоматического расчета Рейтинга на основе бальной системы оценки, в случае наличия соответствующих данных по контрагенту в ИПС (прочие оценочные параметры, не получаемые из ИПС, заполняются вручную);
  • Рейтинг контрагента верифицируется ответственным сотрудником, но не проходит формального процесса согласования и утверждения;
  • В Системе ведется история присвоения Рейтингов надежности по контрагентам в разрезе договоров;
  • Пересмотр Рейтинга контрагента производится при появления новой задачи на проверку контрагента по конкретному договору. по факту получения результатов проверки, либо на периодической основе.

Существует возможность внесения рекомендации по контрагенту.

Проверка сотрудников на аффилированность и конфликт интересов
Работа с контрагентом после заключения договора (сделки)
Статистическая и аналитическая отчетность

Проверка сотрудников на аффилированность и конфликт интересов

Для проведения проверок сотрудников на аффилированность в Системе реализованы следующие процессы:

  • Ведение справочника сотрудников
  • Проведение проверки сотрудника
  • Регистрация результатов проверки сотрудников

В системе предусмотрен справочник сотрудников с возможностью ведения следующей информации по сотруднику:

  • Фамилия
  • Имя
  • Отчество
  • Должность
  • Роль
  • Учетная запись (для работающих в системе)
  • Структурное подразделение
  • Должность
  • Взаимодействие с контрагентом
  • Договора с контрагентами
  • Результаты проверок
  • Рекомендации (комментарий)

В справочник должны быть занесены данные по всем ответственным сотрудникам, подлежащим проверке в рамках процесса контрактного документооборота.

  • Запросы по сотрудникам не отправляются во внешние системы, и проверка осуществляется по имеющейся в Системе базе контрагентов и по проверяемым в текущий момент контрагентам по ИНН и ФИО (совпадение по учредителям и аффилированным лицам).
  • В случае, если в результате проверки обнаружен факт конфликта интересов информация о наличии конфликта передается в управление безопасности.
  • Система позволяет зафиксировать факт наличия конфликта интересов, а также подготовленную рекомендацию, в карточке проверки контрагента, в заключении и в карточке сотрудника.

Работа с контрагентом после заключения договора (сделки)

На этапе работы с контрагентом в рамках исполнения заключенных договоров в Системе предусмотрена возможность отслеживания и фиксирования значимых событий в процессе работы по договору (сделке).

В Системе предусмотрена возможность регистрации истории работы с контрагентом, формализованной в виде текстового поля в карточке контрагента и карточке договора, с отображением дополнительной информации в реестре контрагентов и реестре договоров.

Реестр контрагентов и карточка контрагента содержит следующий расширяемый набор атрибутов:

  • Наименование контрагента
  • Вид контрагента
  • Вид работ/Услуг
  • Результаты проверки по ИПС
  • Реестр связанных договоров (в карточке контрагента)
  • Рейтинг надежности контрагентов
  • Риск контрагента в разрезе договоров
  • Ссылка на досье (карточку) контрагента

Реестр договоров и карточка договора содержит следующий расширяемый набор атрибутов:

  • № Договора
  • Наименование договора
  • Контрагент
  • Стоимость
  • Дата договора
  • Статус договора
  • Проверки по договору
  • Ответственный за сделку
  • Ссылка на договор в СЭД
  • Ссылка на документы по исполнению договора

В рамках исполнения договоров в карточке договора в Системе реализована возможность прикрепления документов, подтверждающих исполнение, или возможность указания ссылок на документы в учетной системе Заказчика.

Статистическая и аналитическая отчетность

В Системе предусмотрена возможность формирования статистической и аналитической отчетности по определенному набору атрибутов. Функциональность отчетов реализована с использованием модуля конструктора отчетов перекрестного анализа данных.

Примеры отчетов, которые могут быть построены с помощью конструктора:

  • Все договоры с контрагентами;
  • Договоры с контрагентами различного рейтинга;
  • Договоры с контрагентами по степени риска.

Преимущества системы

Программное обеспечение интегрированной системы проверки контрагентов обладает следующими преимуществами:

  • обеспечивает многопользовательский режим работы;
  • предоставляет дружественный и интуитивно понятный интерфейс, обеспечивающий лёгкость освоения системы персоналом;
  • доступ к данным системы с разделением прав доступа, построенных на базе ролевой модели
  • имеет модульную структуру;
  • обеспечивает возможность сохранения (привязки) документов различных форматов в системе в процессе деятельности компании;
  • обеспечивать возможность настройки шаблонов отчётных документов и выходных форм (таблиц, справок, документов);
  • обеспечивает ведение справочной информации;
  • обеспечивает возможность доработки, расширения функциональности Системы на стадии эксплуатации без использования средств программирования.

 

Модули системы

Интегрированная Система проверки контрагентов дополнительно может включать следующие модули, расширяющие ее функциональность:

  • Простая (неисключительная) лицензия на ПО Интегрированная Система проверки контрагентов, модуль DocsVision поиска и выгрузки данных по запросу налоговых органов.
  • Простая (неисключительная) лицензия на ПО Интегрированная Система проверки контрагентов, модуль DocsVision миграции данных из внешних систем, содержащих данные о юридических лицах.
  • Простая (неисключительная) лицензия на ПО Интегрированная Система проверки контрагентов, модуль DocsVision конструктора отчетов перекрестного анализа данных из внешних источников.
  • Простая (неисключительная) лицензия на ПО Интегрированная Система проверки контрагентов, модуль DocsVision анализа больших данных и кластеризации объектов.
Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных