Шаблон технического задания
ПО «Ареопад»

Список принятых сокращений

Таблица 1 – «Список принятых сокращений»

1. Общие сведения:

1.1 Назначение ПО (далее по тексту Приложения также «Система» или Информационная система коллегиальных органов)

Информационная система коллегиальных органов должна обеспечивать защиту информации на мобильных устройствах и автоматизировать процесс проведения заседаний и голосования членов коллегиальных органов управления и комитетов в структурных подразделениях Заказчика c учетом специфики решаемых ими задач.

1.2 Цель выполнения работ

Основными целями установки и адаптации программного обеспечения являются:

1. Создание единого информационного пространства взаимодействия сотрудников, оперативное предоставление документов членам коллегиальных органов и комитетов Заказчика и дочерних компаний, а также встреч менеджмента на уровне рабочих групп;
2. Сокращение трудозатрат на подготовку и распространение (публикацию) документов, повышение удобства работы с документами;
3. Снижение влияния человеческого фактора и вероятности технической ошибки при ручной подготовке документов;
4. Обеспечение проведения заседаний как в очной форме, так и в заочной с подключением пользователей в удаленном режиме;
5. Обеспечение соблюдения сроков подачи голосов при организации голосования в заочной форме;
6. Обеспечение юридически значимого голосования.

1.3 Наименование Работ

Таблица 2 – «Перечень Работ»

1.4 Плановые сроки выполнения Работ

Плановые сроки начала и окончания установки и адаптавуии Системы определяются в соответствии с Календарным графиком, являющимся неотъемлемой частью Договора.

1.5 Порядок поставки программного обеспечения и предъявления результатов работ

Порядок предъявления результатов работ осуществляется в соответствии с Календарным графиком и Договором.

2. Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является деятельность коллегиальных органов, таких как Совет Директоров, Правление и комитетов при них по рассмотрению и принятию решений по вопросам, входящим в повестку заседания.

2.1 Основные бизнес-роли

1. Администратор;
2. Секретарь;
3. Председатель;
4. Член КО;
5. Приглашенный участник (Гость);
6. Аудитор;
7. Наблюдатель.

2.2 Общее описание процесса проведения заседания

Процесс проведения заседаний должен включать в себя следующие основные этапы:

1. Формирование календаря заседаний КО;
2. Формирование перечня вопросов повестки к заседанию;
3. Подготовка материалов по вопросам повестки заседания;
4. Публикация/размещение материалов на устройствах пользователей;
5. Проведение заседания и голосования по повестке заседания;
6. Формирование опросных листов или письменных мнений;
7. Фиксирование принятых решений в проекте протокола заседания.

3. Требования к составу и содержанию работ

В процессе выполнения работ по адаптации и установке Системы автоматизации подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов должны быть выполнены следующие работы:

3.1 Определение требований и проектирование

• Разработка Частного технического задания.
• Разработка и согласование требований к внедрению Системы. Выявление требований к формированию шаблонов документов (проект протокола, письменное мнение и опросный лист, требование о созыве заседания, уведомление о проведении заседания).
• Разработка макетов экранных форм с применением фирменного стиля Заказчика.
• Согласование макетов.

3.2 Внедрение Системы

• Адаптация Системы по требованиям Заказчика.
• Внедрение и тестирование Системы на тестовом сервере.
• Подготовка к внедрению в промышленной среде (промышеленном сервере).
• Тестирование Системы.
• Разработка рабочей документации.
• Проведение предварительных приемо-сдаточных испытаний.

3.3 Опытная эксплуатация

• Инструктаж (администраторов и ключевых пользователей).
• Опытная эксплуатация.
• Ведение журнала опытной эксплуатации.
• Внедрение в промышленной облачной среде.
• Проведение приемочных испытаний.
• Актуализация рабочей документации.

4. Требования к архитектуре, программному и аппаратному обеспечению

4.1 Требования к архитектуре Системы

Архитектура Системы должна предполагать централизованную обработку данных, т.е. функции, связанные со сбором и обработкой информации Заказчика, вне зависимости от физического размещения конечных пользователей.

Технологически Система должна реализовываться на базе трехуровневой архитектуры. Для увеличения общей производительности системы, в зависимости от объема обрабатываемых данных и количества пользователей Системы, должна быть предусмотрена возможность установки отдельных уровней Системы на разных серверах.

