Компании чаще всего обращаются в Digital Design, когда существующие коробочные решения не позволяют решить все критичные проблемы компании, связанные с автоматизацией юридической службы и организацией претензионно-исковой работы (ПИР). Проблемы могут быть вызваны как особенностями бизнес-процессов, так и ИТ-инфраструктуры компании, когда для полной автоматизации необходимо интегрироваться с целым “зоопарком” информационных систем и зачастую дорабатывать систему ПИР под специфику IT-ландшафта. В отличие от некастомизируемых коробочных решений, мы занимаемся созданием и развитием информационных систем с функциональностью, учитывающей всю специфику бизнес-процессов заказчика. Имеющийся опыт и наработанные методологии позволяют нам разрабатывать и развивать информационные системы любой сложности и масштаба, в том числе с использованием open-source технологий, что сейчас особенно важно для государственных заказчиков.
Почему нужно автоматизировать ПИР?
Давайте посмотрим, какие проблемы чаще всего заставляют компании обратиться к автоматизации претензионной работы.
Основная проблема – это потери, связанные с человеческим фактором, например, при несвоевременной подаче претензий/исков, заявлений на включение в реестр требований кредиторов. Приходилось сталкиваться с потерями, связанными с некорректным расчетом штрафных санкций из-за достаточно сложной логики расчетов, когда исполнители ошибались в расчетах.
Зачастую (в последнее время таких ситуаций становится все меньше) у компаний в принципе отсутствуют инструменты автоматизации ПИР и консолидированная база знаний: все дела ведутся исполнителями разрозненно вручную в файлах Excel. В таких условиях отсутствует взаимозаменяемость исполнителей, возникают сложности с оперативным принятием стратегически важных управленческих решений и появляются коммуникационные проблемы на уровне взаимодействия филиалов компании. Неэффективное распределение трудовых ресурсов и загруженность рутинными задачами – еще одна частая проблема, которая мотивирует компании заняться автоматизацией.
Чем полезна система?
Система предназначена для различных категорий сотрудников: от топ-менеджмента до исполнителей. Топ-менеджменту система позволяет:
- Организовать стабильную и предсказуемую работу юридической службы в рамках претензионно-исковой деятельности за счет оперативного получения отчетности, контроля сроков, автоматизации типовых процессов, связи с корпоративными CRM/ ERP/ СЭД;
- Повысить качество сделок компании благодаря накопленной информации о работе с контрагентами. Формировать историю претензий/ исков/ судебных разбирательств, производить соответствующую аналитику;
- Ввести единые стандарты и методологии в отношении претензионно-исковой деятельности в рамках предприятия / группы компаний.
Руководителю юридической службы система позволяет:
- Управлять единой базой дел организации/холдинга/группы компаний. Документы, дела, переписка, решения по инстанциям, суммы взысканий, фактические оплаты и др. – вся эта информация хранится в одной системе;
- Повысить качество работы по претензиям/искам/процедурам банкротства за счет доступа к единой базе дел за всю историю;
- Получать доступ к графику мероприятий сотрудников;
- Оперативно формировать отчетность по делам за любой период, включая статистику по взысканиям и фактам оплаты;
- Контролировать и оптимально распределять загрузку сотрудников для выполнения претензионно-исковой работы;
- Заменять исполнителей с меньшим ущербом для качества за счет передачи полной информации о деле и учета ранее выполненных действий.
Специалистам юридических подразделений система позволяет:
- Автоматически заполнять карточки дела на основе данных из CRM/ ERP/ СЭД/ КАД.Арбитр/ ФСПП и др.;
- Согласовывать документы с сохранением истории процесса согласования и комментариев участников;
- Контролировать сроки по важным событиям (предоставление документов в суд, судебные заседания, согласование и принятие решений по искам);
- Получать уведомления по контрольным датам в рамках претензий, судебных дел, исполнительных производств и процедур банкротства;
- Быстро искать информацию обо всех судебных делах, ходе рассмотрения и принятым решениям;
- Уменьшить количество ошибок, связанных с расчетами (например, автоматически рассчитывать штрафные санкции по частям 9.1-9.4 статьи 115 ФЗ «О теплоснабжении» (190-ФЗ)).
О системе
Наше решение интегрировано с большим количеством как внешних информационных систем для получения информации о ходе дела (например, Kad.Arbitr, ФССП и др.), так и внутренних – для максимальной автоматизации внутренних бизнес-процессов, связанных с ПИР (1С, SAP, СЭД и др.).
Количество судебных дел в юридическом департаменте крупной компании может исчисляться тысячами в год. Система позволяет провести автоматизацию юридического отдела и организовать прозрачную работу всех служб, участвующих в претензионно-исковой работе.
Реализованная ролевая модель эффективно разграничивает доступ сотрудников к карточкам в соответствии с организационной структурой компании. Это позволяет отделам отслеживать и работать только с карточками своего направления, что особенно важно при большом количестве судебных дел.
