30 апреля 2012
Корпоративные порталы являются одной из наиболее заметно эволюционировавших в последние годы категорий информационных систем. Начав со статического интранета, с электронных «стенгазет», за несколько лет они превратились в мощные инструменты для совместной работы и социального взаимодействия сотрудников, тесно интегрированные с другими корпоративными информационными системами.
Осенью прошлого года аналитики из компании Gartner опубликовали исследование по методике «магического квадрата», посвященное портальным решениям. В нем отчетливо прослеживаются значительные изменения архитектуры портальных решений, произошедшие в последние годы. Если раньше развитие порталов часто было связано с агрегированием, доставкой источников информации, расширением процессов и бизнес-приложений, то новые заказчики порталов признают, что для успеха им необходимо к участию в работе портала привлекать конечных пользователей. Кроме того, важным требованием к портальным решениям является возможность синхронизации с различными типами портативных устройств и коммуникационных платформ. От интранета к экстранету Андрей Акулов, руководитель направления IBM Collaboration Solutions, IBM в России и СНГ, говорит об эволюции портальных решений. По его словам, корпоративный портал уже давно перестал быть чем-то статичным, и заказчики сегодня воспринимают его как живой организм, который живет и меняется вместе с бизнесом. «Концепция фронт-сервиса для бизнес-систем ушла в прошлое вместе со стенгазетами. Портал сегодня подразумевает активное взаимодействие разных целевых групп и обмен экспертизой. Какое-то время назад корпоративный портал называли интранетом — сейчас интранет становится экстранетом. Это отражает два тренда: во‑первых, стремление к мобильному доступу к корпоративным системам, во‑вторых, какую-то часть портала бизнес-компании стремятся отдать в пользование своим партнерам, клиентам»,— говорит он. В свою очередь, Алексей Ильвовский, директор отделения интернет решений компании «Форс» напоминает о том, что изначально главным предназначением корпоративных порталов считалась автоматизация работы с персоналом, а основным заказчиком были соответственно HR подразделения. Как следствие, даже интеграция с внутренними системами заказчика требовалась далеко не всегда, не говоря уже о персональных и групповых пространствах и других продвинутых портальных функциях. «Ориентация на такой функционал привела к огромному количеству «коробочных» внедрений, вполне удовлетворявших этому уровню требований, но абсолютно тупиковых в плане развития в сторону порталов современного уровня. При этом само внедрение портала состояло в основном в цветовом оформлении — использовании корпоративных цветов, указании названия компании и ее основных департаментов, а также создании кадровиками на базе «коробочного» движка большого количества однотипных статических страниц с описанием социальных услуг, требований к сотрудникам, расписанием работы различных служб организации и тому подобным»,—отмечает Алексей Ильвовский. По его словам, современный портал, помимо статического функционала в области работы с кадрами, должен обеспечивать решение еще целого ряда вопросов — интеграции с корпоративными приложениями, наличия современных социальных сервисов, персональных и групповых рабочих пространств, а также предусматривать гибкое масштабирование и сочетать типовые «коробочные» компоненты с уникальными, позволяющими выполнять сложные и нестандартные задачи. Генеральный директор компании «1С-Битрикс» Сергей Рыжиков классифицирует эволюцию корпоративных порталов по нескольким этапам. «Первый этап развития — это корпоративные порталы как единая точка входа для информационных систем, своеобразный веб-интерфейс для ERP-систем, бухгалтерских приложений, — говорит он. — Второй этап — организация пространства для внутренних коммуникаций, своего рода перенос стенгазеты в интранет. Третий этап развития — collaboration, корпоративный портал для коллективной работы, для совместного решения задач. И наконец, четвертый этап — тренд сегодняшнего дня — социальный интранет. Эта единая коммуникационная среда, объединяющая инструменты управления и социального взаимодействия, становится все популярнее. Социальный интранет понятен и близок многим сотрудникам, поскольку вне работы они пользуются аналогичными инструментами, но для других целей — общаясь со своими друзьями в соцсетях, например. Сейчас заказчиков уже не устраивают тяжеловесные корпоративные порталы, на которых приходится заставлять работать сотрудников, потому что они не понимают, как ими пользоваться, и не принимают их. Многие руководители уже осознали потребность в более эффективных методах работы, в простых и понятных инструментах взаимодействия, в быстрой