Хранение кадровых документов в цифре: что о нем необходимо знать

С переходом бизнеса и государственных структур на КЭДО описанные проблемы потеряли актуальность. Но теперь HR-отделы задаются новым вопросом: как хранить электронные кадровые документы на протяжении предусмотренных законом сроков? Ответим на него в статье. Рассмотрим законодательство, на которое следует ориентироваться, форматы электронных подписей (ЭП), позволяющие обеспечить юридическую значимость документов в долгосрочной перспективе, специализированные архивные системы.

Как регулируется электронное хранение кадровых документов?

При создании электронного кадрового архива следует учитывать ряд нормативных правовых актов (НПА). Рассмотрим основные из них.

Федеральные законы, позволяющие организациям переходить на КЭДО:

1. 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», вводящий понятие и устанавливающий порядок электронного документооборота в сфере трудовых отношений с правилами взаимодействия работодателей и работников (новые статьи 22.1 - 22.3 ТК РФ). В цифровой вид можно переводить почти все, за исключением приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
2. 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы…», позволяющий заключать трудовой договор и дополнительные соглашения к нему путем обмена электронными документами (ЭД).
3. 63-ФЗ «Об электронной подписи», устанавливающий виды ЭП, условия и правила их применения.

НПА, регулирующие вопросы хранения кадровых документов в электронном виде:

1. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», обязывающий обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение требуемых сроков.
2. 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому работодатели должны обезопасить личные данные сотрудников.
3. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
4. Приказ Росархива от 15 июня 2020 года № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
5. Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…», устанавливающий сроки хранения кадровых документов.
6. Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Как обеспечить валидность электронного документа на протяжении всего срока хранения?

Для подтверждения юридической значимости цифрового документа необходимо, чтобы его электронная подпись была целостна и могла быть проверена. Это возможно с применением усовершенствованной квалифицированной подписи (УКЭП).

Имеется ряд форматов УКЭП, характеризующихся различным объемом предоставляемых для проверки данных. В целях долговременного хранения документов следует использовать последние два из приведенных ниже вариантов:

1. CAdES-BES (Basic Electronic Signature) — базовая усиленная квалифицированная ЭП, включающая сертификат подписавшего лица. Это самый простой формат, его применение для документов, предполагающих долговременное хранение, проблематично. Причина заключается в том, что сертификат ключа проверки ЭП данного вида действителен всего 1 год, а кадровые документы в большинстве случаев требуют гораздо более длительных сроков хранения.
2. CAdES-T (Electronic Signature with Time) — усовершенствованная ЭП, содержащая дополнительную метку, подтверждающую что документ существовал в определённое время и не был изменен с момента ее добавления. Формат также не подходит для долговременного хранения, т. к. не дает подтверждения валидности сертификата ЭП на момент подписания.
3. CAdES-X Long Type 1 — в дополнение к метке времени обеспечивает подтверждение валидности сертификата ЭП. С таким комплектом документ может сохранять юридическую значимость на протяжении 15 лет.
4. CAdES-A (Archival) — специально разработанный архивный формат. Именно он в большей степени подходит для долговременного хранения кадровых документов. Формат позволяет до истечения предыдущего штампа времени ставить дополнительный и автоматически пролонгировать срок хранения кадрового документа на новые 15 лет необходимое количество раз.

Какая система позволяет создать электронный кадровый архив?

Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 предусматривает применение специализированных информационных систем СХЭД для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения документов. Они обеспечивают:

• хранение электронных документов с метаданными;
• систематизацию ЭД в разрезе номенклатуры дел и личных дел;
• поддержание юридической значимости электронных документов;
• создание обязательных архивных учетных форм;
• автоматический контроль состояния ЭД;
• резервное копирование;
• отслеживание сроков уничтожения документов;
• формирование уведомлений об истечении сроков хранения и уничтожение электронных архивных документов, а также другие возможности.

Положения приказа Росархива, касающиеся применения СХЭД, обязательны для государственных организаций. Для коммерческих структур они носят рекомендательный характер. Но, как показывает практика и опыт наших заказчиков, например компании ОССП, бизнес находит внедрение СХЭД в соответствии с правилами Росархива практичным. Такой подход позволяет обеспечить сохранность, целостность, неизменность и юридическую значимость кадровых документов на протяжении требуемых сроков. Это помогает компаниям соблюдать правовые предписания, успешно проходить проверки государственной инспекции по труду, прокуратуры и других контролирующих органов, защищать свою позицию в суде.

Какие преимущества дает хранение кадровых документов в архивном решении от компании «Диджитал Дизайн»?

Наши специалисты разработали и успешно внедряют в организациях различных отраслей специализированную систему для долговременного учета и хранения электронных кадровых документов на базе платформы Docsvision. Она помогает обеспечить соответствие положениям ТК РФ, приказов Росархива, 125-ФЗ, 152-ФЗ и других упомянутых выше нормативных правовых актов. В части функциональности система дает возможность:

1. Упростить процесс передачи документов (оцифрованных и изначально электронных) в долговременный архив. При этом производится проверка их целостности и юридической значимости.
2. Обеспечить надежное хранение документов. Решение позволяет определять их в дела, назначать права доступа.
3. Поддерживать юридическую значимость документов на протяжении всех предусмотренных сроков и не зависеть в данном вопросе от вендора КЭДО. Для этого в решении используется формат подписи УКЭП CAdES-A, проводится периодическая проверка целостности долговременного контейнера. Минимизируются риски штрафов и потерь кадровых документов.
4. Упростить доступ к информации и работу с ней. Оптимизируется поиск, формирование справок, копий и выписок, выдача документов в читальный зал.
5. Автоматически контролировать сроки хранения. Предусмотрены различные варианты уничтожения документов: от формального, подразумевающего, что информация доступна в любой момент, до полного, когда остаются только дела.