29 июля 2015
Комментарии Анны Минюровой, эксперта по автоматизации бизнес-процессов
Как выбрать систему для автоматизации бюджетирования и каким параметрам системы уделять повышенное внимание?
Основное требование к системе автоматизации бюджетирования — это покрытие всех процессов бюджетного контура, таких как
- определение структуры бюджетов (определение модели бюджетирования);
- планирование, утверждение и корректировка бюджетов (для госструктур — формирование бюджетной заявки, доведение лимитов бюджетных ассигнований);
- учет фактических операций различных разрезах (по статьям, периодам, центрам финансовой ответственности, таких как центры доходов, центры затрат, центры прибыли, центры инвестиций);
- контроль исполнения бюджета;
- формирование сводной и аналитической отчетности для различных участников бюджетного процесса (план-факт анализ).
Специфическим критерием оценки является прозрачность бюджетной модели, позволяющая прослеживать связи между бюджетами, а также наличие развитых средств отчетности, например, настраиваемых детализируемых отчетов или возможности формирования произвольных запросов для получения необходимых показателей.
Дополнительно система может обеспечивать поддержку процессов планирования, корректировки планов работ и программ мероприятий в увязке с бюджетными показателями (статьями бюджета); планирования и осуществления закупочных процедур и договорной деятельности; увязывать процессы бюджетирования с основными производственными процессами организации (процессами хозяйственной деятельности) через механизмы учета.
При распределенной иерархической структуре организации отдельное внимание стоит уделить процессам сбора и консолидации плановых данных территориально удаленных подразделений, доведения лимитов до подведомственных организаций (самостоятельных филиалов, предприятий холдинга), поддержке процессов согласования закупочной документации и договоров, а также консолидированной отчетности. Эти дополнительные процессы система автоматизации бюджетирования может поддерживать самостоятельно или за счет интеграции с внешними системами.
Если выбранная система удовлетворяет организацию по функциональности, предпочтение стоит отдать той, которая имеет примеры успешных внедрений в нашей стране. Однако этого может быть недостаточно — необходимо убедиться, что выбранное ПО может быть адаптировано под принятую в организации систему бюджетного управления и скорректировано в дальнейшем при изменении внутренних процедур, желательно без доработок средствами настройки. Нужно помнить, что бюджетные процессы в организациях с государственным, коммерческим и смешанным бюджетом существенно различаются, как отличаются и бюджетные модели организаций в зависимости от видов их деятельности. Поэтому полезно будет рассмотреть специализированные отраслевые решения, поддерживающие необходимую структуру бюджета.
Нельзя недооценивать и фактор «размера бизнеса» — система не должна быть слишком «тяжелой» для вашей организации. Четко определите процедуру, которую вам необходимо поддерживать с помощью системы: состав, детализацию, периодичность бюджетной процедуры, типы бюджетов, состав показателей, необходимых для поддержки принятия решений и организации управления. Оцените возможность формирования достоверных показателей в системе – достаточность получаемых данных зависит от структуры показателей, системы учета и возможностей своевременной актуализации учетных данных.
При выборе системы следует рассмотреть возможность ее использования с уже имеющимися средствами автоматизации, например, с системами бухгалтерского и оперативного учета, управления договорной деятельностью и другими. Не исключено, что контроль исполнения бюджетного регламента будет удобно выполнять в системе электронного документооборота. Рассмотрите возможность замены устаревших систем на встроенные сервисы новой системы.
Существенными факторами при выборе системы автоматизации бюджетирования является стоимость внедрения, а также, что тоже крайне важно, стоимость дальнейшего владения системой, включая лицензионные отчисления и техническая поддержка.
Также применимы и общие критерии выбора любых информационных системы: архитектура решения, технологии, на которых реализован продукт, производительность и надежность, уровень защиты данных и распределение полномочий пользователей, удобство интерфейса, возможность дальнейшего развития и адаптации системы к изменению условий функционирования.
Несмотря на переход нашей организации на использование электронных документов, объемы бумажных документов продолжают расти. Как справиться с увеличивающимися объемами документов?
Сохранение значительного объема бумажных документов после внедрения СЭД неизбежно при поддержке бумажных входящих и исходящих документопотоков, неполном переходе на внутренний безбумажный документооборот. Стоит помнить, что отказ от бумажных документов – не главная цель внедрения СЭД. Невозможно полностью отказаться от оформления бумажных документов при взаимодействии с внешними организациями, в особенности с государственными структурами. Кроме того, даже при наличии внедренных средств электронного согласования сотрудники не всегда готовы читать документы с экрана, предпочитая иметь дело с документами на бумажном носителе, либо, когда в компании сохраняются процессы печати документов, требующих бумажного подписания или заверения печатью согласно нормативным требованиям.
Объем бумажных документопотоков можно снизить, работая в двух направлениях – последовательно завершая переход на внутренний безбумажный документооборот и переводя внешние коммуникации преимущественно в электронной вид.
Для государственных структур апробированными и высокоэффективными способами снижения бумажного документооборота являются подключение к МЭДО и СМЭВ, организация электронного взаимодействия с подведомственными организациями (подключение подведомственных структур к информационным системам центрального аппарата или межсистемная интеграция). Аналогичные процессы активно идут в сфере В-2-В взаимодействия (для поддержки такого электронного взаимодействия существуют операторы электронного документооборота, аккредитованные государством).
Среди основных мер, которые может предпринять организации для существенного снижения объемов бумажных документов можно указать следующие:
- регламентное исключение бумажных процессов обработки документов;
- признание действия документов, подписанных простой или усиленной электронной подписью;
- подключение всех сотрудников к контуру безбумажного документооборота.
Последний пункт касается как конечных исполнителей, так и высшего руководства. Полноценный электронный документооборот невозможен без внедрения мобильных решений для руководителей высшего и среднего звена, поддерживающих средства согласования, редактирования документов и подписания документов ЭП. Формирование и предоставление на мобильные устройства отчетности в электронном виде также способствует сокращению бумажного документопотока.
Отдельно в списке мероприятий по снижению объема бумажных документов можно выделить автоматизацию процессов архивного делопроизводства, внедрение средств формирования электронного архива для передачи документов в электронном виде в Росархив или организацию внутренних электронных архивов.
Снижению объема бумаг в целом может способствовать организация единых рабочих пространств для работы с информацией, обеспечивающих прямой доступ к ней, в числе которых могут быть и средства совместной работы по формированию различного рода планов и иных структурированных документов.
Источник:
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
http://www.sekretariat.ru
