Электронный архив технических документов

Оцифровка архивов предотвращает риски утраты документов по причине старения и поддерживает организационную базу знаний в независимости от увольнения ключевых сотрудников. Она также позволяет обеспечить сохранность информации в случае катастроф и несчастий, таких как пожары и наводнения, сокращает затраты на оборудование помещений, транспортировку и копирование.

По этим причинам наличие современного электронного архива технической документации на предприятии из разряда «лучших практик» перешло к уровню «индустриального стандарта». Сегодня электронный технический архив — часть интеллектуального капитала организации и ее конкурентное преимущество, позволяющее уверенно эксплуатировать, поддерживать и развивать производственную и материально-техническую базу.

1. Преимущества электронного технического архива

Электронный архив технических документов предоставляет множество преимуществ по сравнению с традиционным хранением информации на бумажных носителях.

Он позволяет аккумулировать все инструкции, спецификации, чертежи и любые другие виды документов в едином цифровом пространстве, к которому имеют доступ необходимые службы. Поиск информации осуществляется практически мгновенно, что ускоряет работу сотрудников «в полях».

Возьмем такой пример обращения к электронному техническому архиву инженера службы эксплуатации, прибывшего к неисправной установке:

Важнейшим преимуществом цифровых архивов является скорость доступа к документам — информация в электронном виде находится неизмеримо быстрее, чем в «твердой копии». При этом можно использовать не номенклатуру дел и не архивные шифры, а «человекочитаемые» атрибуты для поиска, такие как ключевые слова.

Кроме того, не требуется физический доступ к архиву — если имеются соответствующие права в информационной системе, с документами можно работать удаленно, что особенно важно для инженерных служб.

Основные преимущества электронного технического архива для организации в целом можно разделить на несколько групп.

1. Сокращение капитальных и операционных затрат на хранение документов.

• Масштабируемость. Цифровое хранилище легко расширяется за счет добавления серверов в ЦОД или облачных ресурсов.
• Экономия фонда оплаты труда. Создание единого централизованного архива в географически распределенных компаниях позволяет снизить издержки на содержание персонала на местах.
• Сокращение затрат на печать и бумагу. Электронный архив устраняет необходимость в выдаче копий документов на руки эксплуатирующим службам.
• Снижение стоимости обслуживания и оборудования помещений. Не требуется установка дополнительных стеллажей, обеспечение отопления и кондиционирования, освещения, охраны и т. д.

2. Усовершенствованная организация хранения и поиска документов.

• Индексирование и обогащение метаданными. Документы электронного архива обычно систематически переиндексируют с помощью единого набора классификаторов, что в дальнейшем гарантирует эффективную категоризацию и быстрый поиск.
• Управление версиями. Электронные системы хранения могут предоставлять пользователям актуальные редакции документов, а также дают доступ к просмотру истории их изменений.
• Полнотекстовый поиск. Большинство электронных архивов позволяет находить конкретную информацию внутри документов (если они содержат текстовый слой), что невозможно с бумажными архивами.
• Расширенные фильтры. Поиск по типу документа, производственной площадке, виду оборудования или другим параметрам повышает скорость доступа к данным.

3. Обеспечение сохранности и безопасности технических документов.

• Долговечность. Цифровые документы не ветшают со временем, в отличие от бумажных.
• Хранение в перспективе. Электронные документы могут быть сконвертированы в новые форматы по мере развития технологий. Текущий формат долгосрочного архивного хранения PDF-A является открытым, что гарантирует его поддержку в обозримом будущем.
• Резервное копирование и восстановление. В отличие от бумажного, электронный архив можно регулярно «бэкапировать». Это обеспечивает сохранность документов в случае аварий или происшествий.
• Управление доступом и безопасность. Технические документы ограниченного распространения защищаются многоуровневой системой авторизации, в том числе могут быть зашифрованы с применением криптографических средств для предотвращения несанкционированного доступа.

4. Соблюдение нормативных требований.

Соответствие 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Система электронного технического архива, разработанная компанией «Диджитал Дизайн», позволяет обеспечить долговременное хранение согласно правилам Росархива. Она также дает возможность проводить корректное уничтожение документов (электронных и бумажных) по истечению регламентных сроков.

