11 сентября 2020
ФБУ «Государственный институт лекарственных средств и надлежащих практик» (ФБУ «ГИЛС и НП») с 2015 года инспектирует зарубежных производителей лекарственных средств для медицинского применения на соответствие требованиям правил GMP.
С 2018 года ФБУ «ГИЛС И НП» использует систему документационного управления (СДУ) «Приоритет», реализованную на базе программной платформы Docsvision. Проектом внедрения и дальнейшего развития занимается компания Digital Design, один из ведущих разработчиков ПО и интеграторов в России.
В системе автоматизирована работа с входящими, исходящими и внутренними документами; передача документов на рассмотрение и исполнение; расписание резолюций по документам и доведение поручений до исполнителей; обработка заявок на проведение инспекций и планов инспектирования, а также договоров и документов, связанных с закупочной деятельностью.
Система, установленная в ФБУ «ГИЛС и НП», соответствует всем основным требованиям к организации документооборота. По отзывам работников, ее возможности позволили сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними. СЭД показала себя как надежный инструмент, соответствующий требованиям и стандартам российского законодательства.
Основная часть пользователей работают в веб-клиенте СДУ, регистраторы и администраторы – в настольном приложении, а руководство использует приложение «Автоматизированное рабочее место руководителя» для планшетных устройств. В рамках технической поддержки были оказаны услуги по повышению удобства работы пользователей, настройке ролевых моделей и прав доступа к различным разделам системы.
Внутреннее взаимодействие структурных подразделений организовано через сеть Интернет с использованием встроенных в систему инструментов. Такой подход позволил автоматизировать делопроизводство каждого работника и организовать обмен, согласование, ознакомление в электронном виде.
В результате внедрения программы сократились временные затраты на осуществление поиска документов. Кроме того, использование СЭД значительно облегчает поиск необходимой информации за счет прикрепления к регистрационным карточкам электронных образцов документов.
Благодаря таким возможностям СЭД, как контроль за исполнением документов, в ФБУ «ГИЛС и НП» удалось значительно повысить исполнительскую дисциплину.
Из преимуществ системы пользователи также отмечают, что в результате внедрения СЭД на каждом рабочем месте существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до исполнителей.
Инспекторат как одно из подразделений ФБУ «ГИЛ и НП» пользуется СЭДом на общих правах в отношении регистрации входящих документов и для общего документооборота. По отзывам пользователей, система удобна в использовании, имеет интуитивно понятный интерфейс.