Рисунок 1 – Предполагаемая архитектура системы

В таблице ниже приведено описание интеграций с другими внутренними сервисами.

Таблица 3 – «Интеграции с внутренними сервисами»

Система должна включать в себя следующие части:

1) Клиентская часть. Клиентская часть должна формировать запросы к серверу и обрабатывать ответы от него, отвечать за прием данных и их визуализацию. Должна осуществлять контроль полноты данных и существовать в следующем виде:

• Веб-клиент Секретаря. Веб-клиент должен предоставлять средства работы в Системе путем взаимодействия с браузером;
• Веб-клиент Участника. Веб-клиент должен предоставлять средства работы в Системе путем взаимодействия с браузером;
• Мобильный клиент Участника. Мобильный клиент должен представлять средства работы в Системе путем запуска приложения на iPad, iPhone или на мобильные устройства с ОС Android (планшет, смартфон).

2) Серверная часть. Должна обеспечивать следующие возможности:

• Система должна иметь возможность отправки уведомлений пользователям по электронной почте, инициированным как вручную, так и по событию;
• Система должна поддерживать версионность документов, прикрепленных к формам системы;
• Система должна иметь возможность обеспечивать вход пользователя на основе учетной записи Active Directory или учетной записи, созданной в системе;
• Система должна вести журналы событий в Системе в части доступа к документам, изменений документов и действий пользователей в системе;
• В Системе должен быть предусмотрен набор ролей и набор функций, а также возможность назначить пользователю одну или несколько ролей.

4.2 Подключение к Системе

Система должна обеспечивать возможность подключения не более 50 пользователей.

Подключение к Системе должно осуществляться:

• Посредством Web-интерфейса, доступного из браузера пользователя, запускаемого на ПК пользователя или мобильном устройстве и взаимодействующего с серверной частью;
• Посредством мобильного приложения, запускаемого на мобильном устройстве пользователя (устройства под управлением iOS и Android). Оно должно осуществлять обмен данными с серверной частью по защищенным каналам связи.

Мобильное приложение должно обеспечивать следующие режимы работы:

• Онлайн. В данном режиме должен быть доступен полный набор функций мобильного приложения.
• Оффлайн. В данном режиме для авторизованного пользователя должен быть доступен полный набор функций без возможности синхронизации данных (как только возобновится связь с серверной частью, приложение отправит голоса пользователя на сервер).

Пользовательский web-интерфейс Системы должен корректно функционировать в следующих браузерах:

• Microsoft Edge;
• Mozilla Firefox;
• Google Chrome.

4.3 Требования к аппаратному и программному обеспечению

Аппаратное и программное обеспечение Системы должно удовлетворять следующим требованиям:

Таблица 4 – «Программно-аппаратные требования Системы»

5. Функциональные требования к Системе

Система должна обладать следующими функциональными возможностями:

• Планирование заседаний коллегиальных органов. Должно выполняться Секретарями коллегиальных органов;
• Проведение заседаний как в очной, так и в заочной формах;
• Создание заседаний коллегиальных органов с указанием названия, периода проведения, перечня участников заседания. Должна быть возможность указывать место проведения заседания.
• Автоматическая нумерация заседаний с последующей возможностью редактирования номера.
• Формирование повестки заседания и размещение документов по каждому вопросу.
• Создание нескольких коллегиальных органов. При этом у каждого коллегиального органа должна быть возможность назначить своего Секретаря, Членов коллегиального органа, Приглашенных участников (Гостей) и Председателя.
• Члены коллегиальных органов должны иметь доступ к документам только тех коллегиальных органов, в которые они входят.
• Получение, просмотр Членами коллегиального органа материалов по вопросам заседаний на мобильных устройствах или web-интерфейсе.
• Голосование участниками заседания по вопросам повестки с возможностью создания особого мнения.
• Отслеживание и контроль Секретарем коллегиального органа результатов голосования по каждому вопросу.
• Автоматизированное формирование протоколов заседаний коллегиальных органов. Формирование промежуточного протокола в текущем заседании и итогового протокола в завершенном заседании.
• Добавление в перечень участников приглашенных участников (гостей, приглашенных лиц), при этом приглашенные участники должны видеть материалы заседания, но не иметь возможность голосовать по вопросам заседания. Члены коллегиального органа не должны видеть приглашенных лиц в перечне участников заседания, данных пользователей должны видеть только секретари и администраторы Системы в web-интерфейсе секретаря.
• Оповещение пользователей о новых событиях и документах по Email и с помощью push-уведомления на мобильном устройстве под управлением iOS, Android.
• Приглашение на заседание по E-mail должно добавляться в календарь пользователя с учетом его часового пояса.
• Система должна поддерживать версионность документов.
• Журналирование действий пользователей в Системе с возможностью выгрузки журнала за заданный период в формате xlsx-файла.
• Наличие инструментов фильтрации, сортировки заседаний, и поиска по названиям заседаний, вопросов, документов, по текстам проектов решений и документов.
• Возможность внесения голосов Члена КО его ассистентом по просьбе Члена КО при отсутствии у него технической возможности внести голос самостоятельно. Внесение голосов за другого участника должно обязательно фиксироваться в журналах Системы.

