17 июля 2015
Какие возможности дает современная СЭД для групповой/коллективной работы с корпоративными данными?
Зав. общим отделом, г. Череповец
Отвечает Алексей Чернышев, эксперт по направлению «Документооборот» компании Digital Design
Возможности СЭД для групповой работы можно разделить на два основных направления: поддержка в СЭД деятельности рабочих групп и непосредственное обеспечение коллективной работы с документами.
Поддержка деятельности рабочих групп в последнее время появляется в СЭД по аналогии с портальными решениями, в которых она имеется уже давно. В СЭД создается область (папка) рабочей группы, куда могут быть приглашены (назначены) сотрудники, входящие в группу. В этой области они могут осуществлять работу с документами, в т. ч. с неструктурированным контентом: например, с файлами и документами, которые сопровождают деятельность группы и не будут в дальнейшем задействованы в основном документообороте предприятия.
Задачи сотрудников группы также не привязываются к конкретным документам, а формируются, к примеру, руководителем группы и отслеживаются в соответствующих отчетах по рабочей группе.
Второе направление, а именно – коллективная работа с документами, обеспечивается за счет ряда инструментов СЭД, таких как: поддержка версионности документов и функций консолидации версий (каждый сотрудник работает со своей версией документа, а ответственный сотрудник посредством механизмов СЭД собирает все версии в итоговый документ), возможность обсуждения документов в процессе их разработки или согласования (с помощью комментариев, сообщений внутри системы или интеграции с корпоративными мессенджерами, например, Microsoft Lync) или даже публикация документа через интеграционный шлюз в среде, поддерживающей редактирование документов в реальном времени несколькими сотрудниками (например, Microsoft SharePoint) и возврат итоговой версии в бизнес-процесс, автоматизируемый системой электронного документооборота.
Источник:
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
http://www.sekretariat.ru