Автоматизация корпоративного планирования и отслеживания статуса выполнения задач

В успехе любой компании планирование и мониторинг результатов деятельности имеет особое значение. Сегодня существует множество подходов к планированию, многие из них за годы доказали свою эффективность. Но мы хотим рассказать не столько о самой методологии работы, сколько о том, как здесь может помочь автоматизация.

Корпоративное планирование решает важнейшие задачи компании: устранение разрыва между стратегией и операционной деятельностью, распределение ответственности на уровне подразделений и сотрудников. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал цели компании и свою роль в их выполнении, а также имел постоянный доступ к этой информации. Ожидаемые результаты должны быть оцифрованы, задачи конкретизированы и распределены. Отслеживание статуса исполнения – не менее важный процесс, чем планирование. При эффективном процессе четко прослеживается иерархия и взаимосвязь задач, их связь с верхнеуровневой постановкой целей.

Для кого актуальна автоматизация?

В первую очередь это крупные и территориально распределенные организации, для которых важно правильно каскадировать цели на всех уровнях. Если в относительно небольших компаниях стратегия может быть анонсирована простыми способами и отслеживать ее реализацию можно в «ручном режиме», то в крупных организациях делать это сложнее. Здесь автоматизация поможет усилить контроль следованию общей стратегии, улучшить вовлеченность и взаимодействие всех подразделений, а также делегировать задачи до уровня сотрудников и в случае необходимости связывать это с индивидуальной системой мотивации и вознаграждений.

Наглядный результат применения Хосин Канри

Наглядный результат применения Хосин Канри (справа)

Почему именно Х-матрица

Метод X-матрицы в Хосин Канри – один из мощнейших инструментов в Lean (Бережливое производство) для эффективного стратегического управления. При правильном внедрении он устраняет разрыв между стратегией компании и ее исполнением.

Откуда такое название? Если посмотреть на готовый документ, то все станет понятно: Х разделяет матрицу на 4 сектора:

  • Долгосрочные цели (юг);
  • Годовые цели (запад);
  • Приоритеты самого высокого уровня (север);
  • Показатели и индикаторы (метрики) достижения целей по улучшениям (восток).

Особое значение в разработке матрицы имеет одинаковое понимание стратегии на всех уровнях корпоративной иерархии.

Метод X-матрицы в Хосин Канри

Подробнее о заполнении формы

В первую очередь в квадрате внутри матрицы следует указать миссию компании, что позволяет сохранить фокус при последующем заполнении. Далее слева от квадрата вписывают стратегические цели (цели уровня компании), в сверху от квадрата – тактические задачи для их достижения и устанавливается взаимосвязь между конкретными стратегическими целями и тактическими задачами.

Справа от квадрата нужно указать список проектов и мероприятий для выполнения тактических задач, а также взаимосвязь между ними и тактическими задачами. Снизу от квадрата прописываются измеримые метрики, по которым можно будет отследить выполнение проектов и мероприятий. Далее проставляется взаимосвязь между результатами и стратегическими целями и назначаются ответственные за выполнение задач, проектов и мероприятий.

На свое усмотрение руководитель может оставить дополнительные зоны для дальнейшего заполнения, указать процентовку ответственности сотрудников или проставить суммарный вес взаимосвязей, но для общего понимания процесса описания выше будет достаточно!

Основные этапы

Х-матрица Хосин Канри позволяет визуализировать долгосрочную стратегию и разбить ее на цели и задачи, устанавливать прозрачные зависимости в процессах.

Давайте попробуем выделить основные этапы работы с матрицей:

  • Формирование Х-матрицы стратегического уровня (уровень компании);
  • Формирование Х-матрицы уровня подразделения;
  • Формирование проекта;
  • Отчетность.

Как помогает автоматизация?

Цифровое решение облегчает процесс стратегического планирования: формирование задач и инициатив с обозначенными сроками и оцифрованными запланированными показателями, степени их соответствия, назначение ответственных подразделений и сотрудников.