обратной связи и прозрачности коммуникаций — все это может дать им социальный интранет». Портал— сердце компании И все-таки что же хотят получить заказчики, принимая решение о внедрении корпоративного портала? Воспринимают ли они портал исключительно как перенос в онлайн функционала «коробочного» софта или же им важно получить единую точку доступа ко всем информационным ресурсам и системам компании? «Просто так перенести «коробочный» софт в сеть, подменив его веб интерфейсами, вряд ли будет самым правильным,— уверен Алексей Максимачев, заместитель директора ГБУ «Центр развития и поддержки предпринимательства»,—Внедрение портала, как и любое внедрение информационной системы,— это, в первую очередь, пересмотр бизнес-процессов компании. И если компания готова к гибкости, быстрым изменениям, интеграции решений в корпоративный портал, облегчению и упрощению работы своих сотрудников, то, возможно, она созрела для внедрения, а возможно, и для создания собственного корпоративного портала». По мнению Ирины Шигиной, директора по производству департамента корпоративных систем компании Digital Design, неверно противопоставлять понимание портального решения как переноса функций «коробочного» софта в сеть и как единую точку доступа к информационным ресурсам компании. «Однако важно отметить, что перенос «коробочных» решений на портал ценен не сам по себе, — замечает она. — Портал может быть использован для дублирования функциональности существующих информационных систем, хотя по-настоящему он полезен, когда эта функциональность расширяется и дополняется за счет его коммуникационных и интеграционных возможностей. К примеру, система электронного документооборота на портале должна не просто повторять функциональность традиционных СЭД, давно существующих и прекрасно выполняющих свои задачи, но и предоставлять возможности совместной работы с документами, свободного обсуждения на подготовительной стадии и т. д., то есть те функции, которые в традиционных СЭД никак не реализованы». «Сегодня корпоративный портал не только единая точка доступа к информации внутри компании, но и единое пространство, включающее в себя средства социальных коммуникаций. Кстати, уже и в крупных компаниях, насчитывающих свыше 500 человек, приходит понимание, что не нужно заставлять людей работать на корпоративном портале, а надо дать им знакомые и привычные инструменты, которыми они пользуются в повседневной жизни, чтобы им захотелось самим всю работу выполнять в рамках этого информационного поля. Поэтому все больше компаний начинает применять средства социальных коммуникаций в своем интранете», — дополняет Сергей Рыжиков («1С‑Битрикс»). Человеческий фактор превыше всего Перед началом внедрения корпоративного портала, как и любого ИТ-решения, заказчику необходимо провести определенную подготовительную работу. Опрошенные нами эксперты, дополняя друг друга, дают целый ряд полезных рекомендаций. Так, Алексей Ильвовский («Форс») предлагает в первую очередь из числа сотрудников клиента сформировать эффективную команду внедренцев. «В нее должны входить как ИТ-специалисты (они знают возможности и устройство внутренних информационных систем), так и представители различных ветвей бизнеса (крайне желательно, чтобы среди них были не только кадровики), — говорит он. — Далее, до разработки и внедрения, эта команда должна четко понять те задачи, ради которых создается новый портал и чем не устраивает старый (поскольку на сегодняшний день в 90% случаев старый у заказчика уже есть)». Андрей Акулов (IBM) напоминает о необходимости учитывать территориальные особенности, если компания имеет широко разветвленную структуру, а также контролировать контент, предлагая утром тексты, а вечером — легкую для понимания инфографику и визуальные образы. «Решив создать корпоративный портал, нужно понимать, что этот проект никогда не будет завершен. Он будет жить ровно столько, сколько будет жить бизнес-компания. Нужно быть готовыми к тому, что портал будет требовать постоянного внимания, аналитики и проактивного подхода, подразумевающего предугадывание ожиданий пользователей и удовлетворение этих запросов на уровне конкретных портальных решений»,— заключает эксперт. Сергей Рыжиков («1С‑Битрикс»), в свою очередь, говорит о необходимости принять во внимание интересы и предпочтения конечных пользователей, то есть тех, кому придется работать с внедряемым портальным решением. «Следует понаблюдать за ежедневной работой сотрудников, провести своеобразное исследование — что они делают каждый день: как начинают рабочий день, как решают задачи, какая информация хранится у них на столе (стикеры с напоминаниями, ежедневники и т. д.). Тогда станет понятно, что должно присутствовать на портале для удобного пользования»,— отмечает он.
