«Диджитал Дизайн» автоматизировала проведение совещаний «Новой Горной УК»

• Внедрена информационная система коллегиальных органов «Ареопад».

• В распределенной организации быстрее принимаются и протоколируются коллегиальные решения, упростилось отслеживание договоренностей.

• Преимущества автоматизации включают удобство работы с документами и информирование, удаленное подключение, соблюдение сроков и юридической значимости голосования.

Компания «Диджитал Дизайн» внедрила информационную систему коллегиальных органов «Ареопад» (ИСКО «Ареопад») в «Новой Горной Управляющей Компании». Решение обеспечивает защиту информации и автоматизирует процесс подготовки и проведения заседаний совета директоров, комитетов, правления и других совещательных органов.

«Новая Горная УК» управляет семью предприятиями, добывающими и перерабатывающими коксующийся уголь в Кемеровской области. В компании применяются принципы бережливого производства, направленные на постоянное совершенствование производственных и административных процессов. Распределенная структура организации и территориальная удаленность предприятий с численностью сотрудников более 5 000 человек затрудняли работу совещательных органов. ИСКО «Ареопад» объединила участников совещаний в едином цифровом пространстве, позволила быстрее согласовывать и протоколировать коллегиальные решения, упростила отслеживание исполнения договоренностей.

Система состоит из веб-интерфейса и мобильного приложения. Ответственные за организацию совещаний сотрудники формируют календарь, создают и редактируют встречи, добавляют материалы и повестку, подводят итоги с формированием протоколов по шаблону, отслеживают результаты голосования по каждому вопросу.  Члены коллегиальных органов участвуют в заседаниях, формируют письменные мнения, голосуют и подписывают документы в едином информационном пространстве. Пользователи получают уведомления о новых событиях и материалах на электронную почту и с помощью push-уведомлений на мобильные устройства. Приглашения на заседания добавляются в календарь с учетом часового пояса.

С внедрением ИСКО «Ареопад» участники совещательных органов «Новой Горной УК» получили множество преимуществ:

• оперативный доступ к информации и сокращение трудозатрат на распространение материалов;
• проведение очных и заочных заседаний с подключением удаленно;
• удобство работы с документами с сохранением версионности и доступности без скачивания;
• соблюдение сроков и юридической значимости голосования.

«“Новая Горная УК” применяет современные подходы к организации производства и корпоративного управления, активно реализует программу цифровизации. Благодаря системе “Ареопад” мы повысили эффективность обсуждений и принятия решений для достижения необходимых производственных и экономических показателей», — отметил руководитель проектов в сфере ИТ ООО «Новая Горная УК» Виталий Носков.