Управление архивом документов

Свяжитесь с нами

О решении

Зачастую документы, вышедшие из оборота, по-прежнему хранятся в оперативной СЭД. Это замедляет поиск и обработку документов, которые используются в ежедневной работе. Решить эту проблему поможет внедрение электронного архива.

Компания Digital Design разработала модуль управления электронным архивом документов для государственных органов и компаний с госучастием. Решение автоматизирует и структурирует обработку и хранение электронных документов в органах государственной власти с учетом требований ФЗ №125-ФЗ «Об архивном деле» и рекомендаций ВНИИДАД по хранению электронных документов.

Решаемые задачи

Благодаря упорядоченной структуре хранения архивных документов, быстрому
сквозному поиску, автоматическому контролю сохранности и юридической значимости,
модуль оптимизирует работу всех подразделений.

  • Организация единого электронного хранилища.
  • Централизованное управление приемом, учетом и хранением архивных документов организации, в том числе из различных источников комплектования.
  • Единый интерфейс доступа для всех сотрудников географически распределенных организаций.
  • Хранение отсканированных копий бумажных документов и электронных документов согласно нормам архивного делопроизводства.
  • Организация долговременного хранения.
  • Обеспечение юридической значимости в течение всего жизненного цикла документа.
  • Уничтожение электронных документов.
  • Учет экспертизы ценности документов и дел.

Преимущества решения

Универсальность
Гибкая настройка
Интеграция

Решение обеспечивает соответствие требованиям как регламента управления учетом бумажного архива, так и регламента управления системой хранения электронных документов.

Модуль «Управление архивом документов» настраивается в зависимости от особенностей бизнес-процессов, количества участников.

Решение интегрируется с любыми корпоративными информационными системами.

Модульность
Долговременное хранение и юридическая значимость
Архитектурные особенности

Модуль создан на промышленной платформе управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Может использоваться как в составе системы документационного управления «Приоритет», так и самостоятельно.

В решении реализована функция проверки валидности ЭП – автоматическое переподписание электронных документов, необходимое при долгосрочном хранении.

Модуль может обрабатывать и надежно хранить миллионы документов.

Такая нагрузочная способность возможна благодаря архитектуре решения, в которой применяется отказоустойчивая кластеризация с распределением нагрузки всех серверных компонентов, горизонтальное и вертикальное масштабирование.

Возможности

Базовые функциональные возможности

  • Настраиваемая структура архива, совместное хранение электронных и отсканированных документов.
  • Атрибутивный и полнотекстовый поиск документов, умный поиск по содержанию документа, с учетом релевантности заданному вопросу.
  • Хранение информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами.
  • Категоризация карточек документов (отнесение к одной или нескольким тематическим категориям из настраиваемого справочника и быстрый поиск по ним). В том числе возможность автоматической категоризации документов на основе технологий анализа текстов и машинного обучения.
  • Хранение присоединенных к карточке файлов документов любых форматов, одного или нескольких.
  • Назначение односторонних и двусторонних настраиваемых смысловых связей-ссылок между документами.
  • Управление метаданными и структурой документов, URL-адресация карточек документов.
  • Многопользовательский доступ к электронному архиву.
  • История обработки информации и организация разграниченного доступа пользователей к документам в соответствии с принадлежностями к группам и исполняемыми ролями.
  • Обеспечение юридической значимости при долгосрочном хранении электронного документа.
  • Отчеты и аналитика.

Специализированные функциональные возможности

  • Комплектование дел электронных документов подразделений.
  • Формирование запросов доступа к архивным документам, выдача документов во временное пользование, ведение журнала доступа к материалам электронного архива.
  • Оформление дел для передачи в архив организации.
  • Формирование в автоматическом режиме сдаточных описей единицы хранения.
  • Автоматическое переформирование дел.
  • Формирование описей дел, внутренних описей в рамках единицы хранения и реестра описей.
  • Автоматическая проверка описей дел.
  • Формирование различных выборок и списков документов.
  • Проверка читаемости и воспроизводимости электронного документа, проведение экспертизы ценности.
  • Автоматическая проверка валидности ЭЦП, подтверждающей значимость документа.
  • Автоматическое наложение технологической электронной подписи.
  • Автоматическая передача документов на государственное хранение в установленном формате и согласно регламенту.
  • Формирование актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению, автоматическое уничтожение документов на основании актов уничтожения.
  • Автоматизация уведомлений и напоминаний.
Эксперт по решению
Сергей Николаевич Дербенков

Сергей Николаевич Дербенков

Руководитель направления в области систем документационного управления (СДУ)

Написать письмо

Узнать больше

Я ознакомлен(а) с условиями политики в отношении обработки персональных данных и даю согласие на обработку персональных данных