8 апреля 2014
Компания Digital Design завершила проект внедрения системы электронного документооборота Docsvision 4.5 в Администрации Ленинского муниципального района Московской области. Интегрированное решение позволило перейти к электронному согласованию документов и систематизированной работе всех подразделений Администрации. Сегодня оно обеспечивает одновременную работу более 300 пользователей.
Необходимость внедрения системы была вызвана тем, что функциональность ранее используемой ведомством СЭД была весьма ограничена. По сути она фиксировала бумажный документооборот, у нее отсутствовала возможность согласования документов в электронном виде, создания электронных документов, что позволяло сотрудникам осуществлять только их регистрацию и учет. Заказчику требовалось решение, которое дает возможность самостоятельно поддерживать и создавать настройки без привлечения интеграторов и дополнительных затрат, чему СЭД Docsvision соответствует в полной мере.
Специалисты Digital Design развернули систему, обеспечив доступ к ней всем сотрудникам, провели обучение персонала и запустили реализацию тех процессов, выполнение которых ранее могло осуществляться только с использованием бумажных носителей. Дополнительно, в рамках СЭД Администрации района, был реализован функционал подключения по абонентской схеме администраций городских и сельских поселений, входящих в границы Ленинского района, муниципальных учреждений. Это позволило перевести в электронный вид межведомственный документооборот на территории всего района.
В настоящее время функциональные возможности системы позволяют регистрировать документы, согласовывать их и вести работу с обращениями граждан. Удалось организовать действенный и оперативный контроль за исполнением сроков и качеством исполнения документов и поручений, а также — за работой органов Администрации по предоставлению государственных и муниципальных услуг гражданам, в том числе — на базе Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) Ленинского муниципального района. При этом СЭД автоматически контролирует соблюдение регламентных сроков, что крайне важно для заказчика. Кроме того, внедрение Docsvision 4.5 обеспечило подключение к электронному документообороту всех подразделений Администрации, включая находящиеся в территориально удаленных офисах.
Современная СЭД позволила ведомству перейти к безбумажному документообороту, что, в свою очередь, повысило исполнительскую дисциплину и эффективность работы.
Как рассказал начальник отдела по делам территориальных образований администрации Ленинского муниципального района Сергей Сергеевич Байков: «Особенность проекта заключается в том, что внедрение системы было осуществлено полностью, а не частями. Такой подход к интеграции оказался возможным благодаря зрелости, стабильности и функциональности платформы, а также значительному опыту, накопленному компанией Digital Design.
В прошлом году в качестве пилотной площадки компания Digital Design автоматизировала электронный документооборот в МФЦ Администрации Ленинского муниципального района Московской области, что позволило заказчику в полной мере оценить преимущества системы и принять решение об автоматизации документооборот всей Администрации. В перспективе – тиражирование системы в администрациях сельских поселениях, взаимодействующих с заказчиком».