11 марта 2016
Автор статьи: Сергей Гайдамаков – исполнительный директор Направление автоматизации документооборота — Digital Design.
В современном мире руководитель принимает множество решений по самым разным вопросам: от согласования командировок подчиненных до согласования значимых сделок или заявок на выдачу кредитов. При этом эффективность руководителя напрямую зависит от скорости и правильности принимаемых решений. Никто не сомневается, что автоматизация призвана повышать эффективность работы организации, но руководители часто до последнего откладывают начало своей работы в автоматизированных системах, так как вопросы удобства работы с ними все еще остаются открытыми. В данной статье рассматриваются тенденции и будущее автоматизации управления, которое уже сейчас выходит на качественно новый уровень.
В ежедневной работе руководителя можно выделить всего два вида решений, которые он принимает: решение о согласии с информацией, как правило через подписание документа, в котором эта информация изложена, и решение о способе исполнения, как правило через прямое поручение или поручение в виде резолюции на документ. Понимая это, можно сделать логичный вывод, что для эффективного управления требуется соблюдение следующих условий: следует быстро собирать всю необходимую для принятия решения информацию и быстро доводить принятые решения до исполнителей.
Такие условия, действительно, достигаются автоматизацией, но, чтобы работа руководителя стала еще и удобной, требуется учесть следующие ключевые принципы автоматизации управления:
- Решения по любому вопросу должны приниматься в универсальном пользовательском интерфейсе. По некоторым вопросам решения принимаются достаточно часто, по другим – крайне редко, а человек очень хорошо помнит только то, что делает ежедневно. И если в зависимости от вопроса интерфейс принятия решения будет разным, то руководителю довольно часто придется тратить время на его изучение и искать нужное действие, что будет снижать его эффективность и удобство работы. Именно поэтому большинство руководителей предпочитают работать в электронной почте, ежедневно рассылая сотни писем, и полагая, что это самый удобный и эффективный способ управления и принятия решений.
- Необходимая для принятия решения информация должна собираться и отображаться в одном месте. Как показывает опыт, достаточно много времени руководитель тратит на поиск, получение и анализ информации по теме вопроса, по текущему состоянию организации, по выбору сотрудника, который имеет возможность исполнить поручение в данный момент, и т.д. Даже на поиск номера телефона подчиненного сотрудника уходит время, не говоря уже об актуальной на момент принятия решения аналитической информации. В некоторых организациях создаются целые отделы, которые подготавливают необходимую информацию, на основе которой руководитель принимает решения. Но, как правило, такая информация готовится в виде бумажных отчетов или аналитических записок большого объема вместо того чтобы организовать для руководителя доступ к этим отчетам в электронном виде, но так, чтобы автоматически отбиралась только нужная информация в зависимости от решаемого вопроса. Например, для решения финансового вопроса требуется знание остатка и история расходов только по требуемой статье затрат, а в случае согласования договора требуется быстро получить список уже заключенных договоров только с рассматриваемым контрагентом.
- Решения должны фиксироваться в тот момент времени, когда могут быть приняты. Не каждый момент времени может быть удобным для принятия решения, иногда требуется время, чтобы решение «созрело». Но когда этот счастливый момент настает, требуется возможность сразу его зафиксировать и довести до подчиненных, несмотря на то, что в этот момент времени руководитель может не находиться на своем рабочем месте. Широкое распространение мобильных устройств (телефонов и планшетов) способствуют работе с информацией в любое время и даже при отсутствии подключения к Интернет (например, в самолете). Таким образом, данный принцип требует, чтобы работа руководителя была обязательно мобильной и не требовала присутствия на рабочем месте.
В настоящее время данные вопросы автоматизации управления стараются решать с помощью BPM-систем, систем электронного документооборота, Workfow и т.д. Наиболее близко к соответствию этим принципам находятся системы электронного документооборота (СЭД). Внедренная от руководителя до конечного исполнителя СЭД начинает использоваться как транспортная система обмена значимой служебной информацией для исполнения бизнес-процессов организации, а руководители через СЭД принимают решения, управляя этими бизнес-процессами. Например, подразделения министерства начинают через служебные записки согласовывать условия выдачи лицензий или подразделения банка согласовывать риски при выдаче кредитов. Тем не менее, СЭД не может удовлетворить всем принципам эффективного управления и требуется расширять ее возможности, создавая новый класс систем – систем документационного управления (СДУ). В названии данного класса систем намеренно опущено слово «обеспечения» и СДУ отличается от систем документационного обеспечения управления тем, что речь уже идет не об обеспечении, а непосредственном управлении организацией.
СДУ в дополнение к задачам и функциям СЭД включает в себя механизмы поддержки принятия решения, инструменты повышения личной эффективности сотрудников и механизмы управления бизнес-процессами организации, обеспечивая выполнение всех обозначенных выше принципов автоматизации управления.