Развитая система фильтрации позволят быстро найти нужную информацию. Вся информации из системы может выгружаться в любой удобный формат в соответствии с заданными шаблонами для дальнейшей работы: docx, xls, pdf и др. Важная информация по судебному делу представлена в шапке карточки: мы сразу видим сводные данные о статусе дела и фактическом исполнении требований: из системы биллинга (1С, SAP и др.) подтягивается информация о произведенных оплатах и текущем остатке задолженности по всем типам требований (основной долг, пени, государственная пошлина и др.).
Каждый тип карточек в системе имеет уникальную структуру. Например, карточка судебного дела имеет уникальный набор полей, заточенных на ведение судопроизводства: истец, ответчик, есть отдельная вкладка «Ход рассмотрения», где содержится информация по всем инстанциям, в которых побывало дело, а также поля для отображения списка судебных заседаний. В карточках Исполнительного производства помимо основной информации отображается вся детализация по мероприятиям, связанным с предъявлением исполнительного документа в соответствующие органы исполнения. В карточках банкротства дополнительно выводится вся детализация по требованиям, включенным в/ за реестр требований кредиторов, текущим требованиям, история назначения арбитражных управляющих, процент голосов и требования всех кредиторов.
Этот довольно обширный набор полей заполняется не вручную: большая часть информации вносится автоматически путем интеграции с внешними информационными системами. Например, информация по судебным заседаниям, вынесенным судебным актам, арбитражным управляющим и требованиям кредиторов (а также другая важная информация) автоматически добавляется из Kad.Arbitr.
В системе реализована возможность автоматически распределять задачи между исполнителями: нейронная сеть анализирует статистику выигранных дел специалиста, сложность работы с контрагентом, сумму иска и другую важную информацию. Как результат система на каждое дело рекомендует исполнителя с подходящей квалификацией, при этом руководитель может согласиться или выбрать другого исполнителя.
Калькулятор
Достаточно часто важным направлением автоматизации ПИР является процесс расчета неустойки по договору. Это особенно актуально, когда логика расчета достаточно сложная и требует получения большого количества информации из биллинговой системы. В таких условиях автоматизация позволяет свести к минимуму рутинные операции исполнителей и исключить риск возникновения ошибок на всех этапах расчета.
У нас есть большой опыт разработки калькуляторов штрафных санкций, имеющих достаточно сложную логику расчёта. Для примера рассмотрим калькулятор штрафных санкций, реализованный для ресурсоснабжающих организаций. Калькулятор предназначен для автоматического расчета штрафных санкций в соответствии с п. 9.1 - 9.4 статьи 15 190 Федерального Закона о теплоснабжении. При этом он подходит для автоматизации расчета неустойки в соответствии с:
- статьей 25 «О газоснабжении в Российской Федерации» (69-ФЗ);
- частью 2 статьи 37 ФЗ «Об электроэнергетике» (35-ФЗ);
- частями 6.2- 6.4. статьи 14 «О водоснабжении и водоотведении» (416-ФЗ) и др.
Для того, чтобы произвести расчет штрафных санкций, пользователю теперь достаточно только зайти в карточку, выбрать пункт расчета (9.1-9.4) и интересующую дату. После нажатия на кнопку «Рассчитать», система ПИР на основе информации, полученной из биллинга (сумма счета за каждый период задолженности, дата начала начисления неустойки за каждый период, платежи, корректировки и др.), автоматически произведет расчет неустойки и отобразит соответствующую информацию в карточке. При этом у пользователя есть возможность выгрузить детализацию расчетов в Excel-документ, который останется только подписать и направить в суд.
Калькулятор позволяет рассчитывать не только сумму основного штрафа, но и дополнительной неустойки, начисленной с момента вынесения судебного решения до момента полной оплаты дебиторской задолженности.
Интеграционные возможности
Настройка интеграции с системой биллинга (1C, SAP и др.) очень важна для крупных компаний, в которых количество судебных дел исчисляется тысячами в год, и где основная масса судебных дел связана с несоблюдением договорных обязательств. Интеграция позволит видеть информацию по совершенным платежам и задолженностям в разрезе различных судебных дел, а также получать сводную статистику по делам, чтобы в том числе видеть результаты юридической деятельности по взысканию дебиторской задолженности в различных разрезах.
Благодаря интеграции с Microsoft Outlook весь список судебных заседаний, полученный из внешних систем, загружается в календарь пользователя, ответственного за их посещение. В случае изменения даты или ответственного сотрудника соответствующие изменения автоматически производятся в календаре.
Важно отметить, что интеграция с внутренними информационными системами является двусторонней: мы не только собираем информацию из них, но и передаем актуальные данные по судебным делам во внешние системы. Например, отношении биллинговой системы мы можем передавать информацию по статусу судебных дел, сроках вынесения решения и его вступления в законную силу.
В системе могут быть реализованы как встроенные отчеты с фиксированным форматом, так и благодаря конструктору шаблонов отчета могут быть созданы индивидуально настроенные отчеты.
Решение, разработанное Digital Design не коробочное, но тиражируемое. От коробочных оно в первую очередь отличается тем, что глубоко встраивается в существующую IT-инфраструктуру любого предприятия, при этом разработанные интеграционные модули позволяют использовать существующие шаблоны работы. Гибкость решения и возможность адаптировать его под задачи и бизнес-процессы конкретной организации является одним из главных преимуществ.