Корпоративное планирование решает важнейшие задачи компании: устранение разрыва между стратегией и операционной деятельностью, распределение ответственности на уровне подразделений и сотрудников. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал цели компании и свою роль в их выполнении, а также имел постоянный доступ к этой информации. Ожидаемые результаты должны быть оцифрованы, задачи конкретизированы и распределены. Отслеживание статуса исполнения – не менее важный процесс, чем планирование. При эффективном процессе четко прослеживается иерархия и взаимосвязь задач, их связь с верхнеуровневой постановкой целей.
Для кого актуальна автоматизация?
В первую очередь это крупные и территориально распределенные организации, для которых важно правильно каскадировать цели на всех уровнях. Если в относительно небольших компаниях стратегия может быть анонсирована простыми способами и отслеживать ее реализацию можно в «ручном режиме», то в крупных организациях делать это сложнее. Здесь автоматизация поможет усилить контроль следованию общей стратегии, улучшить вовлеченность и взаимодействие всех подразделений, а также делегировать задачи до уровня сотрудников и в случае необходимости связывать это с индивидуальной системой мотивации и вознаграждений.
Наглядный результат применения Хосин Канри (справа)
Почему именно Х-матрица
Метод X-матрицы в Хосин Канри – один из мощнейших инструментов в Lean (Бережливое производство) для эффективного стратегического управления. При правильном внедрении он устраняет разрыв между стратегией компании и ее исполнением.
Откуда такое название? Если посмотреть на готовый документ, то все станет понятно: Х разделяет матрицу на 4 сектора:
- Долгосрочные цели (юг);
- Годовые цели (запад);
- Приоритеты самого высокого уровня (север);
- Показатели и индикаторы (метрики) достижения целей по улучшениям (восток).
Особое значение в разработке матрицы имеет одинаковое понимание стратегии на всех уровнях корпоративной иерархии.
Подробнее о заполнении формы
В первую очередь в квадрате внутри матрицы следует указать миссию компании, что позволяет сохранить фокус при последующем заполнении. Далее слева от квадрата вписывают стратегические цели (цели уровня компании), в сверху от квадрата – тактические задачи для их достижения и устанавливается взаимосвязь между конкретными стратегическими целями и тактическими задачами.
Справа от квадрата нужно указать список проектов и мероприятий для выполнения тактических задач, а также взаимосвязь между ними и тактическими задачами. Снизу от квадрата прописываются измеримые метрики, по которым можно будет отследить выполнение проектов и мероприятий. Далее проставляется взаимосвязь между результатами и стратегическими целями и назначаются ответственные за выполнение задач, проектов и мероприятий.
На свое усмотрение руководитель может оставить дополнительные зоны для дальнейшего заполнения, указать процентовку ответственности сотрудников или проставить суммарный вес взаимосвязей, но для общего понимания процесса описания выше будет достаточно!
Основные этапы
Х-матрица Хосин Канри позволяет визуализировать долгосрочную стратегию и разбить ее на цели и задачи, устанавливать прозрачные зависимости в процессах.
Давайте попробуем выделить основные этапы работы с матрицей:
- Формирование Х-матрицы стратегического уровня (уровень компании);
- Формирование Х-матрицы уровня подразделения;
- Формирование проекта;
- Отчетность.
Как помогает автоматизация?
Цифровое решение облегчает процесс стратегического планирования: формирование задач и инициатив с обозначенными сроками и оцифрованными запланированными показателями, степени их соответствия, назначение ответственных подразделений и сотрудников.
Когда стратегическое планирование завершено, глобальное видение каскадируется на уровень подразделений в виде проектов, и система помогает ставить задачи и подзадачи, осуществлять мониторинг проектов, определять и контролировать сроки исполнения и фактически достигнутые показатели, работать с отчетностью в различных форматах (PDF/ Word/ Excel), а система оповещений предупредит о приближении или наступлении плановых сроков исполнения. Решение помогает удобно организовать процесс согласования исполнения мероприятий, ставить индивидуальные и групповые задачи, которые можно делегировать.
Система автоматически обрабатывает и наглядно представляет информацию о статусе выполнения задач, упрощает поиск информации по определенным критериям, помогает быстро сформировать отчетность в нужном разрезе. Популярной формой для мониторинга является диаграмма Ганта, позволяющая отслеживать соотношение запланированных сроков к реальным, а также проставлять статус выполнения задач. Можно легко настроить удобное отображение: например, подсвечивать только актуальные задачи определенным цветом. Каждый может настроить отчетность в удобном для него виде. Например, руководитель подразделения может получать еженедельный сводный отчет.
Кроме того, не нужно забывать, что планирование и исполнение – живой процесс, где возможны изменения, и здесь важно всегда иметь единый и согласованный перечень задач. Получается, если задача будет скорректирована на стратегическом уровне, то и в проектах, и в заданиях исполнителя будут отображаться изменения. Например, пункт стратегического планирования был удален руководителем. В таком случае все связанные с ним задания уровня департамента тоже будут удалены, а исполнители проинформированы.
Возможности решения на всех уровнях
Формирование Х-матрицы стратегического уровня:
- Составление перечня стратегических задач;
- Формирование списка инициатив;
- Определение степени их соответствия;
- Определение ответственных в рамках реализации;
- Постановка и контроль сроков исполнения;
- Определение типа стратегических задач;
- Формирование перечня инициатив по своей Х-матрице.
Формирование и исполнение проектов:
- Автоматический мониторинг исполнения проектов с возможностью фильтрации по заданным параметрам;
- Определение мероприятий (задач, работ);
- Создание подзадач в рамках мероприятия;
- Определение и контроль сроков исполнения;
- Загрузка отчетов о исполнении мероприятий в популярных форматах;
- Согласование результатов исполнения мероприятий с инициатором;
- Система предупреждений о приближении или наступлении плановых сроков исполнения;
- Автоматическая обработка и визуализация статусов исполнения задач, инициатив и проектов;
- Поиск и фильтрация задач по заданным критериям;
- Формирование отчетности.
Технические детали
Решение реализовано в виде web-приложения с СУБД и необходимыми интеграциями (обычно это кадровая система, Active Directory для сквозной авторизации пользователей и корпоративная электронная почта для отправки уведомлений). Система позволяет работать удаленно и помогает географически распределенным организациям всегда иметь доступ к актуальной и консолидированной информации. Решение разработано с использованием импортонезависимых технологий на основе современного UI-подхода к разработке интерфейсов.
Функциональные возможности решения
- Гибкая настройка процесса согласования исполнения мероприятий;
- Постановка индивидуальных и групповых задач;
- Делегирование и назначение заместителей;
- Контроль сроков исполнения;
- Построение оперативной отчетности по ходу исполнения;
- Рассылка уведомлений по событиям в системе;
- Сквозная авторизация.
Автоматизация корпоративного планирования на основе методологии Х-матрицы Хосин Канри подойдет как компаниям с отработанной схемой взаимодействия, так и компаниям, нуждающимся в систематизации процесса планирования. Первые уже успели оценить ее комплексный подход к планированию, а вторые сэкономят время на разработку собственной методологии и смогут сконцентрироваться на практической стороне вопроса. Система позволяет учитывать структурные, методологические и управленческие особенности корпоративной культуры компании.