Кому полезно применять искусственный интеллект на встречах

Помните мемы начала 2010-х о бесполезных совещаниях («Не любишь принимать решения? Собери совещание!»). Давайте подумаем, насколько ли они бесполезны сегодня, когда мы проводим на собраниях и в зумах половину рабочего дня. Или мы научились делать это эффективно?

Чем помогут технологии

Мы в Digital Design помогаем компаниям применять искусственный интеллект для повышения эффективности собраний, и в этой статье хотим рассказать, какие проблемы технологии уже решили и кому в первую очередь стоит ими воспользоваться. Современные технологии искусственного интеллекта можно использовать для эффективного анализа обсуждений и подготовки итогов совещаний. Применение интеллектуальных алгоритмов позволяет расшифровать аудиозапись собрания, выявить тематики и ключевые слова, выделить главную информацию, кратко изложить суть, определить тональность (эмоциональный окрас), а также проанализировать динамику вовлеченности участников. Таким образом можно провести автоматическое стенографирование, быстро получить протокол заседания и назначить задачи, не упустив важных идей, в любой момент вернуться к заметкам со встречи и быстро воспроизвести в памяти основные положения. Технологии ускоряют подготовку стенограммы и протокола собрания при помощи моделей машинного обучения, которые можно персонализировать.

Как и где можно применять

Такой виртуальный секретарь нужен не только топ-менеджменту, но и многим сотрудникам, которые проводят большую часть рабочего дня на встречах. Если у вас не хватает рук, чтобы обработать итоги встреч, то виртуальный помощник будет кстати! Давайте посмотрим, какие проблемы помогают решить современные технологии:

  • потеря информации о решениях, принятых на встрече;
  • отсутствие времени на оформление всех договоренностей;
  • забытые детали обсуждения;
  • переслушивание записи встречи по нескольку раз;
  • слишком долгая постановка задач из-за высокой загруженности.

Если вы сталкивались с такими проблемами, то с уверенностью можете сказать, что собрание без принятых и записанных решений – это время, потраченное зря. Виртуальный помощник запишет задачи, пока вы участвуете в следующей встрече. К тому же решение формирует единую базу знаний, к которой всегда можно обратиться и восстановить информацию о достигнутых договоренностях, при этом можно поделиться данными со всеми заинтересованными участниками в любой момент. Ну, давайте посмотрим, кому искусственный интеллект может принести пользу.

Проектная работа

Какая неделя не обходится без планерок, синхронизаций по проекту, командных собраний и статус-митингов? Бегая со встречи на встречу, далеко не всегда получается успеть записать, о чем договорились. Замечали ли вы за собой, сколько раз повторно обсуждали один и тот же вопрос из-за этого? А сколько раз выполняя поручение понимали, что сделали не совсем то, о чем вас просили?

Более того, внедрение Agile методик – непростой процесс для любой компании, да и для поддержания работы на нужном уровне требуется много ресурсов. Искусственный интеллект упрощает процесс внедрения благодаря автоматизации наполнения беклога, и искать информацию по постановке задачи потом становится значительно проще. Проджект-менеджеры знают, что некоторые задачи не фиксируются на Agile-доске и тогда фактическая загруженность сотрудников может быть выше планируемой, что нарушает всю методологию работы.

Давайте разберемся, чем может быть полезен искусственный интеллект в проектной работе:

  • Автоматическое выделение задач. Технологии находят ключевую информацию в обсуждении, автоматически формируя список задач и позволяя сфокусироваться на обсуждении проекта, а не на попытках успеть параллельно делать заметки.
  • Запись договоренностей с контрагентами. Во время встречи с клиентом или партнером виртуальный помощник записывает дальнейшие шаги, помогая составить фоллоу-ап и уточнить контекст задачи.
  • Накопление базы знаний. Технологии позволяют зафиксировать основные моменты в развитии продукта или проекта и передать информацию коллегам.

Так сотрудник сможет в три раза быстрее готовить все нужные материалы, не упуская деталей обсуждения, легко интегрировать новых участников проектных команд и фиксировать договоренности без искажений. Это в целом повышает информированность сотрудников, улучшает управление знаниями в компании и позитивно сказывается на процессах change management.

Так что если вы часто проводите планерки и уже пользуетесь Agile-инструментами и решениями для автоматизации процессов проведения совещаний, то искусственный интеллект поможет расширить их возможности, улучшить анализ обсуждений и процесс отслеживания задач.