Таким образом, внедрение специализированной информационной системы помогает снизить затраты на ведение архива, добиться соответствия требованиям регуляторов, обеспечить долговременную сохранность технических документов и повысить эффективность работы с ними подразделений.

2. Возможности электронного архива технических документов для инженерных служб

Инженерные службы предприятия используют электронный архив технической документации для ускорения обслуживания оборудования, систем, зданий и сооружений, а также для повышения качества своей деятельности.

Многомерная структура хранения, предусмотренная в решении, позволяет организовать информацию по объектам капитального строительства, оборудованию и изделиям согласно различным критериям: типу, области применения, принадлежности. Таким образом обеспечивается быстрый доступ к требуемым документам.

Электронный технический архив подходит для любых форматов, в том числе исходных файлов САПР. В системе могут храниться руководства и справочники, технические чертежи. Это позволяет обеспечить быстрый доступ к информации во время обслуживания оборудования для понимания особенностей его эксплуатации и способов устранения неисправностей.

Организация удаленного доступа к техническому архиву упрощает работу в условиях географически распределенной структуры предприятия. Сотрудники могут ознакомиться с документами на своих мобильных устройствах в полевых условиях. Это позволяет оперативно получать данные без необходимости возвращаться в офис. Эксперты специализированных подразделений могут дистанционно просматривать документы, помогая техникам на месте устранять проблемы.

Современные решения, такие как архив от компании «Диджитал Дизайн» на платформе Docsvision, позволяют вести совместную работу в реальном времени: несколько пользователей параллельно получают безопасный доступ к файлам по корпоративным каналам связи. При необходимости на базе технического архива и средств коммуникаций, например разделов для комментирования в карточках документов, можно формировать базы знаний с функцией поиска по ключевым словам для анализа прошлых случаев обслуживания оборудования. Это помогает выявлять повторяющиеся проблемы и принимать меры по их устранению.

Электронный технический архив позволяет автоматизировать процессы документооборота. Основные из них:

• передача документов на долговременное хранение;
• выдача бумажных экземпляров на руки;
• контроль актуальности документации;
• соблюдение сроков хранения.

Электронный архив от компании «Диджитал Дизайн» также позволяет автоматизировать оперативные процессы документооборота технических документов:

• разработку эксплуатационной, согласование и комплектование ремонтной документации;
• ведение учета ремонтов и графиков подготовки соответствующих комплектов документов.

Для решения обозначенных задач архив интегрируется с системами технического обслуживания и ремонта (ТОИР).

Учет версий обеспечивает хранение всех редакций документов в одной карточке и доступ к последним из них. Это снижает вероятность ошибок из-за использования устаревших данных. Также система архива позволяет отслеживать изменения в версиях для понимания модификаций оборудования или процедур.

Электронный технический архив может быть частью планов непрерывности деятельности (ПНД) или планов аварийного восстановления (ПАВ) организации. При отказе оборудования или в случае инцидентов безопасности он обеспечит быстрый доступ к важным техническим документам.

Как итог, используя электронный технический архив, инженерные службы могут повысить скорость и качество работы, сократить время простоев, обеспечить соответствие нормативным требованиям и автоматизировать процессы.

3. Как создать электронный архив технических документов

Приступая к созданию архива, необходимо идентифицировать основные роли его эксплуатантов, включая сотрудников инженерных и производственных подразделений, архивистов и ИТ-специалистов, сформировать рабочую группу с привлечением пользователей всех видов.

Структурный последовательный подход к внедрению электронного архива гарантирует, что он станет надежным и удобным инструментом, на постоянной основе приносящим пользу организации. Процесс его создания можно разделить на следующие основные этапы:

Немного подробнее о том, что происходит на каждом из этапов.

1. Категоризация (систематизация) технических документов.

Наиболее важный и сложный организационный этап создания технического архива — это систематизация и категоризация единиц хранения. Во-первых, необходимо провести оценку/инвентаризацию имеющихся типов документации: руководств, чертежей, спецификаций и т. д.

Во-вторых, необходимо оценить имеющиеся объемы бумажных и электронных документов и определиться с их состоянием для целей ретроконверсии — массовой оцифровки. На этом этапе стоит упомянуть два важных фактора. Часть документов все равно потребуется хранить в бумажном виде рядом с соответствующим оборудованием. Также следует учитывать, что для определения стоимости ретроконверсии может понадобиться несколько подходов. Это актуально для крупных бумажных архивов, накапливаемых годами или даже десятками лет, в которых не велось точного учета количества хранимых документов.