5.1 Требования к веб-клиенту Секретаря

У Секретаря должны быть следующие возможности:

• Работа пользователей в системе должна осуществляться через веб-клиент;
• Обеспечение входа пользователя на основе учетной записи MS Active Directory или учетной записи внешнего пользователя;
• Ведение календаря заседаний;
• Создание, редактирование и удаление сущностей системы: заседания, вопросы, материалы, протоколы;
• Создание, редактирование и удаление вопросов заседаний, размещение материалов по вопросам повестки. Назначение докладчиков по вопросам. Должна быть возможность создать вопрос как из карточки заседания (вопрос должен добавиться в повестку), так и в списке непривязанных вопросов (чтобы добавить в повестку позднее).
• Копирование вопросов, которые уже созданы в системе, с возможностью дальнейшего редактирования скопированных полей;
• Настройка прав доступа на уровне документов и объектов при помощи ролевой модели;
• Настройка прав голоса в заседании. По умолчанию в заседании должны иметь право голоса Члены коллегиального органа, и не должны – приглашенные участники (гости). Однако у Секретаря должна быть возможность выдавать право голоса либо убирать его у любого пользователя в заседании, в том числе у приглашенного участника;
• Просмотр сводки итогов голосования в карточке заседания, включая особое мнение;
• Отправка почтовых и Push уведомлений, инициированных как вручную, так и по событию;
• Отправка уведомлений пользователям вручную об изменении материалов заседания. Помимо этого, Секретарь должен иметь возможность отправить участникам уведомления о следующих изменениях: о переносе заседания, об изменении формы проведения, об изменении повестки, об изменении проекта решения вопроса;
• Просмотр предыдущих версий документов, прикрепленных к карточкам заседаний и вопросов;
• Поиск по названиям заседаний, вопросов, материалов, по текстам проектов решений. Полнотекстовый поиск по материалам в формате doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx и PDF;
• Получение почтовых уведомлений о событиях в Системе;
• Формирование документов по шаблону: промежуточный/итоговый протокол очного и заочного заседания, повестка, уведомление о заседании, выписки по вопросам очного и заочного заседания, опросный лист для передачи Участнику. Шаблоны документов должны быть предварительно настроены по форме Заказчика. В активном заседании должна быть возможность формировать промежуточный протокол, в завершенном – итоговый;
• Формирование опросных листов и письменных мнений на конкретного Участника;
• Настройка прав доступа участников заседания к материалам. Для каждого документа должна быть возможность назначить список участников, которым доступен этот документ для просмотра. Остальные участники не должны видеть такой документ в списке материалов;
• Настройка кворумов (правил принятия решений) для коллегиальных органов из предложенного набора в системе;
• Управление доступом пользователей;
• Возможность назначить пользователю одну или несколько ролей;
• Поддержка системы справочников: пользователей, коллегиальных органов и предприятий;
• Формирование Единого пакета документов;
• Добавление к заседанию документов с типом «Коммерческая тайна».

У Администратора должны быть следующие возможности:

• Работа пользователей в системе осуществляется через веб-клиент;
• Обеспечение входа пользователя на основе учетной записи MS Active Directory или учетной записи внешнего пользователя;
• Управление доступом пользователей;
• Настройка кворумов (правил принятия решений) для коллегиальных органов из предложенного набора в системе;
• Возможность назначить пользователю одну или несколько ролей;
• Поддержка системы справочников: пользователей, коллегиальных органов и предприятий;
• Просмотр журналов событий: истории изменений, журнала входов пользователей в систему, журнала создания и блокировки пользовательских учетных записей.

У Аудитора должны быть следующие возможности: