27 января 2015
Критерии эффективности системы управления документами в организации
Когда положено считать, что система управления документами в организации эффективна?
Документовед, Пензенская обл.
Отвечает Алексей Чернышев, эксперт департамента корпоративных систем, Digital Design
В общем виде эффективность подразумевает, что прибыль организации при использовании системы управления документами будет больше (или же затраты меньше), чем без нее. Если можно было бы точно подсчитать, сколько вы сэкономите на пересылке документов, непродуктивные потери времени персоналом, неподконтрольное расходование средств и т. д. или какую вы получите прибыль за счет более оперативного закрытия сделок, ускорения производственных процессов, улучшения качества работы, то ответ на вопрос был бы намного проще. Но существуют ситуации, которые сложно измерить в деньгах.
Например, потеря одного важного письма может стоить организации огромных недополученных прибылей. А наличие системы управления документами может обеспечивать прозрачность компании для акционеров, что, несомненно, также имеет определенную ценность.
Поэтому при расчете эффективности лучше исходить из того, что затраты на систему управления документами не должны в явном виде превышать доходы, приносимые ею.
Такое часто случается при использовании устаревших систем. Если на рынке уже есть системы с аналогичными или лучшими функциональными характеристиками при меньшем TCO, то эксплуатация текущей системы управления документами становится менее выгодной, потому стоит задуматься о смене СЭД.
Доверенная СЭД
Что входит в понятие «доверенная СЭД»?
Начальник общего отдела, г. Оренбург
«Доверенная СЭД» – это термин, который сейчас может употребляться в нескольких значениях. Классическое значение этого термина из области информационной безопасности – это СЭД, которой ее владелец может доверять, т. е. имеющая высокий уровень защиты информации и целостности данных. В идеале для достижения такой высокой степени доверия СЭД (в версии, сертифицированной уполномоченными органами) должна функционировать в доверенной программно-аппаратной среде, которая может обеспечить адекватный уровень целостности данных, защиту от несанкционированного доступа и атак извне, отсутствие незадекларированных возможностей, защиту от вирусной активности и т. д. Степень доверия к системе в целом зависит от всего комплекса средств информационной безопасности и может косвенно подтверждаться сертификацией отдельных компонентов системы (например, существуют сертифицированные ФСТЭК (Федеральной службой по техническому и экспортному контролю) версии Windows), а также аттестацией информационной системы специализированными организациями.
Сегодня термин «доверенная СЭД» употребляется в свете последних тенденций по импортозамещению, то есть по замене продуктов (в данном случае программных) иностранных производителей российскими. При таком применении термина речь в т. ч. идет и о возможности использования для построения СЭД программного обеспечения с открытым и доступным для анализа исходным кодом, а также о технологической мультиплатформенности СЭД (для обеспечения возможности смены платформы в случае, например, санкций).
TCO (англ. total cost ownership) – полная стоимость владения.
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА • № 1
www.sekretariat.ru