19 декабря 2024
На CNews вышел материал с обсуждением, как выстроить эффективный электронный документооборот в крупной организации с разветвленной структурой, офисными и мобильными сотрудниками в разных городах, руководством, которое на связи 24/7.
Опытом поделились руководители крупнейшего российского оператора платных автодорог «Объединенные Системы Сбора Платы» (ОССП): Александр Дмитриев, начальник отдела ИТ, и Дина Шебордаева, начальник отдела систем качества и отчетности. Эксперты рассказали о проекте цифровизации документооборота, реализованном компанией «Диджитал Дизайн».
Работы велись в два этапа. Решение о необходимости перехода на электронный документооборот с внедрением СЭД на платформе Docsvision компания «ОССП» приняла еще в 2017 году. В результате цифровизация охватила работу с корреспонденцией, отчётами, различными формами, реестрами платежей, приказами, доверенностями, локальными нормативными документами и договорами в части их согласования внутри организации.
На втором этапе СЭД ОССП была переведена на версию платформы Docsvision 5.5.5 с внедрением дополнительных модулей. Одним из главных преимуществ усовершенствованной системы стала возможность доступа к ней с мобильных устройств.
Мы начали использовать новый веб-клиент с полнофункциональным рабочим местом, адаптивным интерфейсом и повышенной скоростью работы. Например, время открытия карточек сейчас не превышает 2 секунд. Это облегчило работу как офисных работников и руководителей, которые могут зайти в СЭД со своего телефона в любое время, так и операционного персонала, который также имеет в ОССП доступ к системе электронного документооборота. В целом повысилась производительность процессов. Сроки согласования договоров сейчас составляют от 2 часов до 1 рабочего дня, — рассказала Дина Шебордаева.
Еще одним важным результатом стал переход к подписанию документов в системе с использованием ЭЦП и машиночитаемых доверенностей.
Для этого наша СЭД была интегрирована с сервисом оператора ЭДО «Контур.Диадок». Теперь мы обмениваемся с контрагентами документами, в том числе договорными, в привычном интерфейсе Docsvision, — отметила Дина Шебордаева. — В СЭД работает модуль машиночитаемых доверенностей. Мы создаем, импортируем и при необходимости отзываем МЧД, подписываем документы внутри СЭД с использованием МЧД, а также направляем их контрагентам (например, исходящие письма, договоры).
Вопрос с накапливающимся объемом цифрового контента был решен благодаря внедрению модуля управления архивом на базе Docsvison, созданного с учетом положений приказа Росархива №77. Эксперт подчеркнула, что и бизнес, и госсектор должны обеспечить хранение определенных документов на протяжении установленных законом сроков.
Соответственно, мы посчитали, что использование специализированного архивного модуля, основанного на требованиях приказа Росархива, нам подходит, удобно и помогает соблюдать требования законодательства РФ в части сроков хранения документов, что, например, важно при аудиторских, налоговых проверках или проверках государственной инспекции по труду, — подчеркнула Дина Шебордаева.
Эксперты ОССП рассказали, что организация продолжит совершенствовать документационное управление и планирует интегрировать СЭД с корпоративным порталом на «Битрикс24».
Работы будет выполнять компания «Диджитал Дизайн», наш постоянный партнер. Портал мы позиционируем как единую точку доступа сотрудников к корпоративным ресурсам. Новые работники, заходя на него, найдут обучающие материалы, документы, связанные с адаптацией. А остальные сотрудники — внутренние регламенты и другую корпоративную информацию, хранящуюся в СЭД, — поделился планами Александр Дмитриев.
Полный текст интервью с подробной информацией о проекте и рекомендациями экспертов читайте на сайте CNews.