Концепция продукта
На базе практики, сформированной за годы реализации проектов автоматизации документооборота, мы описали общие процессы управления документами различных видов и заложили их в основу DV Box. Продукт можно быстро внедрить и при необходимости кастомизировать, потому что функциональность платформы, на которой он сформирован, никак не ограничивается в плане возможностей настройки “под себя”. DV Box – это преднастроенное решение, что делает его стоимость более доступной, но не ограничивает возможности.
Функциональность DV Box содержит наиболее востребованные у клиентов классические процессы документооборота. В первую очередь, это работа с договорными документами – тенденция такова, что во многих компаниях в последнее время большее внимание уделяется автоматизации работы с договорными и финансовыми документами, чем с делопроизводственными. Тем не менее, конечно, есть блоки работы с входящей, исходящей документацией, ОРД и служебными записками, встроен развитый механизм контроля исполнения задач и поручений.
Основное преимущество DV Box состоит в том, что его можно быстро развернуть. Решение представлено на сайте компании, а по запросу мы предоставляем доступ к полнофункциональному демо-стенду – так что оценить удобство работы и функциональность системы можно будет заранее, перед принятием решения о внедрении. Огромное преимущество продукта – это сама платформа Docsvision, один из лидеров рынка электронного документооборота, мощный инструмент, предоставляющий возможность дальнейшего развития СЭД в вашей компании. Работа осуществляется через веб-интерфейс: функциональность системы доступна через браузер, в том числе с мобильных устройств, планшетов, при этом Windows-клиент тоже доступен.
Одна из особенностей DV Box состоит в том, что можно кастомизировать внешний вид системы при помощи механизма стилей: могут быть размещены логотипы, использованы корпоративные цвета, шрифты, иконки и любые другие элементы. А благодаря тому, что платформа Docsvision обеспечивает поддержку работы с такими базами данных как PostgreSQL, аппаратное обеспечение системы становится вполне доступным для небольших компаний.
Процесс
В системе настроены карточки под виды документов с различными маршрутами обработки. Для входящего документа в целом маршрут типовой: документ регистрируется делопроизводителем, отправляется на рассмотрение получателем, формируется задача на его исполнение (которую можно контролировать), передается исполнителю. Полностью сохранена развитая функциональность платформы Docsvision в части механизмов контроля исполнения и приемки задач. Обработка исходящих, внутренних и договорных документов, кроме этого, предполагает согласование с механизмами отслеживания версионности документов, и работы с циклами согласования.
В системе также есть печатные формы листов согласования, возможность работы с шаблонами документов, а также поддержка любых видов электронной подписи.
Примеры работы в системе
В первую очередь пользователь видит настроенную в соответствии с его ролью стартовую страницу.
Основные блоки стартовой страницы соответствуют видам документов (входящие, исходящие, организационные, служебные записки, договоры, отчеты), и для каждого вида настроены журналы документов. Можно осуществлять поиск и фильтрацию по определенным признакам, например, по состояниям: подготовка, на рассмотрении, на исполнении, исполнены, отменены и т.д.
Несмотря на то, что DV Box – коробочное решение, содержащее преднастроенные карточки документов, вместе с ним мы поставляем дополнительные конструкторы, в т.ч. конструкторы разметок, которые позволяют самостоятельно настроить состав полей карточек и необходимость их заполнения. После сохранения карточки документа доступны различные операции в зависимости от его статуса: например, после сохранения мы можем отправить его на рассмотрение.
Как получатель узнает, что у него появился документ на рассмотрении? Первый вариант – уведомление по электронной почте со ссылкой на документ. Второй – внутри DV Box, в разделе «Мои задания». Можно взять в работу документ, рассмотреть его, создать поручение по документу, а исполнителем может быть как один сотрудник, так и группа пользователей. При этом есть возможность ставить задачи на контроль, осуществлять приемку их исполнения и вести отчетность. Например, задача может быть отправлена на всю дирекцию, и такой же механизм может осуществляться с другими документами, например, при ознакомлении с приказами.
В целом в системе есть различные виды задач: исполнение, рассмотрение, ознакомление. Есть функция замещения: можно назначить сотрудника заместителем и функция контроля – то есть все, что необходимо для делопроизводства.
ОРД – это внутренние документы: приказы, распоряжения и пр. У такого документа есть своя карточка, содержащая определенный набор полей. У внутренних документов есть возможность согласования, отслеживания исполнения и постановки задач по ним.
Любой документ в системе может быть подписан – для этого есть задание «На подписание», которое позволяет формально принять решение о подписании и воспользоваться функциональностью ЭП. К примеру, сотрудники могут фиксировать электронной подписью факт ознакомления с документами. В части договорного документооборота в системе настроено несколько стандартных папок: “Мои договоры”, “На согласовании” и т. д. Ролевая модель по умолчанию не дает сотрудникам, не имеющим отношения к определенным видам документов, их видеть – действует принцип минимально достаточного доступа: пользователям предоставляется доступ только к документам, с которыми им необходимо работать и не более того. В блоке договорного документооборота можно осуществлять всю работу с договорами и привязывать их к другим видам документов (дополнительные соглашения, финансовые документы, переписка по договору).
Несколько преднастроенных отчетов позволяют быстро посмотреть задания по сроку исполнения, состоянию, за определенный период, по конкретному исполнителю.
Типовой проект внедрения DV BOX – это в среднем 50 одновременных пользователей. Есть формальное ограничение, что в год через систему должно проходить до 100 000 документов и заданий. Если их больше, то, возможно, нужен уже полноценный проект внедрения платформы Docsvision “с нуля”. В рамках персонализации настраиваются нумераторы, справочники сотрудников и контрагентов, шаблоны, права доступа; брендируется интерфейс и настраиваются тексты почтовых уведомлений.
В части возможностей дальнейшего развития системы платформа Docsvision предоставляет несколько мощных конструкторов, позволяющих настроить разметки карточек документов для различных состояний, интерфейсы доступа и роли пользователей. Специальный конструктор скриптов может применяться для интеграции с внешними системами, есть открытый и документированный API.