10 августа 2016
Компания «Диджитал Дизайн» успешно реализовала проект по доработке функциональности системы электронного документооборота (СЭДО) Правительства Мурманской области. Проведенные работы позволяют заказчику согласовывать документы с использованием электронной подписи и организовать полноценный юридически значимый электронный документооборот. Проект был завершен в июле 2016 года.
СЭДО на базе российской платформы Docsvision была внедрена в Правительстве Мурманской области еще в 2009 году. В системе автоматизирован значительный объем документооборота: всего в ней свыше 2 миллионов документов, а прирост составляет порядка 1500 документов в день. В СЭДО работает свыше 1200 пользователей.
Доработка функциональности системы проводилась заказчиком в целях выполнения требований постановления Правительства РФ от 6.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и Концепции региональной информатизации, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 29.12.2014 № 2769.
В настоящее время согласование исходящих и внутренних документов, включая документы правительства региона и проекты нормативно-правовых актов (НПА), выполняются ответственными сотрудниками исполнительных органов государственной власти Мурманской области (ИОГВ) вручную, путем сбора виз на бумаге. Возможность электронного согласования в СЭДО реализовано компанией «Диджитал Дизайн» в несколько этапов: в 2015 году был выполнен пилотный проект для Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области, в начале текущего года этот опыт был растиражирован на другие ИОГВ, а на заключительном этапе проведены работы по автоматизации процесса согласования проектов НПА.
Для выполнения поставленных задач специалистами «Диджитал Дизайн» был проведен анализ существующих процессов согласования документов служебной переписки, проектов НПА и документов правительства региона и ИОГВ. Были выделены роли участников процессов и произведена настройка соответствующих прав, проведен анализ возможного использования в процессах согласования документов различных видов электронной подписи в зависимости от должности сотрудника. Помимо этого, функционал СЭДО был дополнен новыми почтовыми уведомлениями для пользователей о событиях в процессе согласования, например о завершении маршрута согласования, об исполнении задания на согласование без решения и т.п.
Компанией-подрядчиком было обновлено решение «АРМ руководителя», позволяющее руководителям высшего и среднего звена с использованием мобильных устройств максимально оперативно участвовать в процессе расписания резолюций и согласования проектов документов.
Также проведены настройки для веб-клиента СЭДО, который до конца текущего года планируется предоставить для использования членам регионального правительства, руководителям ИОГВ и их заместителям для создания условий быстрой и удобной работы с документами СЭДО.
В рамках проекта проведен ряд настроек и доработок, которые позволят ИОГВ реализовать обмен электронными документами между госорганами и госорганизациями с учетом требований совместного приказа Минкомсвязи РФ и ФСО России № 186/258 от 27.05.2015, а функционал модуля межведомственного электронного документооборота (МЭДО) обновлен до актуальной версии 2.7.
Сотрудниками «Диджитал Дизайн» также было проведено обучение ответственных специалистов заказчика, разработаны инструкции и видеоурок по приемам электронного согласования, что обеспечило должные условия для максимально быстрой адаптации специалистов ИОГВ к изменениям и новым процессам в СЭДО.
Тимур Лапин, председатель Комитета по развитию информационных технологий и связи Мурманской области: «Все работы выполнены подрядчиком – компанией «Диджитал Дизайн» – на высоком профессиональном уровне и в установленные сроки. По итогам проекта в СЭДО имеются все инструменты для подготовки и обработки электронных документов в соответствии с требованиями федерального законодательства. Для введения юридически значимого электронного документооборота в Правительстве Мурманской области нам еще предстоит развернуть необходимую инфраструктуру УКЭП и внести изменения в ряд регламентных и организационных документов, однако уже сегодня мы в полной мере применяем новый функционал СЭДО с использованием простой электронной подписи для согласования проектов реальных документов, которые готовят специалисты ИОГВ».
Дмитрий Пеккер, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн»: «В ходе проекта возникали определенные сложности, но все они были успешно решены совместными усилиями. Выполнен большой объем работ, автоматизировано несколько важных для заказчика процессов: электронное согласование документов служебной переписки в ИОГВ, обмен электронными документами с участниками МЭДО, согласование проектов НПА и документов регионального Правительства. Для максимально быстрой адаптации пользователей для большого числа сотрудников было проведено обучение с практической частью, разработаны инструкции и видеоурок по приемам электронного согласования по уникальному сценарию. Все цели проекта были достигнуты, и после решения ряда организационных моментов специалисты Правительства и ИОГВ Мурманской области смогут ощутить все преимущества безбумажного документооборота».