5 августа 2014
Компания Digital Design внедрила систему электронного документооборота (СЭД) на базе программной платформы Docsvision 4.5 в Государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов» (ГК АСВ). Система рассчитана на 300 пользователей.
Необходимость внедрения новой СЭД в ГК АСВ была связана с потребностью в расширении функционала, что было технологически невозможно в рамках ранее установленной системы. «Заказчик нуждался в более динамичной и легко настраиваемой системе, позволяющей впоследствии с легкостью добавить нужные модули и охватить новый спектр задач», — прокомментировала Галина Майорова, менеджер по работе с корпоративными клиентами компании Digital Design.
Для определения интегратора был проведен конкурс, по итогам которого право выполнить проект для ГК АСВ получила компания Digital Design. В рамках проекта специалисты компании создали единое структурированное хранилище документов, автоматизировали процесс документооборота, осуществили миграцию данных и документов из предыдущей системы электронного документооборота в новую СЭД на базе программной платформы Docsvision 4.5.
Для полноценного функционирования решения проектной командой была осуществлена интеграция СЭД с рядом других внешних систем, среди которых программный продукт «Партионная почта» Почты России, автоматизированная система управления персоналом «БОСС-Кадровик» в части синхронизации справочника сотрудников. Реализована также интеграция с сайтом агентства в части публикации регулятивных документов и обработки обращений граждан, размещаемых на этом ресурсе, и системой автоматизации бюро пропусков «VisitorControl».
Кроме того, была осуществлена автоматизация процессов архивного делопроизводства и внедрено решение, предоставляющее высшему руководству возможность работы в СЭД посредством удаленного доступа с мобильных устройств Apple iPad.
«Проект был масштабным и длился более года, — рассказывает Виктория Пак, руководитель проектов департамента корпоративных систем компании Digital Design. — Заказчик четко понимал, какой объем бизнес-процессов ему необходимо автоматизировать, и какой результат он хочет получить. Кроме автоматизации делопроизводственных процессов, в ходе проекта было реализовано специализированное решение, обеспечивающее планирование, подготовку и проведение совещаний коллегиальных органов. Переход на новую СЭД был вызван, в том числе, и необходимостью в повышении оперативности обработки и исполнения большого количества документов, составляющих основную деятельность ГК АСВ – обращений граждан и заявлений вкладчиков. В целях повышения контроля исполнительской дисциплины были разработаны различные отчеты и справки по исполнению документов и поручений руководства».
«Нам требовалось решение, позволяющее объединить традиционные функции СЭД с особенностями наших уникальных деловых процессов. На данный момент значительная часть этих процессов уже автоматизирована, но в дальнейшем мы хотели бы иметь возможность расширять функционал системы по мере необходимости, и внедренная СЭД полностью отвечает этому требованию», — сообщили в госкорпорации.