Рассмотрим, как проводить дистанционные заседания с соблюдением законодательных требований и обеспечить при этом удобство всех вовлеченных лиц, чтобы принимаемые в удаленном формате решения были легитимны, а организаторы и участники совещаний работали не с набором разрозненных инструментов, а в едином и защищенном информационном пространстве.
Регулирование в области дистанционных заседаний
Можно выделить два основных этапа формирования правового регулирования дистанционных совещаний.
Первый из них связан с принятием Федерального закона от 28.06.2021 № 225-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации». На тот момент нововведения затронули только проведение общих собраний участников и общих собраний акционеров. Основное, что стало возможно:
- принимать участие в заседаниях дистанционно с помощью электронных либо иных технических средств, если при этом используются любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании;
- проводить заседания общего собрания с личным/дистанционным участием или заочные голосования;
- совмещать голосования на заседании и заочное голосование;
- составлять протокол с помощью электронных технических средств.
На втором этапе законодательство в области дистанционных заседаний было существенно доработано с подписанием Федерального закона № 287-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Часть его положений уже вступили в силу с 1 сентября 2024 года и с 1 марта 2025 года, а некоторые правила станут актуальны с 1 сентября 2027 года.
Новые требования распространяются на проведение дистанционных заседаний общих собраний участников и акционеров, а также советов директоров и коллегиальных исполнительных органов. Согласно 287-ФЗ решения в АО и ООО могут приниматься:
- на заседаниях (очно и дистанционно);
- в гибридном формате — на заседаниях, где очное голосование совмещается с заочным;
- путем заочного голосования.
Теперь акционерным обществам и обществам с ограниченной ответственностью необходимо обеспечить выполнение целого ряда условий для проведения заседаний в онлайн-формате и заочных голосований.
Какие законодательные требования нужно соблюдать. Как в этом помогает система организации заседаний и совещаний «Ареопад»
Правил, которые необходимо соблюдать АО или ООО для удаленного проведения заседаний и голосований согласно 287-ФЗ, достаточно много. Они охватывают все этапы процесса: от информирования вовлеченных лиц о проведении собрания до поверки личности участников при их подключении к удаленному совещанию и организации электронного голосования. Для выполнения всех этих требований подходит система «Ареопад», позволяющая автоматизировать все этапы проведения заседаний и заочных голосований с соблюдением 287-ФЗ. При этом обеспечивается удобство работы участников и организаторов собраний, взаимодействующих в едином и защищенном информационном пространстве.
Рассмотрим, как именно «Ареопад» помогает соблюсти основные правила в области проведения дистанционных заседаний и заочных голосований.
| Что требуется согласно 287-ФЗ | Как работает система «Ареопад» |
|---|---|
| Возможность обсуждения вопросов повестки и голосования в электронной форме |
✓ У участника есть единое рабочее пространство, позволяющее:
|
| Проверка личности участника с помощью сертификата усиленной электронной подписи или одним из альтернативных способов | ✓ Вход в систему осуществляется с вводом ПИН-кода усиленной квалифицированной электронной подписи (либо через интеграцию с системой авторизации или ЕСИА) |
| Трансляция звука и изображения заседания в режиме реального времени и хранения ее записи | ✓ Используются возможности ВКС благодаря интеграционным механизмам. Запись встречи хранится в карточке заседания наряду с материалами повестки |
| Направление, вручение или публикация бюллетеня не позднее чем за 20 дней до даты заседания | ✓ Форма бюллетеня направляется участнику заседания вместе с публикацией повестки для последующего электронного голосования |
| Возможность заочного голосования не только на бумаге, но и в электронной форме | ✓ Обеспечивается электронное голосование при проведении заседаний в дистанционном, гибридном и заочном форматах. Применяются все виды ЭП: простые (ПЭП), усиленные неквалифицированные (УНЭП) и усиленные квалифицированные (УКЭП) |
| Возможность личного присутствия участников при проведении дистанционного заседания | ✓ Указывается место и ссылка на подключение при проведении заседаний в дистанционном и гибридном форматах |
| Разъяснение в уведомлении о дистанционном собрании, как получить к нему доступ, а также соблюдение детальных требований к содержанию сообщения о заседании или заочном голосовании, сопутствующим материалам и дополнительной информации | ✓ Настраиваются формы уведомлений для указания ссылки подключения ВКС, а также соответствующих инструкций |
| Направление уведомлений о проведении заседания или заочного голосования для принятия решений общим собранием (email, sms, портал) | ✓ Участники уведомляются в определенные сроки на email-адреса и мобильные устройства (push-уведомления). Возможна настройка интеграционных механизмов для отправки sms и публикации информации на портале |
| Соблюдение правил ведения протокола заседания. Указываются дата и время, лица, принявшие участие в заседании или заочном голосовании, повестка и другая информация | ✓ Используются настраиваемые для каждого коллегиального органа шаблоны формирования документов, в том числе протоколов |
| Если дистанционное заседание не получилось провести из-за технических неполадок, оно признается несостоявшимся | ✓ Решение разворачивается в инфраструктуре заказчика, что подразумевает полный контроль над ее работоспособностью со стороны ИТ-службы компании. Предусмотрена возможность составления протокола несостоявшегося заседания |
Для индивидуальной консультации по вопросам автоматизации заседаний, пожалуйста, пишите нам на info@digdes.com