2. Выбор и настройка программного и аппаратного обеспечения архива.

Далее необходимо определиться с программной платформой для создания электронного технического архива и выбрать исполнителя проекта. Технологические и функциональные возможности большинства современных систем хранения примерно одинаковы. По этой причине очень важно оценивать опыт использования определенной платформы и компетенции подрядчика в создании именно технических архивов, поскольку они имеют свою специфику. Отметим, что компания «Диджитал Дизайн» имеет многолетий опыт разработки и сопровождения крупных технических архивов на платформе Docvision.

Кроме программного обеспечения непосредственно архива, понадобится решение для оптического распознавания символов (OCR). Его задача — извлечь из скана документа (по сути, из картинки) текстовый слой — набор символов, по которым в дальнейшем можно осуществлять поиск. Нередко OCR-система представляет собой отдельный программный продукт от специализированных компаний (Soyca, ContentAI и другие), что обеспечивает наилучшее качество извлечения данных.

Необходимо также принять решение о способе хранения оцифрованной информации: будет ли использоваться внешнее облачное хранилище или серверное оборудование в ЦОД предприятия. Следует учитывать, что скан-копии технических документов могут занимать весьма значительное дисковое пространство, которое должно быть приобретено и инсталлировано до момента запуска архива.

После выбора программно-технических решений начинается проект по их адаптации для конкретных задач организации. Первым этапом процесса является проектирование архива. Затем, в рамках настройки ПО и до массового ввода документов, должна быть выполнена кастомизация системы, проведено тестирование, включая нагрузочное, и опытная эксплуатация на ограниченном объеме документов и пользователей.

3. Подготовка документов к сканированию.

Сканирование — основополагающий процесс формирования электронного технического архива, позволяющий осуществить перенос информации с бумаги на цифровые носители.

Перед сканированием документы должны быть подготовлены с помощью следующих операций:

• инвентаризация и категоризация. Включает сбор всех физических и цифровых документов на одной или нескольких площадках сканирования, их группирование по типу, состоянию, формату и другим критериям;
• экспертиза документов. Проводится для определения устаревших версий или дубликатов для их формализованного уничтожения.

Для проведения работ по массовому сканированию документов потребуется просторное помещение. Оно должно быть вентилируемым и кондиционируемым, иметь большое количество электрических розеток по всему периметру, хорошее искусственное и естественное освещение, мебель для комфортного размещения специалистов и документов: столы, стулья, стеллажи и другие необходимые предметы.

4. Ретроконверсия (массовая оцифровка технических документов).

Построение оптимального процесса массового сканирования — сложная задача, требующая опыта выполнения аналогичных проектов и применения принципов поточного производства, поэтому нередко такие работы отдают на подряд специализированным компаниям.

Процесс сканирования зависит от множества факторов. Приведем некоторые из них.

• Характеристика сканируемой документации: форматы (от А5 до 2А0, неформатные), состояние (нормальное, ветхое, с повреждениями/загрязнениями, выцветшим/неконтрастным изображением), размещение информации (одностороннее/двустороннее), цветность, материалы (бумага белая и цветная, калька, картон, «синька»), вид сшивки и возможность расшивки, степень конфиденциальности, возможность вывоза документов и другие особенности.
• Доступные ресурсы: сканирующее и компьютерное оборудование, помещение, рабочие места, персонал.
• Программное обеспечение: для организации сканирования, обработки образов, индексации и хранения электронных документов.

Важно правильно выбрать оборудование для сканирования. Оно может быть разных видов:

• промышленные поточные сканеры. Это оборудование отличается высокой скоростью работы, подходит для расшитых документов;
• планшетные сканеры. Они необходимы для бережного преобразования нестандартных листов;
• профессиональные протяжные сканеры. Их можно использовать для чертежей и широкоформатных документов;
• специализированные книжные сканеры. Они предназначены для книг и нерасшиваемых документов, а также для бережного бесконтактного обращения с ветхими и хрупкими документами.