Кому полезно применять искусственный интеллект на встречах - 1

Комментарий от пользователя: «В результате внедрения решения изменилось поведение сотрудников. По итогам собраний стали формироваться четкие результаты достигнутых договоренностей, ускорилось назначение задач и сами встречи стали более структурированными и организованными. Раньше возникало много вопросов с уточнениями деталей: когда и что нужно подготовить, кто этим занялся и т.д. Теперь все участники в любой момент могут проверить договоренности и убедиться, что мы двигаемся в намеченном направлении и успеваем по срокам».

Работа с клиентом

Менеджеры по продажам и работе с клиентами – другая категория сотрудников, которые тратят рабочий день на встречи в разных форматах: офлайн/ гибридный/ онлайн. Для последних двух менеджер может использовать несколько разных приложений в течение одного часа: здесь нужно быть гибким, в том числе в плане использования информационных систем заказчика. Виртуальный помощник интегрируется с различными внешними сервисами: Zoom, Microsoft Teams, Outlook, Jira, Confluence, Azure DevOps и многими другими, что поможет сохранить информацию из разных источников.

Чем же полезен такой сервис при работе с клиентами? Вы сможете оперативно отправить клиенту информацию, пока он «теплый». На стадии согласования ТЗ переговоры могут длиться несколько часов, примерно столько же времени может уйти на обработку результатов и оформление договоренностей. Сложно оперативно их зафиксировать, но искусственный интеллект поможет отправить фоллоу-ап встречи заказчику, пока направляетесь на следующую встречу.

Кому полезно применять искусственный интеллект на встречах - 2

При работе с клиентами сотрудник всегда работает в условиях мультитаскинга, держит в уме договоренности с многими клиентами и имеет дело с большими объемами информации. А результаты работы и удовлетворенность клиента во многом зависит от того, насколько быстро все задачи поставлены ответственным сотрудникам. Если же все договоренности зафиксированы в автоматическом режиме, то сотрудник может больше времени уделить переговорам и достижению лучшего варианта решения поставленных задач. Искусственный интеллект помогает легко воспроизвести все детали обсуждений, что важно при работе со сложными заказчиками, когда точность формулировок и скорость ответа имеет решающее значение.

Это работает так: вы приглашаете цифрового помощника на встречу, а он ведет аудиозапись переговоров. По завершении формируется стенограмма, и искусственный интеллект выделяет основные договоренности, которых удалось достичь. Когда материалы готовы, бот отправляет сообщение с параметрами встречи и кнопкой перехода к карточке собрания. После этого вы можете скорректировать фоллоу-ап встречи и направить письмо с договоренностями второй стороне для ознакомления/ подписания.

Исследования потребителей

Клиентский опыт остается одним из важных факторов при создании и позиционировании любого продукта. Во время проведения исследований, нацеленных на выяснение пользовательского поведения, его предпочтений, проблем и опыта, зачастую прибегают к формату интервью или фокус-группам. Работа маркетологов, дизайнеров и аналитиков зависит от голоса потребителя, а на то, чтобы слышать этот голос и обрабатывать данные, уходит много времени, которое лучше потратить на проверку гипотез.

Customer development, маркетинговый анализ, UX-исследования, продуктовый анализ и др. требуют общения представителями целевой аудитории, чтобы собрать от них необходимую информацию. Такие сессии могут длиться до 2 часов, иначе сложно понять полную картину по респонденту. Более того, у специалистов уходит много времени не столько на само общение, сколько на интерпретацию результатов, так как все комментарии пользователей нужно расшифровать и классифицировать.

Цифровой помощник может взять на себя большую часть рутинной работы исследователя и помочь ему сконцентрироваться на проверке гипотез и выявлении проблем. Он поможет записать комментарии пользователей во время исследования, выделить основные мысли. Так исследователь сможет прийти к инсайтам, сохранить оригинальные формулировки респондентов, быстро найти ответы и сравнить их. Это сократит время на анализ и позволит получить более качественные результаты, интерпретированные без искажений.

Как работают технологии

Для транскрибации аудио в текст и анализа информации с собрания применяются технологии распознавания речи ASR (Automatic speech recognition) и NLP (Natural language processing) алгоритмы – для обработки текстовой информации.

Обработка результатов происходит в 4 этапа:

  1. Распознавание речи в аудиозаписи совещания.
  2. Разбиение транскрипта по спикерам.
  3. Определение намерений для выявления наиболее важных итогов.
  4. Классификация сущностей для определения исполнителей и сроков по задачам.

Виртуальный помощник сможет помочь всем, у кого работа требует внимательности к деталям принятия решения: консультантам, психологам, журналистам. При помощи искусственного интеллекта сотрудники смогут больше времени уделять выполнению основных обязанностей.

Следите за нашими новостями в Telegram-канале