Вместе с тем эксперты предостерегают от того, чтобы специально выяснять у сотрудников, чего они хотят от внедряемого портального решения. «Если появляется такой вопрос, пользователь начинает сочинять и придумывать новые сервисы или интерфейсы, которые ему показались необходимыми именно в этот момент. Если уж вы озаботились мнением пользователя и хотите сделать его рабочее место функциональным и удобным именно для него, следует узнать о его задачах, об информации, нужной для решения определенных задач, о том, насколько критично для его работы решение тех или иных задач, как часто он их выполняет и какая информация ему для этого требуется. На основе полученных сведений должно строиться его рабочее место на портале, — комментирует Алексей Максимачев («Центр развития и поддержки предпринимательства»). — Но если вы уже поинтересовались, чего сотрудник хочет от портала, убедитесь, что он не придумывает. Задайте уточняющие вопросы: как он планирует пользоваться, как обходится без интерфейса или информации, которую запросил и что использует сейчас». Для того чтобы портал был удобен для всех пользователей, необходимо не только реализовать требуемый функционал, но и поработать над интерфейсом и эргономикой. «Для того чтобы сделать портал максимально дружественным, следует придерживаться корпоративного стиля, если его нет, то не стоит задействовать агрессивные цвета, бегущие строки на каждой странице, менять расположение стандартных элементов, иначе с порталом будет тяжело работать», — считает Елена Рыжкова, менеджер по развитию сети продаж Центра заказной разработки ПО компании «АйТи». Все, но не сразу Что касается способов внедрения — сразу или постепенно, путем наращивания функционала, то здесь некоторые эксперты не исключают и тот и другой варианты, в зависимости от готовности и специфики компании-заказчика. Так, Сергей Рыжиков («1С‑Битрикс») признает как первый путь, подразумевающий последовательное включение функционала, так и второй, когда портал сразу же внедряется полностью. «Какой путь выбрать, зависит от консервативности организации, ну и от уверенности ИТ-департамента», — заключает Сергей. Елена Рыжкова («АйТи») склоняется к целесообразности постепенного внедрения. «Попробовать реализовать все потребности сразу, особенно в крупной компании, может оказаться неподъемной задачей, так как взгляд на основной функционал портала у разных подразделений может кардинально различаться. И это, скорее всего, приведет этап проектирования в бесконечный процесс согласования. При поэтапном внедрении выделяется одно-два подразделения, с функционалом которых должна работать только часть компании, в случае успешного внедрения, как правило, вырастет заинтересованность и потребность работы с порталом и других подразделений компании»,— уверена она. «Никогда не предугадать все, что может понадобиться компании через какой-то срок, да и сама компания развивается и меняет свои процессы со временем, а потому внедрение портала—это внедрение какого-либо функционала и его последующее наращивание. Главное, чтобы первоначальная функциональность была достаточной, чтобы сотрудники могли перенести часть своих задач и ресурсов в интранет-портал,— дополняет Алексей Максимачев («Центр развития и поддержки предпринимательства»).— Портал — более живое решение, нежели традиционные информационные системы. Изменение функциональности портала, добавление в него новых разделов и решений происходит технически проще, чем в случаях изменения традиционных информационных систем с клиентскими приложениями». «В любом портале есть базовый набор функциональности и есть дополнительные функции, запускаемые по необходимости. К базовым относят отображение информации о компании, сотрудниках, размещение справочных материалов, вывод новостных блоков и ближайших мероприятий, функции библиотеки и wiki, управление заявками, опросами, фото- и видеоконтентом и т. д. К дополнительным — управление системами видеонаблюдения и контроля доступа, управление проектами и обучением и другое. На первом этапе лучше запустить базовые функции, а затем переходить к дополнительным. Запуск базовых функций можно условно назвать пилотным внедрением. После завершения первого этапа предпочтительно провести опрос пользователей о соответствии портала их ожиданиям. По результатам опроса принимается решение о доработке базовых и запуске дополнительных функций»,— советует Олег Апанасик (Spb CIOClub). О пользе пилотного внедрения Эксперты не рекомендуют пренебрегать и пилотным внедрением корпоративного портала. По мнению Елены Рыжковой («АйТи»), оно особенно необходимо в таких случаях, как сравнение стандартных возможностей нескольких платформ, сравнение готовых «коробочных» решений при отсутствии четко сформулированных требований к порталу, а также при интеграции старых информационных систем с новым порталом. Алексей Ильвовский («Форс») предупреждает о том, что пилотное внедрение ни в коем случае не должно быть формальным. «На наш взгляд, пилотное внедрение требуется всегда. Не нужно пытаться «впихнуть» его в нереальные сроки, заменив весь функционал муляжами, даже если заказчик требует показать все своему руководству «еще вчера»: цель пилота заключается в сверке курса и отработке решений, а не в «потемкинских деревнях» для руководства, что в конечном итоге пойдет только во вред проекту. Пилот должен предусматривать как демонстрацию работы коробочных компонентов, так и действующие (а не муляжные) «зачатки» всего остального заказанного функционала, включая интеграцию с отдельными информационными системами заказчика»,— говорит эксперт.
Говоря о пилотном внедрении, Ирина Шигина (Digital Design) рекомендует включить в его состав такие компоненты, как типовая функциональность портала (новости, библиотеки документов, разделы подразделений, справочник сотрудников и т. д.); функции или данные, которые «заставят» сотрудников пользоваться порталом: это может быть личная информация из кадрового отдела (к примеру, количество оставшихся дней отпуска), доступ к административным сервисным функциям (заявки на командировки, заявки на закупку и т. д.); а также высокоприоритетные задачи бизнеса заказчика, если таковые имеются. Расчет и стратегия Для любого проекта по внедрению корпоративной информационной системы характерны типичные ошибки и подводные камни, которые подстерегают заказчиков на всех этапах — при выборе решения, его внедрении и последующей эксплуатации. Что это за ошибки и как их избежать? Сергей Рыжиков («1С‑Битрикс») в первую очередь предостерегает от неверного подхода к расчету стоимости владения корпоративным порталом. «Эта стоимость складывается из нескольких элементов: стоимости самой платформы, разработки функционала, который надо внедрить, и использования и развития платформы — масштабируемости портала,— поясняет он.— Иногда сами платформы вообще ничего не стоят, например, есть бесплатные лицензии на SharePoint, включенные во многие продукты Microsoft, но при этом их дальнейшее применение требует определенных вложений. Важно просчитать совокупную стоимость владения порталом. И, главное, учесть издержки на принятие этого функционала пользователем. Не стоит тратить средства на то, что не будет работать. Надо пойти «от пользователя» и сделать корпоративный портал понятным и простым в освоении, чтобы сотрудникам компании хотелось работать на нем». Андрей Акулов (IBM) обращает внимание на типичное заблуждение заказчиков, считающих внедрение корпоративного портала конечным проектом, а не перманентным. По его словам, очень часто у компании заказчика отсутствует стратегия развития портала, которая, по сути, должна складываться еще на этапе планирования проекта. Ирина Шигина (Digital Design) выделяет две специфические ошибки, характерные именно для внедрения портальных решений. «Первая — отсутствие заинтересованности топ-менеджмента: преимущества портала реализуются наиболее полно, когда он активно используется подавляющим количеством сотрудников компании. В этом случае хорошо видно ускорение обмена информацией, повышение прозрачности процессов. Но часто для привлечения пользователей к работе с порталом требуется воля и вовлеченность руководства. Вторая ошибка — нецелевое использование. Попытка создать бухгалтерскую систему или ERP на базе портала, скорее всего, окажется неудачной и совершенно точно затратной — существуют системы, значительно более подходящие для решения этих задач. Однако портал может быть более чем полезен при интеграции с этими системами», — отмечает Ирина. «Частой проблемой, особенно для российских организаций, является «историческое наследство» в виде огромного количества корпоративных порталов, уже существующих в компаниях и сделанных зачастую самостоятельно на так называемых PHP-движках или на недорогих коробочных решениях. Нередко они выглядят очень симпатично и задачи «традиционного» корпоративного портала решают вполне успешно, но при этом абсолютно не рассчитаны на развитие и масштабирование, и прежде всего — на интеграцию с ECM и на решение других интеграционных задач заказчика, — дополняет Алексей Ильвовский («Форс»). — Традиционной ошибкой в этом случае становится сохранение «статус-кво» в компании, приводящее к независимому развитию портала, с одной стороны, и интеграционных задач организации и ЕСМ, с другой, ввиду упомянутых трудностей для PHP-порталов и их аналогов. Это неизбежно приводит к потере темпа и неиспользованию всех перечисленных новейших достижений в построении корпоративных порталов».
***
Олег Апанасик, Spb CIO Club:
Мнение о том, что корпоративный портал используется только в крупных компаниях — миф. Для небольшой компании с 30–40 пользователями, внедрение корпоративного портала будет не менее эффективно, чем для корпорации более чем с 1000 пользователей. И дело здесь не в текучке персонала и его скорейшей адаптации, а в том, насколько оптимально компания применяет информационные ресурсы.
***
Ирина Шигина, директор по производству, департамент корпоративных систем, Digital Design:
Портал по определению охватывает большее количество пользователей в компании, чем любая другая информационная система, а значит, при его внедрении приходится учитывать все разнообразие требований и потребностей. Заказчику следует быть готовым к активному участию в подготовке внедрения и определению его целей.
***
Андрей Акулов, руководитель направления IBM Collaboration Solutions, IBM в России и СНГ:
Портальный проект нуждается в четкой постановке задач, которые условно можно разделить на три группы: привлечь пользователя, увлечь и удержать его внимание и интерес. Согласно этим группам задач, выстраивается и процесс создания портала. При его запуске важно детально продумывать элементы, которые привлекут внимание к порталу, вызовут интерес пользователя и удержат его на ресурсе.
***
Алексей Максимачев, заместитель директора ГБУ «Центр развития и поддержки предпринимательства»:
Если внедрение — это просто дань моде, то, наверное, лучше не тратить деньги и не заниматься таким внедрением. Если же корпоративный портал должен стать основной информационной системой или объединением информационных систем компании, самое время задуматься о том, какие бизнес-задачи будет включать интранет-портал.
***
Алексей Ильвовский, директор отде ления интернетрешений, компа ния «Форс»:
Для современных портальных внедрений ТЗ не сводится к ответам на вопросы, какой лучше сделать интерфейс. Главное — это функциональность. Ведение пилотного проекта, поэтапный ввод портала в эксплуатацию помогут скорректировать решения, принятые на этапе обследования, но именно скорректировать, а не поменять полностью.
***
Сергей Рыжиков, генеральный директор компании «1С‑Битрикс»:
Корпоративные порталы больше не рассматриваются как веб-интерфейс для ERP- и других информационных систем компании — этот тренд не оправдал себя. Попытки создавать такие порталы предпринимали только очень крупные компании и почти всегда неудачно — это было дорого и неэффективно.
***
Елена Рыжкова, менеджер по развитию сети продаж Центра заказной разработки ПО компании «АйТи»:
На сегодняшний день значительно выросли требования к функциональности и возможностям портала. Основным требованием к корпоративному порталу относится автоматизация бизнес-процессов компании, позволяющая сотрудникам получить доступ к необходимым документам и приложениям, вне зависимости от их удаленности.
Григорий Рудницкий
30.04.2012
IT Manager