Механизмы поддержки принятия решений в СДУ предполагают сбор, консолидацию и отображение руководителю информации из различных источников, в том числе предметных систем, именно по тому вопросу, по которому требуется принять решение в данный момент времени. Например, при получении руководителем на согласование заявки на командировку сотрудника СДУ может дополнительно получать и отображать последнюю информацию из финансовой системы об имеющемся на данный момент бюджете для командировок, собирать информацию о числе и длительности командировок данного сотрудника за последний месяц (или год). Или при получении руководителем на согласование пакета документов по выдаче лицензии на осуществление какой-либо деятельности СДУ может дополнительно получать из системы учета лицензий дополнительную информацию об уже выданных подобных лицензиях, получать из системы нарушений информацию о проверках и нарушениях лицензируемой организации, и уже на основе данной информации руководитель может принимать обоснованное решение.
Дополнительно СДУ собирает досье на каждого сотрудника с анализом его работы, которое используется при выдаче поручений или согласовании документов. Например, при выдаче поручения руководитель может по каждому сотруднику увидеть статистику в виде процента просроченных поручений, средней длительности исполнения поручения, число неисполненных и число уже просроченных поручений на данный момент времени. Данная информация позволяет выбирать для соответствующих поручений наиболее эффективных и подходящих в данный момент времени исполнителей.
Инструменты повышения личной эффективности сотрудников в СДУ позволяют вести единый список задач, работать с этим списком по известным методикам личной эффективности, в том числе тайм-менеджмента, тем самым создавая корпоративную культуру, нацеленную на повышение эффективности работы всей организации. Возможности СДУ описать план исполнения сложного поручения, сформулировать первый шаг в исполнении поручения или распределить все задачи на группы «сделать сегодня», «сделать в течение недели» и «сделать потом» позволяют сотрудникам изменить стиль работы, научиться концентрироваться на самом важном в конкретный момент времени и начать успевать больше за то же самое время.
Использование СДУ в управлении бизнес-процессами организации предполагает выстраивание этапов бизнес-процесса в последовательность согласований документов, выдачи и исполнения поручений, а также интеграцию с предметными системами в тех этапах, где задача должна выполняться другой системой. Например, бизнес-процесс командирования сотрудника превращается в последовательность согласования заявки на командировку, приказа на командирование сотрудника, выдачи поручения в отдел кадров для подготовки командировочного удостоверения и обмен информацией с кадровой системой, выдачи поручения в бухгалтерию для перечисления командировочных денег и обмен информацией с бухгалтерской системой, выдачи поручения командируемому сотруднику для подготовки отчета о командировке по ее завершению и т.д. Таким образом, СДУ обеспечивает «прозрачное» исполнение бизнес-процессов, что делает возможным измерение показателей их эффективности (KPI) без дополнительных затрат.
Многие организации для повышения своей эффективности расходуют большие средства на внедрение систем управления качеством или управления производством без достижения какого-либо значительного эффекта. Внедрение таких моделей как 6 сигм (six sigma) или CMMI требует реального описания и измерения бизнес-процессов организации. И, как правило, поставив перед собой цель, серьезные компании, обладающие большими бюджетами, нанимают известные консалтинговые компании, которые сами делают или обучают сотрудников организации самостоятельно описывать бизнес-процессы, ходить с секундомером для их измерения, решать вопросы оптимизации и т.д. Но куда проще и менее затратно подключить к СДУ всех сотрудников организации, описать текущие бизнес-процессы «как есть» в терминах СДУ, автоматически получить по ним показатели эффективности и уже заниматься оптимизацией исходя из постоянно измеряемых показателей. При этом сразу можно «убить нескольких зайцев»: повысить эффективность управления, внедрить показатели эффективности бизнес-процессов и обеспечить реальную основу для внедрения системы управления качеством или управления производством.
Обобщая все выше сказанное, требуется отметить, что СДУ может внедряться в любой организации и в любом производстве, даже там, где кажется нет никаких документов, и предприятие занимается выпуском изделий. Например, на производственном предприятии есть документы-наряды на создание изделий по требуемым параметрам, есть акты проверки качества продукции, есть акты о поставке продукции заказчикам, а значит есть точки принятия решений по управлению бизнес-процессами предприятия, и значит эффективность принимаемых решений можно повысить с внедрением СДУ.
СДУ необходима там, где нужно сделать больше за то же самое время, где нет уверенности, что сотрудники организации работают достаточно эффективно, где внедряется система управления качеством или управления производством, где руководители думают об эффективности и удобстве своей работы. Обращайтесь за консультациями к специалистам, которые знают, что такое система документационного управления и работа вашей организации поднимется на качественно новый уровень.
Источник:
Global CIO
http://www.globalcio.ru/