9 сентября 2014
Какие есть особенности при внедрении СЭД в дистрибьюторской организации?
Начальник отдела разработки документов по делопроизводству, г. Рязань
Отвечает Алексей Чернышев, бизнес-аналитик департамента корпоративных систем, «Digital Design»
В плане ведения классического делопроизводства у дистрибьюторов не так много отличий от прочих организаций, но если говорить о внедрении СЭД в разрезе всех процессов документооборота, то здесь есть особенности, обусловленные спецификой бизнеса дистрибьюторов:
- большой объем операций и соответственно существенные объемы обмена документами с контрагентами;
- наличие значительного количества сопровождающих товар документов – первичные документы, спецификации, гарантийные талоны и т. д.;
- критичность временных затрат на обработку документов по конкретным сделкам;
- ориентация на стандартизацию операций и, как следствие, применение типовых документов и типовых маршрутов их обработки;
- распределенная география деятельности крупных дистрибьюторов.
Для эффективного решения этих задач, стоящих перед дистрибьюторскими организациями, при внедрении системы электронного документооборота применяются такие методики, как:
- организация систем потокового ввода документов;
- организация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между дистрибьютором и контрагентами;
- интеграция СЭД с учетными системами компании;
- автоматизация средствами СЭД специфических процессов бизнеса;
- поддержка средств удаленной работы сотрудников;
- поддержка работы СЭД в распределенных конфигурациях;
- организация порталов самообслуживания контрагентов.
Создание системы потокового ввода документов позволяет существенно сократить временные затраты персонала на сканирование бумажных документов и внесение данных из них в учетные системы, тем самым освободив время сотрудников для непосредственной работы с клиентами. Кроме того, использование электронного архива позволяет систематизировать учет больших объемов документации и ускорить поиск необходимых документов. Организация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами дает возможность осуществлять обмен документами (например, первичными документами, договорами) с сохранением их юридической значимости через специализированных провайдеров EDI, а это позволяет минимизировать затраты на физическую пересылку документов, существенно сократить время обмена документами и уменьшить процент их потерь. Значительную роль в автоматизации этого комплексного процесса играют также учетная система организации и выбранный провайдер EDI; СЭД в данном случае является интерфейсом, который связывает все компоненты процесса воедино и предоставляет возможности по согласованию документов с использованием ЭЦП. Интеграция СЭД с учетными системами дистрибьютора предоставляет средства для контроля операционных показателей деятельности, а также (например, при применении в процессах согласования) средства поддержки принятия решений при реализации конкретных сделок (использование различных маршрутов согласования в зависимости от стоимости контракта, доведение до согласующих лиц сведений о текущей задолженности контрагента и т. д.). Автоматизация специализированных процессов является еще одной областью, в которой могут с успехом применяться средства СЭД по поддержке управления процессами.
Например, разработка и запуск стимулирующих акций для контрагентов – одна из типичных областей кейс-менеджмента, и многие СЭД имеют инструменты, позволяющие управлять реализацией групп задач.
Такая функциональность СЭД, как поддержка средств удаленной работы, делает доступной работу с документами для сотрудников, часто находящихся в командировках, на переговорах и вне офиса, что обеспечивает требуемую скорость процессов документооборота, критичную для бизнеса дистрибьютора, и их непрерывность. Поддержка работы СЭД в распределенных конфигурациях актуальна в первую очередь для дистрибьюторских организаций, имеющих географически распределенные офисы. Она делает возможной работу всех подразделений организации в едином пространстве документооборота, с использованием общих актуальных справочников, поддержкой сквозных процессов, централизованным архивом документов и т. д. Наконец, организация порталов самообслуживания позволяет переложить часть обязанностей сотрудников дистрибьютора (прием и оформление заказов, информирование об акциях, изменениях в прайс листах, ведение сводной отчетности) на его контрагентов. Это комплексная задача, предполагающая ряд интеграционных решений, в которые могут быть вовлечены несколько ИТ систем организации. В зависимости от масштабов проект внедрения СЭД в дистрибьюторской организации может охватывать как все перечисленные выше задачи, так и только некоторые из них, но в любом случае хорошей практикой является поэтапная реализация задач автоматизации и разделение проекта на очереди, каждая из которых имеет обозримые сроки реализации и демонстрирует наглядный результат в плане достижения улучшений показателей эффективности бизнеса.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
№ 9 2014
http://www.sekretariat.ru/magazinestdd/stdd_9_2014.php