Учитывая разнообразие технических документов в крупных архивах предприятий с многолетней историей, понадобиться могут любые из перечисленных выше видов оборудования. Приобретать их не всегда целесообразно, поэтому на массовую ретроконверсию имеет смысл привлекать подрядчиков.

Сканирование ветхих документов — отдельная задача, требующая высокой квалификации сотрудников и хорошего технического оснащения. Чтобы решить ее, будут нужны бесконтактные сканеры, защитные пластиковые конверты, щадящее освещение. Потребуется проводить подклейку рваных листов.

Поскольку задача ретроконверсии больших архивов является весьма длительной и дорогостоящей, ее можно решать поэтапно. Также можно сканировать документы по мере поступления запросов на них (при этом карточки должны быть заведены в архив для всех документов).

5. Индексирование и классификация.

Индексирование технических документов перед вводом в архив необходимо для того, чтобы их можно было легко найти и извлечь в случае необходимости.

Хорошей практикой является унификация. Все файлы документов архива должны именоваться исключительно согласно заранее определенным правилам, позволяющим по наименованию идентифицировать их принадлежность. Для каждой карточки документа должен использоваться UID (уникальный идентификатор), чтобы в дальнейшем к нему можно было адресоваться.

Также при формировании индекса стоит обратить особое внимание на разработку таксономии. Следует продумать категоризацию и иерархическую структуру папок для логичной организации хранения документов. Таксономия технических архивов обычно многомерная. Например, категоризация идет по объектам (площадка 1, площадка 2), по проектам (проект А, проект Б), по типу документа (чертежи, руководства, спецификации), по виду документации (проектная, исполнительная, разрешительная и т. д.).

Не менее важен процесс присвоения метаданных. Документы, загружаемые в электронный архив, должны обогащаться ими для облегчения дальнейшего поиска. Дополнительно, при возможности, стоит задавать релевантные метки или ключевые слова. Важно использовать метаданные на основе справочников во избежание нарушения терминологии в части атрибутов документов при вводе (например, «руководство» вместо «инструкция»).

При формировании архивов долговременного хранения стоит ориентироваться на такие стандарты и законодательные регламенты, как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, ГОСТ Р 7.0.109-2024, а также на требования приказов Росархива от 31.07.2023 N 77, 20.12.2019 N 236.

Корректная индексация документов очень важна для организации эффективного архива.

6. Наполнение архива и его ввод в эксплуатацию.

После завершения процессов ретроконверсии и индексирования документы загружаются в рабочую среду архива, и к системе подключается основной массив пользователей. Проводится обучение сотрудников в соответствии с их ролями архивиста, специалиста инженерной службы, ИТ-подразделения или другого функционального блока. Заранее готовится документация с инструкциями по использованию системы и решению возможных проблем, формируется группа поддержки пользователей.

С момента ввода архива в эксплуатацию все документы находятся в централизованном защищенном электронном хранилище, для предотвращения потерь данных в котором настраиваются регулярные резервные копии. Доступ регулируется ролями пользователей, чтобы ограничить просмотр конфиденциальной информации. При необходимости документы шифруются для дополнительной защиты.

Обычно несколько месяцев электронный архив находится в стадии опытно-промышленной эксплуатации, в рамках которой происходят донастройки программного обеспечения: функциональность поиска тестируется в процессе нахождения документов, правильность установленных групп и ролей доступа проверяется с точки зрения соблюдения политик безопасности. Оценивается работа архива на различных устройствах и платформах пользователей. Проблемы с форматами файлов, отсутствием метаданных или неправильной классификацией документов также обнаруживаются и устраняются в процессе опытной эксплуатации.

7. Поддержка и развитие.

На последнем этапе архив вводится в промышленную эксплуатацию и переходит в стадию поддержки и развития.

Регулярное обслуживание системы включает мониторинг ее производительности и своевременное устранение возникающих технических проблем. Важно также с определенной периодичностью обновлять справочники атрибутов, включая организационно-штатную структуру, поддерживая их актуальность. Кроме того, необходимо соблюдать регламенты, уничтожая или архивируя документы согласно установленным законодательством срокам. Для обеспечения совместимости и информационной безопасности системы следует поддерживать ее в актуальном состоянии, проводя обновления ПО и оборудования.

Наконец, в целях постоянного совершенствования работы электронного технического архива потребуется регулярный сбор обратной связи от пользователей.