29 октября 2015
Комментарий Марии Токаревой, эксперта направления Документооборот компании Digital Design
В отделе делопроизводства давно идут разговоры о необходимости внедрения системы электронного документооборота. Остается только убедить в этом руководителя. Помогите обосновать необходимость приобретения новой системы.
Старший делопроизводитель, г. Чита
Автоматизация ради автоматизации никому не нужна. Если организация собирается потратить деньги на внедрение СЭД, то необходимо четко понимать, зачем нужно внедрение, т. е. какую выгоду получит организация от появления системы. При этом речь идет не только о далекой перспективе, а в первую очередь о текущих задачах, которые будут решены. Причины внедрения системы могут быть разные, но можно выделить две: внедрить, чтобы решить проблему, и внедрить, чтобы получить новые возможности.
Первая причина является наиболее простой для оценки и обоснования необходимости внедрения СЭД. Есть конкретная проблема или проблемы, которые препятствуют работе организации (например, теряются документы или нарушаются сроки исполнения поручений вышестоящих организаций). К этой же категории относятся требования законодательства или регуляторов (например, регулятор требует обработки соответствующих видов документов в электронном виде). Цель автоматизации – устранение этих проблем и удовлетворение соответствующих требований. Вопрос внедрять или внедрять не стоит, нужно только выбрать, какую именно СЭД внедрить.
Выбор СЭД зависит от размера организации, объемов автоматизации, бизнес-процессов, имеющейся инфраструктуры и пр. На рынке можно найти недорогое коробочное решение с самостоятельным развертыванием, а можно заказать проект внедрения у ИТ-компании.
В любом случае лучше выбирать рыночный продукт, а не делать заказную разработку, т. к. стоимость эксплуатации и развития такой системы в будущем может оказаться непосильной для организации.
При оценке проекта внедрения и его окупаемости, кроме прямой стоимости внедрения (прикладное и системное ПО, оборудование, стоимость работ подрядчиков и пр.), важно учитывать стоимость последующей эксплуатации системы (техническая поддержка и лицензионные отчисления). Иногда последнее оказывается дороже, чем первоначальное внедрение. Также важно оценить риски внедрения и их потенциальную стоимость.
Особенно сильны риски, связанные с использованием новых технологий или модернизацией инфраструктуры, т. к. они обычно являются наиболее дорогостоящими.
В случае внедрения для получения новых возможностей оценить прямую выгоду от использования СЭД сложнее. Такие внедрения связаны с оптимизацией и реорганизацией процессов документооборота или внедрением новых технологий (например, приложения для работы с мобильных устройств). Поскольку в большинстве случаев СЭД – это не бизнес-система, то оценить ее прямое влияние на изменение доходности бизнеса или прибыльности организации невозможно. Оптимизация документооборота выражается в обеспечении прозрачности и увеличении скорости реализации документационных процессов. Часто для финансово-экономического обоснования таких проектов используется расчет предполагаемой экономии рабочего времени различных категорий сотрудников, которое затрачивается на поиск информации, подготовку документов и пр.
В отдельных случаях, например, если мы говорим, об автоматизации внутреннего согласования клиентских договоров, для обоснования можно использовать стоимость риска упущенной прибыли (риск отказа клиента от подписания договора в период времени согласования договора).
Если речь идет об организации электронного документооборота с контрагентами, то учитывается экономия на транспортных издержках, логистике, расходных материалах и пр.
Если в электронный вид переводится взаимодействие с клиентами, то оценивается создаваемое для компании конкурентное преимущество.
Но в большинстве случаев такой вид внедрения возможен, только если руководитель понимает его косвенные преимущества (прозрачность и контролируемость деятельности организации, накопление информационной базы) и видит потенциальные возможности использования этой информации для управления организацией. Если СЭД внедрена в организации на всех уровнях, то в ней содержится и накапливается большой объем аналитической и статистической информации, которая может стать эффективным помощником в управлении.
Это и информация по фактической функциональной структуре (какие подразделения, какими вопросами занимаются), и статистика реальной загрузки подразделений и сотрудников, и сведения об исполнительской дисциплине.
На базе СЭД можно строить сервисные модели организационного взаимодействия подразделений, можно организовывать единые шины согласования документов (в т. ч. тех документов, которые создаются и учитываются в других прикладных системах: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.). Многие документы и поручения в СЭД являются реперными точками предметных бизнес-процессов организации, а значит, на базе СЭД можно строить системы контроля и управления бизнес процессами всей организации. Таким образом, полезность от вложения в создание первоначальной инфраструктуры СЭД может быть существенно увеличена, если выйти за рамки традиционного восприятия СЭД как одной из обеспечивающих учетных систем организации.
Источник:
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
http://www.sekretariat.ru