Когда стратегическое планирование завершено, глобальное видение каскадируется на уровень подразделений в виде проектов, и система помогает ставить задачи и подзадачи, осуществлять мониторинг проектов, определять и контролировать сроки исполнения и фактически достигнутые показатели, работать с отчетностью в различных форматах (PDF/ Word/ Excel), а система оповещений предупредит о приближении или наступлении плановых сроков исполнения. Решение помогает удобно организовать процесс согласования исполнения мероприятий, ставить индивидуальные и групповые задачи, которые можно делегировать.

Система автоматически обрабатывает и наглядно представляет информацию о статусе выполнения задач, упрощает поиск информации по определенным критериям, помогает быстро сформировать отчетность в нужном разрезе. Популярной формой для мониторинга является диаграмма Ганта, позволяющая отслеживать соотношение запланированных сроков к реальным, а также проставлять статус выполнения задач. Можно легко настроить удобное отображение: например, подсвечивать только актуальные задачи определенным цветом. Каждый может настроить отчетность в удобном для него виде. Например, руководитель подразделения может получать еженедельный сводный отчет.

Диаграмма Ганта, позволяющая отслеживать соотношение запланированных сроков к реальным

Кроме того, не нужно забывать, что планирование и исполнение – живой процесс, где возможны изменения, и здесь важно всегда иметь единый и согласованный перечень задач. Получается, если задача будет скорректирована на стратегическом уровне, то и в проектах, и в заданиях исполнителя будут отображаться изменения. Например, пункт стратегического планирования был удален руководителем. В таком случае все связанные с ним задания уровня департамента тоже будут удалены, а исполнители проинформированы.

Возможности решения на всех уровнях

Формирование Х-матрицы стратегического уровня:

  • Составление перечня стратегических задач;
  • Формирование списка инициатив;
  • Определение степени их соответствия;
  • Определение ответственных в рамках реализации;
  • Постановка и контроль сроков исполнения;
  • Определение типа стратегических задач;
  • Формирование перечня инициатив по своей Х-матрице.

Формирование и исполнение проектов:

  • Автоматический мониторинг исполнения проектов с возможностью фильтрации по заданным параметрам;
  • Определение мероприятий (задач, работ);
  • Создание подзадач в рамках мероприятия;
  • Определение и контроль сроков исполнения;
  • Загрузка отчетов о исполнении мероприятий в популярных форматах;
  • Согласование результатов исполнения мероприятий с инициатором;
  • Система предупреждений о приближении или наступлении плановых сроков исполнения;
  • Автоматическая обработка и визуализация статусов исполнения задач, инициатив и проектов;
  • Поиск и фильтрация задач по заданным критериям;
  • Формирование отчетности.

Технические детали

Решение реализовано в виде web-приложения с СУБД и необходимыми интеграциями (обычно это кадровая система, Active Directory для сквозной авторизации пользователей и корпоративная электронная почта для отправки уведомлений). Система позволяет работать удаленно и помогает географически распределенным организациям всегда иметь доступ к актуальной и консолидированной информации. Решение разработано с использованием импортонезависимых технологий на основе современного UI-подхода к разработке интерфейсов.

Функциональные возможности решения

  • Гибкая настройка процесса согласования исполнения мероприятий;
  • Постановка индивидуальных и групповых задач;
  • Делегирование и назначение заместителей;
  • Контроль сроков исполнения;
  • Построение оперативной отчетности по ходу исполнения;
  • Рассылка уведомлений по событиям в системе;
  • Сквозная авторизация.

 

Автоматизация корпоративного планирования на основе методологии Х-матрицы Хосин Канри подойдет как компаниям с отработанной схемой взаимодействия, так и компаниям, нуждающимся в систематизации процесса планирования. Первые уже успели оценить ее комплексный подход к планированию, а вторые сэкономят время на разработку собственной методологии и смогут сконцентрироваться на практической стороне вопроса. Система позволяет учитывать структурные, методологические и управленческие особенности корпоративной культуры компании.