Примеры работы в АВАКОР: система «Комплаенс-контроль»

Предлагаем познакомиться поближе с АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль».

«Комплаенс-контроль»

Система «Комплаенс-контроль» состоит из следующих модулей: «Декларации», «Обращения», «Инструктажи», «Сотрудники» и раздела администрирования. В систему поступают обращения с антикоррупционного сайта. Сотрудник, обрабатывающий обращения, может работать с входящими данными и информацией по сотруднику, на которого оно заведено. В ближайшее время мы планируем добавить дополнительную интеграцию с антикоррупционным сайтом, чтобы обратившиеся могли отслеживать результаты. После создания обращения человек получит пин-код, введя который он сможет вести переписку с сотрудником, проверяющим обращение, а также получать или добавлять документы. Для каждого обращения в системе можно создать задания, для выполнения которых необходимо инициировать одно или несколько мероприятий.

Также есть раздел «Сотрудники», где отображается список сотрудников компании, который можно отфильтровать по некоторым признакам. Также есть расширенный поиск, где можно задать чуть больше атрибутов. В расширенном режиме результаты поиска выводятся не только по сотрудникам, но и по всем объектам системы, где она была найдена.

Работа с декларациями

Система автоматически отправляет сотруднику задание на заполнение декларации согласно алгоритму, заданному заказчиком. Этот алгоритм состоит из двух частей:

  1. определение признака декларируемости в принципе – по должности, департаменту и прочим параметрам;
  2. определение необходимости декларирования в данный момент – выполнение условий в виде приёма на работу, перевода на новую должность или срока последнего заполнения декларации.

Также сотрудник может самостоятельно инициировать процесс заполнения декларации из интерфейса системы.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

Как же это происходит в системе?

Сначала создается задание на заполнение декларации – сотрудник получает оповещение по электронной почте с информацией о необходимости заполнения декларации и ссылкой на неё.

Затем, перейдя по ссылке, сотрудник попадает в карточку декларации со списком вопросов. Ответив на все вопросы и согласившись на обработку персональных данных, декларацию можно отправить на проверку.

После отправки на проверку все проверяющие получают письмо о поступлении заполненной декларации. Один из проверяющих берет декларацию на проверку и знакомится с ответами на вопросы. Далее он может либо принять каждый ответ, и тогда работа над декларацией завершится, либо отправить на доработку со своим комментарием (если в декларации есть хотя бы один вопрос в статусе «Не принят», то она отправляется на доработку).

Если декларация отправлена на доработку, то декларант получит соответствующее письмо с указанием вопроса, который необходимо доработать. Сотрудник вносит правки, либо прикрепляет необходимые документы и вновь направляет проверяющему. Проверяющий знакомится с изменениями и принимает решение о необходимости дальнейших доработок.

Если работа по декларации завершена, то декларант видит лишь статус “Завершена”, а проверяющий - всю информацию, включая разработанные рекомендации и мероприятия.

Например, если при проверке был выявлен конфликт интересов, то декларация переходит в статус «Разработка рекомендаций». После чего для каждого вопроса, где обнаружен конфликт интересов, необходимо создать одну или несколько рекомендаций для его устранения.

Такая рекомендация отправляется на рассмотрение ответственному сотруднику – как правило, это сотрудники Отдела персонала или Службы безопасности филиала. Для выполнения рекомендации ответственному сотруднику необходимо предложить проверяющему проведение одного или нескольких мероприятий для устранения конфликтов интересов.

После создания мероприятия проверяющему необходимо либо утвердить его проведение, либо отправить его на доработку для внесения корректировок ответственным.

После утверждения всех мероприятий и их проведения появляется возможность завершить декларацию. На этом процесс завершается.

Учёт прохождения инструктажей

Данное решение предназначено для автоматизации процесса контроля прохождения инструктажей сотрудниками компании. Это решение заточено на контроль прохождения инструктажей по 115 Федеральному закону "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма". У сотрудников есть возможность задать несколько типов инструктажей, указать их темы, вопросы и приложить документы для ознакомления. После создания инструктажа сотрудникам, которые должны его пройти (это могут быть десятки тысяч человек), рассылается задание на прохождение. Контролировать прохождение можно в разделе, где видно, что сейчас происходит с конкретными инструктажами у конкретных сотрудников.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

У сотрудника процесс прохождения инструктажа отображается в виде карточки. Например, при инструктаже во внешней организации карточка позволяет загрузить скан-копию, свидетельствующую о прохождении, после чего система направляет карточку на проверку ответственному лицу.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

При вводном инструктаже прикреплены инструкции, его текст и лист прохождения инструктажа, который сотрудник скачивает, подписывает и загружает обратно в систему.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

Решение позволяет значительно сократить риски штрафов, связанных с некорректным прохождением инструктажей сотрудниками компании в соответствии со 115 Федеральным законом "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма".

Интерфейс проверяющего

У проверяющего есть реестр деклараций, которые сейчас в работе/ ожидают проверки и в целом все декларации, которые он может отфильтровать и посмотреть сводную информацию, сформировать отчет.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

Также по каждому сотруднику мы можем видеть общую информацию, заполненные декларации, взаимосвязи, которые он указывал, и выявленные конфликты интересов.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

Поиск сотрудника осуществляется по ФИО, либо другим критериям при помощи расширенного поиска.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

По каждому сотруднику существует карточка, на первой вкладке которой содержится сводная информация о сотруднике, а на второй - вся информация по декларациям сотрудника.

Также есть информация по всем аффилированным компаниям, …

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

… а также лицам, связанным с сотрудником, – на вкладке “Связанные лица” и по всем конфликтам интересов. По одному вопросу может быть выявлено несколько конфликтов.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

Работа с отчетами

В системе также можно работать с отчетами и статистическими данными. Отчет выгружается в MS Excel и отображает всю информацию о декларациях и рекомендациях, также в верхней части таблицы есть сводная статистика по всем декларациям.

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

Есть возможность добавить дашборды, где в графическом виде представлены статистические данные. Пример:

АВАКОР на примере работы с системой «Комплаенс-контроль»

Также у системы имеется раздел администрирования, в котором можно поправить справочники, задать роли пользователям и сами роли, настроить их и оповещения довольно гибко.