28 сентября 2016
Продолжается процесс перевода документооборота электронные рельсы. Судя по докладам, представленным на сентябрьской конференции Russian Enterprise Content Summit (RECS) 2016, этим сейчас занимаются как государственные, так и коммерческие компании.
При этом цели у них примерно одинаковы: повышение эффективности процессов согласования, исполнения, контроля и формирования отчетности, сокращение издержек за счет отказа от бумаги, возможность работы с документами с помощью мобильных устройств. Есть и другие общие моменты, которые стоит рассмотреть более подробно.
Открытость, импортозамещение, мобильность и веб-клиент
Практически во всех проектах внедрения СЭД/ECM, о которых рассказали докладчики, свободное ПО (СПО) либо уже используется, либо идет процесс миграции на него с проприетарных системы. Главная причина — экономия на стоимости лицензий. Вторая тенденция заключалась в выборе российских СЭД и платформ для их разработки. И наконец во всех проектах реализован мобильный клиент, предназначенный для руководителей, а также тонкий клиент на базе браузера.
Так, один из базовых принципов электронного документооборота в Пенсионном фонде России состоит в применении только открытых решений с бесплатной лицензией. «У нас 20 тыс. сотрудников. Когда мы начинали разработку системы, то оценили ее масштабы и поняли, что нужна нулевая стоимость лицензий», — объяснил Алексей Вексин, заместитель начальника департамента управления инфраструктурой автоматизированной информационной системы ПФР.
В результате Пенсионный фонд сейчас использует ОС SUSE, базу данных PostgreSQL, веб-сервер Apache Tomcat и офисный пакет OpenOffice. Правда изначально базой данных служила IBM DB2. Но, по словам Алексея Вексина, затраты оказались огромными и были решено перейти на PostgreSQL. В качестве ОС применялась система Red Hat, но от нее также пришлось отказаться в пользу SUSE.
В таком же ключе действуют и другие участники конференции. В частности компания «Росгеология» при выборе готового решения включила в число критериев открытый код и российское ПО. «Тогда тема импортозамещения еще не была популярной, но мы опередили время», — сказал Алексей Петров, ИТ-директор АО «Росгеология».
Ставка на российский софт и СПО была сделана и в администрации Южно-Сахалинска. Алексей Чан, заместитель начальника управления информатизации администрации Южно-Сахалинска, объяснил это стремлением избавиться от зависимости от поставщика.
Российская система управления контентом «МСВСфера Инфооборот», построенная компанией НЦПР на открытой платформе Alfresco, нашла широкое применение как в государственных, так и в коммерческих организациях. В качестве примера генеральный директор НЦПР Владимир Рябчиков привел Федеральную миграционную службу, Авиационный холдинг «Сухой» и компанию «Газпром Космические системы», добавив, что преимуществом системы является соответствие требованиям безопасности информации ФСТЭК России.
Идет процесс перевода СЭД с проприетарных зарубежных платформ на открытые российские. Так, компании Digital Design и «ДоксВижн» сейчас совместно работают над обновлением платформы Docsvision, чтобы предоставить заказчикам возможность использовать вместо базы данных Microsoft SQL открытую СУБД PostgreSQL, а также Linux. «Собираемся завершить этот проект к концу года, — рассказал Николай Шатилин, директор Digital Design по работе с клиентами. — Наши приоритеты — российское ПО, мы хотим позволить заказчикам не тратить деньги на дорогие лицензии». На мероприятии Digital Design представляла систему документационного управления «Приоритет», разработанную на базе российской платформы Docsvision Core.
С чистого листа
Большинство представленных на конференции проектов представляют собой внедрение электронного документооборота практически с нуля. Это не означает, что электронные средства вообще не использовались, кое-что было.
Так, в ПФР были лишь разрозненные системы для регистрации документов, а документооборот был бумажным. Отсутствовал оперативный контроль за исполнением поручений, инструменты для совместной работы с документами, средства электронного взаимодействия между территориальными органами, а копии писем и нормативно-правовые акты рассылались по электронной почте и не имели юридической значимости. И, наконец, электронного архива тоже не было. «Все это сильно затягивало работу», — сказал Алексей Вексин.
Когда в 2012 г. начался переход на электронный документооборот, то прежде всего была сформулирована задача и выделены объекты автоматизации, такие как внутренний документооборот, обращения граждан, финансовый документооборот (более 20 видов), внешний документооборот, закупочная деятельность.
По словам Алексея Вексина, хотя сроки были очень сжатые, выбор был сделан в пользу самостоятельной разработки: «Стоимость работ по настройке готового решения примерно такая же, как при создании собственного. Но при этом мы обладаем правами на код, может его самостоятельно обслуживать и дорабатывать».
В результате была создана система ПЭД ПФР, которая включает стандартный функционал документооборота — учет и регистрацию документов, обмен документами, в том числе и финансовыми, контроль исполнения поручений, подписание и согласование документов, электронный архив и т. д.
В прошлом голу началась промышленная эксплуатация ПЭД ПФР в исполнительной дирекции и создана ПЭД для отделений фонда, а этим летом запущена ее опытная эксплуатация в трех отделениях. До 2019 г. планируется расширять территориальный охват и функционал, усиливать интеграцию с другими система Пенсионного фонда.
С нуля внедряла СЭД и «Росгеология». Правда, в отличие от ПФР ей пришлось начать работу с чистого листа не из-за желания уйти от бумажного работы, а потому что компания была создана недавно — в 2011-м. Но с тех пор она очень быстро росла за счет добавления новых компаний. «Когда мы начали внедрять электронный документооборот, то не знали, как все будет происходить, какие будут задачи. Понимали, что одновременно нужно будет разрабатывать, дорабатывать и использовать», — вспоминает Алексей Петров.
Как и в Пенсионном фонде, в первую очередь была сформулирована задача введения эффективного инструмента контроля за исполнением поручений руководства и налаживания горизонтальных связей между подразделениями.
Что касается самой СЭД, то «Росгеология» сделала ставку не на собственную разработку, а на готовое решение. «У нас не было возможности разработать систему, т. к. это требует времени. Нужен был быстрый запуск, поэтому мы купили готовое решение», — объяснил Алексей Петров.
Были сформулированы критерии, которым должно удовлетворять ПО и организован конкурс, по результатам которого была выбрана СЭД ТЕЗИС российской компании «Хоулмонт». В числе критериев Алексей Петров перечислил масштабируемость, поскольку компании очень быстро росла, поддержку слабых каналов связи, т. к. некоторые подразделения работают в удаленных регионах, и удобный интерфейс, понятный людям, которые не являются ИТ-специалистами.
Как и Пенсионном фонде, внедрение началось с головной организации — корпоративного центра. По словам Алексея Петрова, благодаря тому, что система была готовая, ее удалось быстро запустить в эксплуатацию, параллельно приучая людей ее использовать. Второй этап включал реализацию контроля поручений руководства. В холдинг входят региональные компании, которые раньше были независимыми и не привыкли отчитываться. Сейчас введена сквозная система отчетности, которая позволяет контролировать в том числе и указания руководства.
В корпоративном центре СЭД была полностью развернута меньше чем за год, сейчас через нее проходят все документы и ее используют все подразделения центра — порядка 3000 человек. Но работа продолжается. Как отметил Алексей Петров, идет внедрение в ряде компаний холдинга, но этот процесс осложняет отсутствие устоявшихся бизнес-процессов, поэтому приходится двигаться вслед за управленческими решениями и быстро их реализовывать.
С нуля стартовал проект юридически значимого внешнего документооборота (ЭДО) и в компании OCS Distribution — крупном российском ИТ-дистрибьюторе, который работает в более чем 600 городах России, имеет более 8 тыс. компаний-партнеров и 2000 сотрудников.
Рассказывая о проекте, Роман Гришин, руководитель отдела сопровождения ИС в OCS Distribution, начал с результата: «Мы сейчас обмениваемся с некоторыми партнерами юридически-значимыми документами». Но потом он признал, что ожидания были более оптимистичными: «Когда начинали этот проект более двух лет назад, то думали, что все будет здорово. На самом деле получилось немного по-другому».
Дело в том, что процесс обмена документами в компании организационно сложен, а их количество огромное. Помимо того, что нужно создать документ для отправки, нужно контролировать возврат, при этом часть документов возвращается, а часть теряется, требуется повторная пересылка. Из-за этого расчетный центр половину времени тратит на контроль возврата документов.
Просчитав выгоды от перехода на ЭДО, OCS Distribution надеялась получить экономию в восемь раз по сравнению с бумагой, включая расходы на сотрудников, бухгалтерию, курьеров и транспорт. «Причем даже не рассматривалась возможность потери документов, так как в ЭДО все документы контролируются,» — добавил Роман Гришин.
Казалось бы, нужно срочно внедрять ЭДО, и это решит все проблемы. Но на самом деле все уперлось в человеческий фактор. «Самый больной вопрос, с которым мы столкнулись — стереотипы мышления. Как жить без бумаги? — посетовал Роман Гришин. — Мы видим выгоду для себя, но для полного счастья нам не хватает партнеров, перешедших на ЭДО».
Переход с устаревшей системы
Не все доклады были посвящены внедрению электронного документооборота с нуля. В ряде случаев речь шла о миграции с ранее использовавшейся системы. Причины у всех примерно одинаковые: высокие расходы, невозможность развивать систему, ее технологическая отсталость.
Именно так обстояли дела в администрации Южно-Сахалинска, где на первых порах была внедрена система «БОСС-Референт» компании «АйТи». «В результате удалось добиться, что вся корреспонденция и нормативно-правовые акты рассматривались только в электронном виде, а в системе работали все сотрудники администрации», — сказал Алексей Чан.
После того как система проработала некоторое время, началось переосмысление опыта. Оказалось, что ее эксплуатация обходится слишком дорого, а сама система устарела и работает очень медленно. Но отказаться от электронного документооборота уже было нельзя, так как он глубоко проник во все сферы. А поскольку систему уже было невозможно развивать, в администрации Южно-Сахалинска решили внедрять новую, причем так, чтобы это было дешевле.
При выборе главным критерием стала вышеупомянутая открытость ПО, а также использование веб-клиента, наличие внешних интерфейсов для взаимодействия с другими системами, стандартные механизмы кастомизации и работы с документами. «В результате мы выбрали платформу Alfresco и, рассмотрев решения на этой платформе, остановились на „Логике СЭД“ компании „Логика бизнеса“», — сказал Алексей Чан.
Любое готовое решение нуждается в настройке для соответствия требованиям заказчика. В данном случае были созданы собственные виды документов вместо стандартных, реализованы некоторые новые механизмы, такие как заключения при согласовании и рассылке, существенно переработаны интерфейсы карточек. «Это пришлось сделать, потому что наши процессы не очень ложатся на то, что было в поставке. Но мы ничего не ломали, а все сделали с помощью стандартных средств системы», — пояснил Алексей Чан и добавил, что запуск в опытную эксплуатацию состоялся в начале этого года, а в промышленную — в сентябре.
В дальнейшем планируется расширение видов информации, учитываемой в системе, и интеграция с СЭД Сахалинской области, которая реализована на другой платформе, но тоже открытой.
Проекты внедрения системы «МСВСфера Инфооборот» в Федеральной миграционной службе и в холдинге «Сухой» также были направлены на переход с другой СЭД. По словам Владимира Рябчикова, в первом случае причина была связана с тем, что старая система перестала удовлетворять требованиям производительности и масштабируемости, а во втором — с исчерпанием возможностей для развития.
Но переход — непростой процесс, поскольку в разных системах используются разные форматы данных и к тому же в каждой организации есть много документов в собственных внутренних форматах. «Нам пришлось написать приложение, которое извлекает документ из старой системы и преобразует его в формат, требуемый заказчику», — объяснил Владимир Рябчиков.
Представленные на конференции примеры внедрения системы «Приоритет» компании Digital Design также предусматривали переход с предыдущего решения. Первый проект, реализованный в одном из федеральных фондов, был связан с миграцией с IBM Lotus Notes/Domino R6, с которой работал ограниченный круг пользователей, т. к. у системы был неудобный пользовательский интерфейс, а документооборот фактически осуществлялся в бумажном виде.
По словам Николая Шатилина, проект был реализован меньше чем за два месяца, а еще через два месяца бумажных документов уже не стало, был внедрен юридически значимый документооборот, время согласования документов сократилось в среднем с пяти до двух дней и благодаря этому уменьшились сроки исполнения поручений.
Как отметил Николай Шатилин, причиной второго проекта внедрения системы «Приоритет», который проходил в Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию, также стала устаревшая система, в которой использовался толстый клиент, не было мобильного ПО для руководителей, пользовательский интерфейс был сложным и непонятным для конечных пользователей, а производительность низкой.
В результате модернизации для конечных пользователей создано приложение на базе веб-клиента, внедрен мобильный клиент для руководителей, повышена эффективность процессов согласования и контроля, улучшен процесс работы с документами, обновлен пользовательский интерфейс.
Опыт и рекомендации
Хотя все представленные проекты, по словам докладчиков, завершились успешно, это не значит, что процесс шел гладко и беспрепятственно. Опыт в преодолении препятствий может пригодиться всем, кто переходит на электронный документооборот.
Главная проблема, которую отметили почти все, связана с человеческим фактором. В Пенсионном фонде трудности были связаны с процессом моделирования бизнес-процессов электронного документооборота с участием конечных пользователей. «Сотрудники уже немолодые, привыкли к бумаге и без энтузиазма отнеслись к новшествам. В лучшем случае они предлагали сохранить бумажные процессы, но в электронном виде», — вспоминает Алексей Вексин.
Но из-за недостаточно глубокого моделирования бизнес-процессов на этапе проектирования системы возник ряд проблем при ее внедрении, например, снижение производительности базы данных после изменения изначально спроектированной логики обработки документов и «нестыковки» процессов обработки документов, выявленные только на этапе опытной эксплуатации.
В администрации Южно-Сахалинска тоже считают, что самое главное при внедрении СЭД — учет человеческого фактора. А для этого нужна вовлеченность пользователей, однако сделать это непросто. «Например, мы столкнулись с двумя противоположностями. Когда рабочая группа включается в работу, это приводит к битве за свои приоритеты в ущерб общим интересам, а когда не включается, то сотрудники оказываются не готовыми к использованию системы», — поделился Алексей Чан. В результате был выбран способ консультаций с сотрудниками и проведение тестовых прогонов для учета множества нюансов, возникающих при реальной работе.
Человеческий фактор стал тормозом для развития ЭДО в OCS Distribution. Дело в том, что ее партнеры — независимые компании, и с ними не работают директивные методы, которые применялись, например, в ПФР, где руководство издало распоряжение о переходе на электронные документы и число операций в ПЭД сразу резко выросло.
«Мы не можем заставлять партнеров. Пытаемся их уговаривать и стараемся соблазнять, — сказал Роман Гришин. — Надеемся, что наш положительный опыт приведет к следующему этапу — массовому росту числа партнеров, перешедших на ЭДО».
Еще один важный момент связан с тиражированием внедряемой системы. Например, в Пенсионном фонде, в котором имеется много отделений, этот вопрос решается за счет создания типовых технических решений и нормативного обеспечения. «У нас более 3000 территориальных органов и везде нужно внедрение. Поэтому мы сейчас подробно прописываем методологические рекомендации, чтобы даже не самые квалифицированные специалисты в регионах могли внедрить, протестировать и запустить систему», — объяснил Алексей Вексин.
Такой же принцип унификации используется и для пользовательского интерфейса. В результате электронные формы были сделаны максимально одинаковыми, и это позволило быстро обучить пользователей. Но в ПФР решили пойти дальше и еще сильнее упростить пользовательский интерфейс. «С этого года ввели новый принцип „трех кнопок“, согласно которому электронная форма содержит как можно меньше кнопок. Сейчас идет проработка и согласование с пользователями, а вскоре состоится запуск», — поделился планами Алексей Вексин.
Источник:
PC Week/RE
https://www.pcweek.ru